30 年間のデータ保持規制に完全準拠し、最新の職場通信環境を実現した Milwaukee Metropolitan Sewage District

クリティカル ニーズ

  • Microsoft 365 向けの 「保険ポリシー」 として、30 年間のデータ保持法に準拠した最新の職場通信環境
  • ユーザーのニーズを満たす最小粒度のデータ リカバリー機能

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  • Milwaukee Metropolitan Sewage District
  • 顧客ロケーション Wisconsin, USA
  • 業界 官公庁・地方自治体
  • プラットフォーム Office 365
  • AvePoint ソリューション Cloud Backup

ハイライト

  • Microsoft 365 ワークロード全体を通じて、応答性が高く最小粒度のデータ リカバリー機能を実現
  • データ保持に関する厳格な政府の規制にも準拠しつつ、Teams 内のコミュニケーション データもバックアップ
  • 従業員のオフロード プロセスを改善
「以前はメールなどのオブジェクトをキャプチャする適切な方法がなかったので、プロジェクト マネージャーは自身の受信トレイからアイテムを取り出し、どこか別の場所へ保存し直す必要がありました。一部の PM はこの方法で問題なく仕事をこなせましたが、多くのメンバーは困難を感じる状況でした。現在では、個別のユーザーまたはライブラリに関連付けたバックアップが可能で、すべてのオブジェクトを適切に管理できています。」
Michael Benedict 氏 アプリケーション開発スーパーバイザー、Milwaukee Metropolitan Sewage District

顧客紹介

Milwaukee Metropolitan Sewerage District (MMSD) は、Greater Milwaukee 内の 28 のコミュニティ、約 110 万人に向けて水道、環境、洪水防止管理サービスを提供する地方政府機関です。約 275 名の Microsoft 365 ユーザーが所属し、3 TB のデータを保持しています。

挑戦

MMSD が Microsoft 365 の導入を促進するにあたり、IT チームでは最小粒度のデータ バックアップおよびリストア機能が必要であることに気がつきました。

「Microsoft の中央管理ポータルからバックアップを行うと、すべてのデータがロール バックされてしまうため、最小粒度のバックアップ機能を必要としていました。ユーザーは誤ってデータを削除してしまう場合があり、その際に過去 90 日間以内に我々へ通知をしないことがあります。90 日間を過ぎてしまうと、データをリストアすることができません。」 と、MMSD でシニア システム アナリストを務める Juan Villegas 氏は語ります。「したがってドキュメントやフォルダー、権限構造などを迅速に、かつ必要な時に問題なくバックアップし、ユーザーが時間を節約できるようにしたかったのです。」

「さらにユーザーがライブラリ内のドキュメントを毎日変更する場合、サイト コレクション レベルでのリストアは実用的ではありません。」 と、Villegas 氏は加えます。

国が定めたデータ保持法を順守する政府機関として、MMSD では包括的なバックアップ ポリシーおよびソリューションを導入することは特に重要でした。

「MMSD ではウィスコンシン州公共記録法 Wis. Stat. 19.31, et seq. に従う必要があります。これにより MMSD が管理している記録について、コピーを取得および調べるよう要求した場合にも許可が下ります。これはウィスコンシン州行政記録第 12 章 – 電子記録管理 – に示されている概要および基準を満たすために必要不可欠です。」 と、MMSD でアプリケーション開発スーパーバイザーを務める Michael Benedict 氏は語ります。「この章の目的は、電子形式での公開記録が確かに保存および管理され、特定の保持期間にアクセス可能な状態を保つことです。AvePoint 製品は、これらの法的要件を満たすのに役立ちました。」

サード パーティのバックアップ ソリューションがなければ、コンプライアンス関連の問題が生じてしまいます。「以前はメールなどのオブジェクトをキャプチャする適切な方法がなかったので、プロジェクト マネージャーは自身の受信トレイからアイテムを取り出し、どこか別の場所へ保存し直す必要がありました。一部の PM はこの方法で問題なく仕事をこなせましたが、多くのメンバーは困難を感じる状況でした。」 と、Benedict 氏は語ります。

「現在では、個別のユーザーまたはライブラリに関連付けたバックアップが可能で、すべてのオブジェクトを適切に管理できています。既定のバックアップ機能では、データ保護の必要があるエリアに対して十分なバックアップが実行されていませんでした。」

AvePoint のソリューション

MMSD の IT チームでは、Veeam、Metalogix (現在の Quest) やその他のプロバイダーを検討した上で、AvePoint Cloud Backup を選択しました。

「AvePoint Cloud Backup は我々にとって最適な製品です。特に UI とその使いやすさが非常に魅力的でした。」 と、Villegas 氏は語ります。「バックアップ ツールのニュアンスを理解するために多くの時間を費やしたくありませんでした。したがってソリューションは誰にでも使いやすく、IT チーム全体でバックアップ操作に関する知識を共有する必要がありました。実際に、AvePoint 製品は非常に使いやすいと感じました。」

「アイコンや画像、情報ナゲットまですべてが非常にシンプルで、必要なものを見つけることができます。導入も迅速でしたし、チームでも AvePoint Cloud Backup の利用を始めてたった 30 分で使い方を把握できました。」 と、MMSD でシステム アナリストを務める Noour Hinnawi 氏は語ります。

MMSD では無制限の Microsoft 365 削除済みデータ リカバリー可能期間を適用し、Microsoft 365 全体でワークロードをセット単位で幅広くバックアップしています。

「現在は SharePoint Online、OneDrive For Business、Exchange、Groups、さらには Teams のバックアップを行っています。」 と、Villegas 氏は語ります。「我々は無制限の Microsoft 365 削除済みデータ リカバリー可能期間を適用しており、レコード マネージャーと共同で、設定した目標に向けて齟齬が生じていないか確認しています。」

Microsoft Teams のような高度なワークロードを包括的にバックアップすることで、MMSD のチームは問題なく導入および展開計画を実施できます。

「我々は政府機関なので働いている世代も様々ですし、中にはメール中心にコミュニケーションをとる世代もいます。」 と、Villegas 氏は語ります。「我々は徐々に Teams の利点を示しつつ、共有スペースでのコラボレーションも促進する予定です。」

「Microsoft 365、特に Teams は素晴らしいコラボレーション方法です。信頼性が高く、一貫性があり、使いやすい一流のバックアップおよびリカバリー ソリューションを我々は求めていました。タスクを依頼しても、バックアップに 3 日もかかってしまう事態を避けることができます。」 と、Benedict 氏は語ります。「テクノロジーを活用したくない訳ではありませんが、我々にとってコンプライアンスに準拠することが重要でした。AvePoint のソリューションを利用することで、Teams を用いた社内コラボレーションが加速し、バックアップ機能も問題なく機能しています。」

MMSD では、管理を委任、かつ部門ごとに異なるポリシーを設定できる Cloud Backup 機能についても高く評価しています。

「AvePoint Cloud Backup を利用することで、グループに対して特定のコンテナー化を実行できます。したがって法務のような特定の保持ポリシーをもつ部門と、そのような必要がないその他の部門の双方がある場合でも、ソリューションが機能します。またすべてのオブジェクトをバックアップする前にガバナンスを実装している場合も、Cloud Backup は非常に役立ちます。」 と、Villegas 氏は語ります。

最終結果

MMSD の IT チームでは複数のリストア プロジェクトを通じて、Cloud Backup と保険ポリシー機能の高い可視性と機能性を実感しました。

加えて IT チームではツールを上手に活用することで、従業員のオフロード プロセスをよりスムーズにし、Microsoft 365 ライセンスに関してより効率的な管理が可能となりました。

「AvePoint を利用している主な理由として、定年退職者や転職者に関する情報も保持する必要がある点が挙げられます。彼らのメールやコンテンツをすべてバックアップすることで、Microsoft 365 ライセンスの再利用が可能になりました。」 と、Benedict 氏は語ります。