LL Global、Microsoft® SharePoint 2007 から SharePoint 2016 への直接移行に成功

クリティカル ニーズ

  • SharePoint 2007 からSharePoint 2016 への直接移行
  • メタデータを含むすべてのコンテンツの移行
  • 旧環境と同一の使用感の維持

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  • LL Global
  • 顧客ロケーション 米国 コネチカット州
  • 業界 保険
  • プラットフォーム SharePoint 2016
  • AvePoint ソリューション

    DocAve 移行 (レガシー環境移行)

ハイライト

  • SharePoint 2007 から 2016 への直接移行により、IT 部門への負担を軽減
  • すべてのコンテンツを、付加情報 ( メタデータ・権限等) を失うことなくレガシー環境から新環境に移行。コンテンツ移行は週末にスケジュール設定して実行、エンド ユーザーからのアクセス継続性を維持
  • SharePoint 2016 マスター ページ テンプレートを作成、旧環境の使用感を新環境でも維持
「追加のトレーニングや SharePoint 知識の増強の必要なしに、AvePoint の移行ベスト プラクティスに頼るだけでよかったことで、ストレスを大きく軽減することができました」
Don Gladden 氏 システム管理者、LL Global

挑戦

部門間コラボレーションとドキュメント共有のために SharePoint 2007 を使用してきた LL Global は、SharePoint 2016 への移行を決定しました。SharePoint 最新バージョンへの移行により、IT 部門の負担を軽減するとともに、Microsoft からのサポートを継続して受けることが目的でした。

しかし、同社の IT 部門には、移行プロジェクトを遂行できる知識が不足していました。「この規模の移行プロジェクトを実行するリソースが欠けていると感じました」 と、LL Global でシステム管理者を務める Don Gladden 氏は語ります。「SharePoint を可能な限りシンプルな方法で使おう、カスタマイズは最小限にしようと心がけていたのですが、それでも移行プロセスを通じてサポートしてくれるサード パーティーが必要であるとの結論に達しました。」

また、生命保険・ファイナンシャル サービスという、伝統的な就業形態を守る傾向にある業種に属する企業である LL Global は、旧環境との連続性を保持したいとも考えていました。

約 450 名のエンド ユーザーの通常業務の妨げとならないような方法で SharePoint をアップグレードする方法を模索していた LL Global は、適切なサード パーティーベンダーの選定に本腰を入れて取り組みはじめます。「我々の IT 部門は小規模な上、SharePoint に関する高度な知識を持っていませんでした」 と、Gladden氏は振り返ります。「新環境を可能な限り旧環境と同じような使用感に保つためには、外部からのサポートが必要であることは明白でした。

保険・金融業界は、変化のスピードがゆるやかです。このため、可能な限り旧環境と同様の使用感を提供することは重要でした。

メタデータなどの付加情報を失うことなく移行したいという希望には、こういった背景もありました。」

AvePoint のソリューション

複数のベンダーを検討した末、LL Global が選択したのは AvePoint でした。

「もともと我が社では AvePoint の DocAve を使用してきており、AvePoint のメンバーやサポート チームとのやり取りにも満足していました」 と、Gladden 氏は説明します。「AvePoint は、もっと複雑な計画を策定してきた他社よりも良い仕事をしてくれるだろうと確信していました。」

LL Global は、AvePoint Client Services (ACS)に サービスとしての移行 (MaaS) を依頼しました。AvePoint の提案が、他社のサービスよりもずっとシンプルであったことが、サービス選定の大きな要因のひとつとなりました。

「他社からは長々しい提案書が届き、それきりということも少なくありませんでした。また、他社の提案には 『SharePoint 2010/2013 にデータをいったん移行する』 などの内容が含まれており、AvePoint が提示してきた計画よりもずっと長期間になってしまうものもありました。」

レガシー コンテンツを保存するため、LL Global は 200GB のデータを SharePoint 2007 から SharePoint 2016 に直接移行することを決定しました。

SharePont 2016 への直接移行が可能になれば、まず SharePoint 2010 へ、次いで SharePoint 2013 へ、そして最後に SharePoint 2016 へという煩雑かつ無駄な手間と時間を省略することができます。また、このように複雑な移行を実行すれば、途中でデータロスが生じてしまう可能性も高くなります。

「AvePoint に移行を依頼したおかげで、移行プロジェクトの期間を大幅に削減することができました」 と、Gladden 氏は振り返ります。

「レガシー コンテンツを本番環境に移行する前に、2 回もデータ移行を実行する必要が解消され、とても助かりました。」

DocAve Online でバックアップを実行することで、監査への対応がぐっと楽になりました。」

LL Global では、移行プロジェクトの実施に際し、AvePoint のコンサルティング サービスである AvePoint Client Services (ACS) を利用しました。

Microsoft が推奨する 200GB の上限を超過しないようにするため、ACS は LL Global のレガシー コンテンツを 3 件のデータベースに分割することを提案しました。

「AvePoint の豊富な経験から導き出されたアドバイスを受けることができ、とても有益でした」 と Gladden 氏は語ります。

「例えば個人用サイトの使用中止・レガシー ドメインや新環境で利用できないカスタマイズ内容の削除など、実行したいことは数多くあったのですが、AvePoint は我々の要望を最大限に活かすことのできる新環境を構成してくれました。」

また、移行プロジェクトの実施中にも、AvePoint はLL Global のユーザーがスムーズにプラットフォームを使い続けられるようなプランを策定・実行しました。ACS のエキスパート陣は、権限・メタデータ等の付加情報を失うことなく新環境にデータを移行させるため、DocAve移行ツールを使用しました。

DocAve 移行ツールを使用したことにより、LL Globalのエンド ユーザーはファイルへのアクセスを失ったり、検索結果が不正確になったりするというトラブルを経験することなく、新環境をスムーズに使い始めることが可能になりました。

AvePoint のサービスを利用することのメリットは、移行プロジェクト以外にもありました。AvePoint の知見と経験により、LL Global は旧環境の使用感を新環境に引き継ぐことにも成功しました。

「SharPoint の最新環境に移行することを決定した際に、『旧環境の外見や操作性はあまり変えたくない』 という要望がありました」 と、Gladden 氏は振り返ります。

「AvePoint のコンサルティング サービスでマスター ページのデザインを実行してもらったのですが、以前使っていたものとかなり近い外観や操作性を再現してもらうことができました。

自分たちだけでやっていれば、このようなカスタマイズは不可能だったと思います。

また、エンド ユーザーにかける負担が解消されたことも大きなメリットのひとつでした。エンド ユーザーは、IT 環境が新しくなるということは知っていたようですが、ほとんどの移行作業はバックグラウンドで起きていたため、移行プロジェクトが進行中であったことさえ気づかなかったユーザーもかなりいたようです。」

AvePoint のコンサルティング サービスと移行ツールの利用により、LL Global の IT 部門は自社のニーズにマッチした形で SharePoint 2016 環境への移行を実行することができたばかりでなく、移行にかかる時間と費用を大幅に削減することに成功しました。

「移行を我々だけで実行することは不可能だったと思います」 と、Gladden 氏は断言します。「追加のトレーニングや SharePoint 知識の増強の必要なしに、AvePoint の移行ベスト プラクティスに頼るだけでよかったことで、ストレスを大きく軽減することができました」

AvePoint のエキスパート集団が最初から最 後までプロジェクトをリードしたことにより、LL Global の IT 部門は自社への負担を最低限にとどめることができました。

また、移行に際して必要となる内規や業界規制の遵守が徹底できたこともメリットのひとつでした。「AvePoint に依頼したおかげで、社内で定めた期日より前に移行プロジェクトを完遂することができました」 と、Gladden 氏は語ります。

「AvePoint は、各時点で生じた疑問にすべて答えてくれたばかりでなく、正しい決断を下すための導き手となってくれました。」

最終結果

AvePoint Client Services と AvePoint の移行サービスを利用した LL Global は、内部リソースをほとんど割くことなく SharePoint 2007 から最新版 SharePoint オンプレミスである SharePoint 2016 への移行を実行することに成功しました。

「AvePoint は、我々のコンテンツを、きれいに整った新環境に移行してくれました」 と Gladden 氏は語ります。

「新環境に直接移行できたことで、大幅に時間が削減でき、また内部人材が移行に忙殺されて通常業務ができなくなる事態も防ぐことができました。我々だけで移行を実施しようと恐らく膨大な時間と手間がかかり、データロスなどの事態も起こっていたでしょう。AvePoint に依頼して本当に良かったと思っています。」

顧客紹介 LL Global

LL Global, Inc. は、LIMRA と LOMA の親会社です。2 社合計1,200 メンバーを擁し、64 ヵ国で事業を生命保険・ファイナンシャル サービスを展開する同社は、業界内最大規模を誇ります。

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