DocAve® Online の導入により SharePoint® Online コンテンツの複製にかかる作業時間を 99 % 削減した Kabesa

クリティカル ニーズ

  • SharePoint サイトの複製と展開
  • SharePoint Online におけるシンプルな展開とコンテンツ管理

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  • Kabesa
  • 顧客ロケーション カナダ ケベック州
  • 業界 テクノロジー
  • プラットフォーム Office 365, SharePoint Online
  • AvePoint ソリューション クラウド対応ソリューション

ハイライト

  • SharePoint Online プロジェクト テンプレート サイトをわずか 20 分で複製、既定機能で新サイト作成に必要だった 2 日から作業期間を大幅に短縮
  • SharePoint Online 環境内の別の場所にオブジェクトやカスタマイズを簡単に展開
  • SharePoint Online 内でのサイト、コンテンツ、トポロジーのコピー、移動、移行、再構築を、関連する権限やメタデータをすべて保存した状態で実現
「DocAve Online の魅力は、たった一つのインターフェイスから様々な Office 365 管理ソリューションを活用できるという点でした」
Luc Labelle Kabesa 代表

挑戦

コストの削減や生産性の向上を目指す組織に対してテクノロジー ソリューションを提供する Kabesa はこれまで、信頼性と革新性、さらにクラウドのシンプルさを併せ持つ生産性ソリューションとして Microsoft Office 365 を顧客に対して提案、導入を支援してきました。

あるとき、ケベック州モントリオールを拠点とする技術会社の顧客がドキュメント管理に関する課題を抱え、この分野でのサービスやクラウドの専門知識が豊富な Kabesa に問い合わせました。

「私たちのクライアントは大量のドキュメントを生成しており、分類の基準など特に設定していない状態でした」 Kabesa 代表 Luc Labelle は話します。 「データはファイル サーバーや FTP、メール、Dropbox、外部ディスク、ラップトップなどあらゆるところに保管されていたため、必要な情報を探すだけで大変な労力がかかっていたのです」


この問題を解決するため、 Kabesa は Office 365 – SharePoint Online の活用を提案します。ドキュメント リポジトリの完全な検索が可能な SharePoint Online は顧客のニーズに合致しただけでなく、コラボレーションプラットフォームとしての機能も提供しました。

「このクライアントはさらに、社外ユーザーからプロジェクトに関連するドキュメントに対してのみアクセスできるような形を作りたいと考えていました」 Labelle 氏は話します。 「Office 365を使うことで、オンプレミス インフラストラクチャを追加することなくエクストラネットを導入し、外部ユーザー用ポータルを構築することができました」


この作業に際して Kabesa は、クライアントのプロジェクト用としてサイト コレクションのテンプレートを作成しました。


この際、Labelle 氏は全てのプロジェクトでサイトを 1 つずつ作るのではなく、サイトを複製して各プロジェクトに展開する、という課題を抱えることになります。 「SharePoint Online の既定機能を使うと、各プロジェクトのサイトをすべて新しく作成するのは最低でも 2 日はかかる作業になってしまいます」 Labelle 氏は話します。


クライアントによる SharePoint Online の運用を一日でも早く実現するため、Labelle 氏はサード パーティによるソフトウェア ソリューションを検討し始めました。

AvePoint のソリューション

最終的に Kabesa は DocAve Online の導入を決定します。

DocAve Online は Azure 上にホストされる Office 365 向け SaaS ソリューションです。DocAve Online は AvePoint Online Services モジュールの一部を構成し、コンテンツや構成、展開、セキュリティなどのシンプルな管理とレポート作成の機能を備えており、Office 365 管理の簡素化を実現するツールです。

「DocAve Onlineの魅力は、たった一つのインターフェイスから様々な Office 365 管理ソリューションを活用できるという点でした」 Labelle 氏は話します。


DocAve Online を活用することで、Labelle 氏はマスター テンプレート サイトをサイト コレクション間で複製、クライアント用のプロジェクト サイトを簡単に作成することに成功しました。DocAve Online では構成などをすべて保持したままサイトを複製することが可能なため、サイトごとに一つずつ作成しなおす必要がありませんでした。これにより、Kabesa による作業時間は 99% 削減することができたといいます。

「DocAve Online を活用して、サイト コレクションの複製作業をわずか20 分で終わらせることができました」 Labelle 氏は話します。「当社との契約終了後も、クライアントの従業員が DocAve
Online を使用して新しいプロジェクトサイトを自ら展開できるようになったそうです」


Kabesa はまた、DocAve Online の持つ最小単位での展開機能を活用し、選択した SharePoint Online のオブジェクトやカスタマイズをクライアント環境内の別の場所へ展開するという作業も行えるようになりました。

「例えば特定のコンテンツ タイプや設定を、あるサイトやサイト コレクションから別の場所へ移したいと考えたとき、DocAve Online を使えば必要のないコンテンツを導入することなく簡単に実行することができるのです」 Labelle 氏は話します。


さらに Kabesa は、DocAve Online を活用することで、SharePoint Online 内でのサイト、コンテンツ、トポロジーのコピー、移動、移行、再構築を、関連する権限やメタデータをすべて保存した状態で実現することができました。

「DocAve Online のおかげで、重要な関連情報を保持したまま SharePoint Online コンテンツをとても簡単に移動することができるようになりました」 Labelle 氏は話します。


また、顧客との契約期間中、Kabesa は DocAve Online 運用に当たって必要なアドバイスなどを得るため、AvePoint が提供する 24 時間体制のグローバル テクニカル サポート チームへ頻繁に問い合わせたといいます。 「AvePoint の強力なサポート チームには本当に助けられました」

最終結果

Office 365 を導入した結果、Kabesa の顧客はドキュメント管理と社内検索という 2 つの問題を解決すると同時に、従業員間のコラボレーションを活性化することに成功しました。Office 365 プラットフォームの導入を進めるうえで、DocAve Online の存在は環境の管理を簡素化するために必要不可欠なものだったといいます。

「私たちのクライアントは、提供したソリューションにとても満足してくれました」 Labelle 氏は話します。 「Office 365 と DocAve Online の組み合わせを使用して、たった 1 行のカスタム コードをプログラムすることなくクライアントの要件を全て解決することができたのです。

顧客紹介 Kabesa

Kabesa は、柔軟でスケーラブルな、そして何よりも手頃な価格の IT ソリューションを主に中小企業に対して提供、業務効率化の支援を専門とする企業です。

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