Microsoft 365 データ保護・運用管理工数の大幅な削減を AvePoint Online Services (AOS) で実現し、「戦略的情報システム部門」 の実現を目指す日本ビジネスシステムズ株式会社

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ハイライト

  • Microsoft Teams、等の Microsoft 365 サービスデータ保護・運用管理強化を、AvePoint Online Services (AOS) のみで実現
  • クォータ・アクセス権管理など、Cloud Governance の提供する運用管理強化機能を活用し、Teams やSharePoint Online の乱立対策を負担増なしに実施
  • Microsoft 365 各モジュール対応の Cloud Backup、強力なレポ ート生成機能搭載の Cloud Management で、データ保護と情報ポリシー保守対策を推進中

Customer Interview

お話を伺った方々
稲葉 祥紀 様
情報システム本部 情報システム部長

中島 翼 様
情報システム本部 情報システム部 ITサービス課
日本ビジネスシステムズ株式会社

Q. 御社についてお聞かせください。
「日本ビジネスシステムズ株式会社 (以下、JBS) は、マイクロソフト クラウド サービスなどを活用し、お客さまのパフォーマンスを最大化するコンサルティングおよび IT サービスを提供します。」

Q. 以前はファイル サーバーと Microsoft 365 を併用されていたとのことですが、当時の利用状況と、Microsoft 365 への移行を決定されるまでの経緯をお聞かせください。

「JBS では、社員間での情報共有基盤として Microsoft 365 を早くから導入し、オンプレミスのファイル サーバーと併用していました。ファイル サーバーは主にファイルの共有・保存用として、SharePoint Online は社内や部署内の情報共有用ポータルとして、それぞれ利用されていました。

しかし、運用ルールが策定されていなかったこともあり、SharePoint Online や、2016 年に一般公開された Microsoft Teams をファイル共有基盤として使用する部署も出てくるなど、部門によって利用状況に差が出ている状態でした。

加えて、オンプレミスのファイル サーバーは導入から長期間が経過しており、多量のデータが蓄積していました。古いデータとそのバックアップにリソースを浪費している懸念があったこと、IT の進化に伴ってファイル サイズそのものが肥大傾向にあり、容量追加計画にも影響が出始めていたこと、運用管理タスクの負担が大きかったことなどから、ファイル サーバーは段階的に廃止し、ファイル共有基盤として Microsoft 365 の利用を開始することになりました。」

Q. Microsoft 365 をファイル共有基盤として利用することを決定した際、課題となったのはどのような点でしたか?

Microsoft Teams の作成・運用ルール設定

「JBS では、2016 年のパイロット版発表当時から、Microsoft Teams を積極的に利用してきました。しかし一方で、利用から約 2 年 3 カ月経過した 2019 年 2 月の時点で 2500 件近いチームが作成されており、 データ量の爆発的な増加とチーム管理の煩雑さが課題となりつつありました。

加えて、メンバーが 2 名以下のチームが 400 件近く、試用目的で作成されたとみられる、チーム名に 【テスト】 とつくチームが 100 件近くあるなど、『作成後』の取り扱いが懸念となっていました。」

SharePoint Online への効果的なガバナンス
「有効な運用ルールの欠如は、SharePoint Online でも大きな課題となっていました。2019 年 2 月に調査を行ったところ、JBS の環境に存在していた SharePoint サイト 1200 件のうち、使用容量が 5GB 未満のサイトが 97% を占めていること、ほとんど使用されていないサイトが多数あることが判明しました。

この数字から、SharePoint Online で保有している容量を有効に活用できていなかったこと、サイト作成アクセス権の管理等、運用ルールを整備できていなかったことが明らかになりました。」

運用管理タスク工数対策

「以前利用していたファイル サーバーでは、アクセス権の変更や組織改編マッチングなど、頻繁に発生する煩雑な運用管理タスクが大きな負担となっていました。また、セキュリティ保護のため、操作ログのモニタリングも行う必要があり、こちらも工数を圧迫する原因となっていました。

Microsoft 365 環境への移行後、これらの運用管理・データ保護関連タスクをどのように最小化するかについての検討が必要であると感じていました。」

AvePoint Online Services (AOS) 導入タイムライン

Q. Microsoft 365 の運用管理ソリューションとして、AvePoint の AvePoint Online Services (AOS) を選択された理由、導入の効果についてお聞かせください。
ひとつのソリューションで Microsoft 365 に関連する各種タスクに対応

「AvePoint の SaaS プラットフォームである AvePoint Online Services (AOS) は、Microsoft 365 サービスに対するデータ保護/バックアップ・運用管理強化・ガバナンス等、包括的な機能を備えていたため、ひとつのソリューションで Microsoft 365 に関連する各種タスクに対応できる点を評価しました。

Cloud Backup (クラウド バックアップ) では、大容量になり、かつ今後も増加し続けていくことが予想される SharePoint Online と Microsoft Teams のデータ バックアップを、ストレージの手配等の必要なく実行することができる点に魅力を感じました。
また、別リージョン データセンターへのデータ保存も可能であるということで、BCP (事業継続計画) 対策にも最適であると考えています。

Cloud Governance (クラウド ガバナンス) では、SharePoint Online のサイト作成・アクセス権の運用基準、Teams のチーム作成・アクセス権の運用基準を作り、それに合わせた実装を行いました。

これにより、不要なサイトやチームの乱立を制御することが可能になりました。2020 年 4 月~6 月の Teams における実績でも、毎月 25 ~ 30 のチーム削減につながりました。また、以前からの懸念であった、適切な容量の配分や、サイト・チームの棚卸しが、可視化した上で実行可能になりました。」

「戦略的な情報システム部」 実現のため、煩雑な運用管理タスクを解消
「AOS で提供されている機能のひとつひとつは PowerShell でも実装可能ですが、技術や仕様、実行タスクの属人化を防止したかったことや、Microsoft 365 の仕様変更へのフォローを細かく行う必要がなくなることなど、運用関連タスクの対応に時間を割く必要が大幅に解消され、JBS が目指す 『より戦略的な情報システム部』 の実現に貢献すると考えられたことも、導入のポイントとなりました。

また、Teams・SharePoint Online のクォータ変更等の操作が GUI 上から実行できるようになり、煩雑なタスクを削減できることや、自動的に棚卸等のアクションが実行されることで、不要なチームの残存問題が解消されていき、徐々に 『野良チーム』 問題や、過剰なリソースの利用が解消することも期待できました。」

パートナー企業としての長年の協業実績
「AvePoint とはパートナー企業として長期間にわたり協業を続けていたため、製品の訴求ポイントを理解していたことは大きかったと思います。」

Q. 印象に残っているエピソードはありますか?

全社一体となったサポート体制
「メジャーバージョン アップ後に不具合が発生するなど、変化し続けるクラウド製品についてまわるトラブルが起きたこともありました。しかし、サポート窓口だけではなく、担当エンジニアも積極的に仕様の実装・課題の調査にあたり、発生した要件や課題へのアプローチも迅速に行っていただくことができました。」

Q. 今後の展望についてお聞かせください。

Cloud Management の活用で情報管理体制を強化、健全な運用と効率化の両立に期待

「今後は、AOS のモジュールのひとつである AvePoint Cloud Management の活用を本格化したいと考えています。

特に注目しているのは、Cloud Management の Microsoft 365 監査ログ レポート生成機能です。セキュリティ ポリシー上、モニタリングしたい情報をピンポイントにレポート化し、リスクを早期可視化することを検討中です。また、Cloud Management には、SharePoint Online のサイトに対してポリシーを一括配布する機能もあり、こちらにも注目しています。

今後もパートナーとして AOS 新機能の情報を収集しながら、これらの機能を使いこなし、IT 部門の負荷を高めることなく Microsoft 365 の管理体制を強化していきます。健全な運用により 『戦略的な情報システム部門』 を実現できるよう、運用の PDCA をうまく回していきたいと考えています。」

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JBS × AvePoint・導入事例関連オンライン イベント:

[ライブ開催] 『JBS が選択した AvePoint Cloud Governance(ACG)の必要性 ~Microsoft Teams 展開・管理の自動化~』
日時: 2020 年 7 月 28 日 12:05-12:55
参加費用: 無料 (要登録)
お申込みは こちら から (JBS サイトに移動します)

会社概要

AvePoint は、デジタル トランスフォーメーションを目指す企業・組織に、Microsoft 365 ソリューションの移行·導入サービスと補完製品を全方向的に提供するソリューション ベンダーです。

「情報プラットフォーム利活用の推進」「働き方改革」「TCO 削減」 など、業種・業界に応じたニーズを、全世界 16,000 組織・700 万人のユーザーに提供しています。