AvePoint Cloud Governance を利用して、IT 関連業務を月約 40 時間削減することに成功した Intrepid Travel

クリティカル ニーズ

  • SharePoint や Microsoft Teams データの無秩序な拡大にも対応できるソリューション
  • アクセス権・所有権に持続的なセキュリティ機能
  • シンプルかつ効率的、拡張性の高いツール

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  • Intrepid Travel
  • 顧客ロケーション オーストラリア・メルボルン
  • 業界 旅行
  • プラットフォーム Office 365
  • AvePoint ソリューション Cloud Governance

ハイライト

  • IT 関連業務を月に 40 時間 (年間換算で約 3 ヶ月) 削減
  • 月に 50 件以上の SharePoint サイトおよび Teams の自動展開を実現
  • SharePoint サイトおよび Teams の管理、所有権を正確に把握
「AvePoint 製品を利用してから、確実に時間を節約できています。先月は SharePoint 内に 58 件の新規サイトを作成しましたが、従来の 40 時間分の IT 関連業務を削減することに成功しました。結果的に、Cloud Governance の利用開始から、年間で約 3 ヶ月分ものワークロード削減に成功しました。また、データ環境を我々が直接管理することが可能となり、非常に助かりました。」
Gavan Meyer 氏 SharePoint アーキテクト、Intrepid Travel

顧客紹介

2 人のバックパッカーと 1 台のタイプライター、そしてキッチン テーブル 1 台から始まった Intrepid Travel は現在、少人数でのアドベンチャー ツアーを提供する世界有数の旅行代理企業へと成長しています。同社には全世界で 2,300 名以上のスタッフとリーダーが在籍し、大陸を越えた様々な旅行ツアーを 1,000 件以上にわたって提供しています。同社では、責任ある旅行と胸を揺さぶる偉大なアドベンチャーを顧客に提供することを目指しています。

挑戦

オーストラリア・メルボルンに本社を構える Intrepid Travel は、世界の舞台で活躍する旅行代理企業です。同社にとって、データをクラウドへ移行することは、作業時間の短縮、従業員同士のコラボレーションの加速、そしてニーズに合わせたデータ拡張が可能となることを意味していました。

以前から Outlook Online と Skype for Business、Microsoft 365 を導入していた Intrepid Travel では、Microsoft Teams と SharePoint Online に関してもスムーズに導入を開始しました。組織全体で Microsoft Teams を展開する決定をした際も、その適応の速さは驚くべきものでした。

「我々は従業員に Teams を導入・利用するよう強制したことはありません。クラウド移行に関しても、大々的な告知はせずに Skype からの転換を開始しました。しかし従業員から従業員へ Teams 利用の話が伝わるにつれ、我々が気づいた頃には、大半の従業員が既に Teams を導入していました。」 と、Intrepid Travel で SharePoint アーキテクトを務める Gavan Meyer 氏は語ります。

しかし、Microsoft Teams を導入するにあたり、Intrepid Travel では主に 3 件の課題に直面しました。

「データの無秩序な拡大への対応や、データの一括管理、セキュリティに関して問題があることに気がつきました。」 と、Meyer 氏は語ります。「従業員は誰でも SharePoint サイトやチームを作成することが可能です。多国籍企業として、各国のオフィスによってサイトの活用方法が異なることについても対策したいと考えていました。」

特にワークスペースの重複や、権限に関する継続的な管理は、転換に際しての大きな課題となりました。

「複数の Team が非常に類似した名前を使用している際は、大抵の場合、単純に同じチーム内で命名する際に、若干のずれが生じてしまったことが原因でした。」 と、Meyer 氏は語ります。「さらに、社内セキュリティについてトラブルが発生した際も、全員にアクセス権を付与しているか、誰にもアクセス権を付与していないことが原因である場合が大抵でした。」

AvePoint のソリューション

AvePoint ソリューションを導入する前、Intrepid では他にも利用可能なソリューションを検討しました。

「我々は、考えうるソリューションについて徹底的に検討を行いました。その中で AvePoint を利用するという決断に至ったのは、AvePoint のソリューションが最も機能的で使いやすかったからです。」 と、Meyer 氏は語ります。「複雑難解なソリューションを扱う時間と手間を省き、使用方法などで特に悩むことなく利用できたことに満足しています。」

Microsoft Teams、Microsoft 365 Groups、SharePoint Online の展開として Cloud Governance を利用した結果、Intrepid では社内の持続的なコラボレーションと、ソリューションに対するよりスムーズな利活用促進に成功しました。

「展開の際に、ビジネス、部署、ロケーションといったフィールド要求を行うことで、データの無秩序な拡大を管理しています。また、どのサイトが長い間使用されていないか通知を受け取ることで、必要なサイト、不必要なサイトを把握できます。」 と、Meyer 氏は語ります。

Cloud Governance を利用して以来、Intrepid の IT チームでは命名規則や所有権に関するコントロールがより容易となり、社内のデータ環境を一括して管理することに成功しました。

「Cloud Governance では、サイトやチームをリクエストする前に、メンバーに対するを作成することが可能です。この機能を利用することで、社内のデータ環境に一貫性が生まれました。加えて質問表をもとにして、ユーザーへのガイダンスや利用方法に関する指示を与えることが可能になりました。」 と、Meyer 氏は語ります。

さらに Intrepid では、Microsoft 365 環境のセキュリティを考慮して、データ コントロールと所有権の正確な管理が重要であると判断しました。

「まず所有者と管理者をデフォルトで設定し、すべてのデータを管理できる単一のアカウントを作成、そしてサイトのスペースが不足した際に通知を受け取ることで、セキュリティ面への対策を行っています。」 と、Meyer 氏は語ります。

最終結果

Intrepid の IT チームでは、チームの IT 関連業務が軽減するといった、AvePoint Cloud Governance の目に見える導入結果に満足しています。

「AvePoint 製品を利用してから、確実に時間を節約できています。先月は SharePoint 内に 58 件の新規サイトを作成しましたが、従来であれば、サービス デスクのトレーニング時間を含めない状態でも 40 時間分の IT 関連業務が必要でした。」 と、Meyer 氏は語ります。「結果的に、Cloud Governance を利用してから、年間で約 3 ヶ月分もの業務時間削減に成功しました。加えて、データ環境を我々が直接管理することが可能となり、非常に助かりました。」

Intrepid は Cloud Governance のパフォーマンスに非常に満足しています。

「この 2 年間で、私は AvePoint のテクニカル サポート チームに 連絡をとる必要があるほどのトラブルをほとんど経験していません。ツールの使用方法は分かりやすく、機能性も高くて使いやすさも抜群です。非常にシンプルなソリューションに満足しています。」 と、Meyer 氏は語ります

会社概要

AvePoint は、デジタル トランスフォーメーションを目指す企業・組織に、Microsoft 365 ソリューションの移行·導入サービスと補完製品を全方向的に提供するソリューション ベンダーです。

「情報プラットフォーム利活用の推進」「働き方改革」「TCO 削減」 など、業種・業界に応じたニーズを、全世界 16,000 組織・700 万人のユーザーに提供しています。