州規制対策として Cloud Backup を導入し、シンプル操作で Google Workspace 内コンテンツのバックアップ&リストアを実現したイリノイ州学区

クリティカル ニーズ

  • Google Workspace のバックアップを簡単かつ確実に実現
  • コンテンツを容易に検索してリス トア
  • 大容量データを費用効率良く保護
  • 99 年間のデータ保持期間

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  • Illinois School District
  • 顧客ロケーション イリノイ州クリート
  • 業界 教育
  • プラットフォーム Google Workplace
  • AvePoint ソリューション

    Google Workspace Backup

ハイライト

  • 時間と労力の大幅な削減
  • 使いやすいインターフェイスとシームレスなリストアにより、ルーチンワークの効率化を実現。サイバー攻撃対策としても活用
  • 無制限のデータ保存・保持を実現し、州規制&社内規制の要件をクリア

Google Workspace を使用している他の IT 責任者にも Cloud Backup を検討することを非常にお勧めします。機能性、使いやすさ、サポートなど、他の製品とは比較になりません。特に Google Vault と比較した場合にこの製品は非常に優れていると思います

Eric Bertram クリート・モニー学区 テクノロジー部門責任者

顧客紹介

シカゴのすぐ南にあるクリート・モニー学区 201-U は南郊外のコミュニティに位置し、ダイナミックで専門的な教育を行うことを特徴としています。同学区では専門的な数学プログラムや全国優勝を果たした合唱プログラム、充実したスポーツ教育などを実践し、イリノイ州の中でも評価が高く、様々な分野で数々の賞を受賞しています。

また同学区では幼稚園から高校 3 年生 (米では K-12) までの生徒数が 5,000 人で、様々な社会的、文化的、宗教的バックグラウンドを持った生徒が在籍しています。

同学区のミッションは、世界にプラスの影響を与える生徒を育成し、明るい未来を構築することです。

挑戦

イリノイ州には学生の記録を 60 年間保存することが義務付けられ、クリート・モニー学区 201-U も対応する必要がありました。この「記録」に明確な定義はないものの、クリート・モニー学区の内部方針として、デジタル化されたデータはすべて 99 年間保存することが決定されていました。

そして同学区では授業はほとんど Google の学習管理システムである Google Classroom で行われているため、「デジタル化されたデータ」とはほぼすべてを意味します。そのため方針を遵守するには、プラットフォーム上で保存される宿題や授業、教師と生徒のやり取りなど、すべてのコンテンツを保持する必要がありました。

Google では無制限のストレージが可能なため、保存という部分では課題はなかったものの、コンテンツの特定はそれほど簡単ではありません。

同学区では、Google のビルトイン ソリューションである Google Vault を使おうと試みたものの、スピードが遅く、使い方もシンプルではありませんでした。同学区のテクノロジー部門の責任者である Eric Bertram 氏 (以下 Bertram 氏) は、「Google Vault は、困っていて他に代替手段がない場合に有効ですが、何かを探すのに時間がかかってしまうので、個人的な意見としては使い勝手がよくありませんでした」と語りました。

同学区では、5,000 人分の Google Workspace 内コンテンツのバックアップおよびリストアが可能な、より簡単で信頼性の高いソリューションを見つける必要がありました。その上公的機関であるため、コストはできるだけ抑える必要もありました。そして同学区はこれら条件を満たすソリューションはないかと、検討を始めたといいます。

AvePoint のソリューション

迅速かつシームレスなリストア、ユーザー ベースのライセンス、そして無制限のストレージと保持を備えた AvePoint の Cloud Backup for Google Workspace は、同校の要件を満たすものでした。他のソリューションもいくつか検討したものの、AvePoint のソリューションはスピード・正確性・コスト面で最も優れていると評価したといいます。

Bertram 氏:「導入は非常に簡単でした。さらに必要なタスク自体もごく僅かで、AvePoint によるステップ バイ ステップの説明を受けることができました。おかげで約 5,000 人分のユーザーデータの完全バックアップをすぐに開始することができました。バックアップ自体も完璧で、現在も私たち側で入力する必要はほとんどありません」

導入から 1 年近くが経過し、同学区では AvePoint のソリューションに満足しているといいます。Bertram 氏:「使い方も簡単で、シンプルなダッシュボードとユーザー アクティビティ レポート機能があるので、誰が何をしているのかすぐに把握することができます。そして何より、シームレスなリストアが可能なことです。ドキュメントのリストアは、数回クリックするだけで完璧に実行されます。 また、変更を加えていても任意のバージョンにリストアできるため、マルウェアやビット ロッカー タイプの攻撃からの保護も可能になりました」

Bertram 氏はクリート・モニー学区の前の学区においてランサムウェアの攻撃を受けたことがあったといいます。Cloud Backup を使えば、どんなドキュメントも、どんな時点でもリストアでき、さらに一括のリストアも可能です。この点は非常に画期的であったとも語ります。「サイバー攻撃によるあらゆるリスクへの不安が解消されたことは助かっています。どの時点でのリストアも簡単にできるので、Cloud Backup を導入したことによって今年度のサイバー保険にかかる費用を節約できるのではと期待しています」

クリート・モニー学区では、年度末になると異動や退職者が出るため、その時期は特に Cloud Backup に頼っているといいます。Cloud Backup 導入以前は、コンテンツの移行に時間と労力がかかり、ドキュメントをダウンロードして再アップロードしたり、ファイルごとに個別に転送したりする必要がありました。「現在では、作業は簡単で、ファイルが入っているフォルダも見つけやすくラベルが付いています。前の所有者が設定した権限を取り外すことも可能です。リストア能力には天と地ほどの差を感じます」

最終結果

Cloud Backup の導入で以前のソリューションと比較して大幅な業務改善につながりました。ドキュメントのリストアや移行の方法を考える時間が 10 分の 1 以下になり、時間の節約になったようです。 Bertram 氏:「単に時間やコストの節約に留まりません。今までできなかったことや可能だと思っていなかったことを実現することもできました。

「他の学区の情シス責任者からは、Google Vault があるので、このようなものは必要ないという意見を数多く受けます。こういった方々に実際に Cloud Backup のダッシュボードを表示し、データのリストアや取得の操作がいかに簡単であって検索もシンプルなのか実践してみせています。すると多くの方々がこの製品の使いやすさや機能が想像以上であることに驚きます。

Google Workspace を使用している他の IT 責任者にも Cloud Backup を検討することを非常にお勧めします。機能性、使いやすさ、サポートなど、他の製品とは比較になりません 。特に Google Vault と比較した場合にこの製品は非常に優れていると思います」