Cloud Records を導入し、コンプライアンス準拠の維持とワークフローのシンプル化に成功した Devonport City Council

クリティカル ニーズ

  • 追加で行う記録管理プロセスによって生じるエンド ユーザーへの負担を、軽減できるソリューション
  • Office 365 ヘの転換中・転換後でも、記録管理規制に準拠したコンプライアンスを維持できる機能
  • レガシー システムから Microsoft 365 への移行
  • Devonport City Council
  • 顧客ロケーション 豪州・タスマニア
  • 業界 官公庁・地方自治体
  • プラットフォーム Office 365
  • AvePoint ソリューションCloud RecordsOffice Connect

ハイライト

  • エンド ユーザーが使い慣れたアプリケーション内で作業できる環境を実現
  • 記録管理者用の包括的なレポート生成が可能に
  • SharePoint 環境のコンプライアンス・記録管理ガバナンス準拠を実現
「我々は SharePoint 環境内での記録管理ガバナンス準拠を実現しました。… 最も重要なのは、ユーザー自身が望む方法で作業が可能な環境を実現することです。普段使いしているアプリをタスクでも活用することで、作業の効率が上がりました。」
Debbie Murphy 氏 記録担当官、Devonport City Council

顧客紹介

Devonport City Council は、オーストラリア・タスマニア州Devonport (デボンポート) に位置する地方自治体です。様々な行政機関や地元のコミュニティと協力して、市民に豊富なサービスを提供しています。

挑戦

Devonport City Council では、Microsoft 365 への転換を決断した 2019 年 2 月に AvePoint との相談を開始しました。記録管理プラットフォームとして Microsoft 365 の活用を望んでいた同議会でしたが、従来の Microsoft 365 機能では、Tasmanian Archives Act of 1983 に基づく議会のコンプライアンス責務要件を満たさないことを懸念していました。

「我々はワークスペースの完全デジタル化を目指しています。2 年前に新しいエクゼクティブ ディレクターが就任してから、管理アジェンダにも変更がありました。」 と、Devonport City Council で記録担当官を務める Debbie Murphy 氏は振り返ります。「ドキュメントを常に最新の状態に保つことを目指し、Microsoft 365 と SharePoint Online への転換を開始しました。」

完全なクラウド環境を導入するにあたり、大きなきっかけとなったのは、大半のユーザーが自身の端末で業務を行うようになったことです。ユーザーがどこからでも働ける環境に向けて、Devonport City Council では Microsoft Office、Outlook、Windows File Explorer などオンプレミス アプリケーション内のコンテンツを統合できるシームレスな方法を必要としていました。

「ドキュメントの共有など、いつでも、どこからでもユーザー同士のコラボレーションが可能となることは、生産性の向上という点から非常に重要でした。」 と、Murphy 氏は説明します。「さらに、オンサイト サービスのコストを最小限に抑えることで、ユーザー エンゲージメントをより向上させることも重要でした。」

AvePoint のソリューション

AvePoint の Office Connect は、既存の Microsoft デスクトップ アプリケーションを SharePoint、SharePoint Online、OneDrive for Business、Microsoft 365 Groups に統合するソリューションです。Office Connect を導入した Devonport City Council では、組織内でのより充実したコラボレーションを実現しました。

Murphy 氏は語ります。「多くのユーザーはドキュメントを共有し、会議の際も共有済みの同じドキュメント上に変更を加えます。ドキュメントを編集するためにわざわざ会議から抜ける必要がありませんし、会議の内容を即座にドキュメントへ反映することが可能で、非常に助かりました。」

加えて Devonport City Council では現在、AvePoint Cloud Records を活用して記録管理の向上を図っています。

「我々は SharePoint 環境内での記録管理ガバナンス準拠を実現しました。記録管理者がデータを確認、管理、消去する際は、SharePoint のウィンドウを活用でき、大変便利です。」 と、Murphy 氏は語ります。

最終結果

Office Connect と Cloud Records の導入後、Murphy 氏は AvePoint のパフォーマンスに対して、特にエンド ユーザーへの IT 負荷がかかっていない点に大変満足しています。

「最も重要なのは、ユーザー自身が望む方法で作業が可能な環境を実現することです。」 と、Murphy 氏は語ります。「普段使いしているアプリをタスクでも活用することで、作業の効率が上がりました。わざわざシステム外でドキュメントを管理する必要がなくなりました。」

会社概要

AvePoint は、デジタル トランスフォーメーションを目指す企業・組織に、Microsoft 365 ソリューションの移行·導入サービスと補完製品を全方向的に提供するソリューション ベンダーです。

「情報プラットフォーム利活用の推進」「働き方改革」「TCO 削減」 など、業種・業界に応じたニーズを、全世界 16,000 組織・700 万人のユーザーに提供しています。