顧客紹介

Cancer Council NSW は、オーストラリア最大規模の癌関連非営利団体です。同団体は、研究から予防、支援に至るまで全方向的に癌に対するアプローチを行っており、約 350 名の従業員と 1,000 名のボランティアがその使命を支えています。同団体はミッションの性質上、財務・法務・人事など多岐にわたる記録を保持・管理する必要があります。

AvePoint のソリューション

Marsh 氏とチームは、HP TRIM から SharePoint Online への移行と、移行後の管理を支援できるベンダーを探すプロセスを開始しました。

「移行を計画していたときは、6 ヶ月後に COVID で在宅勤務が必要になるとは思ってもみませんでした」 と Marsh 氏は語ります。「これ以上ないタイミングだったといえます」。

AvePoint がこの計画のベンダーとして選択され、20 年分の記録を SharePoint Online に移行し、Cloud Records を利用して Cancer Council NSW の記録管理自動化を実現しました。

「Microsoft が提供する既定機能を、AvePoint のツールで強化し、高度な保持プロセスに対応しながら、物理的な記録の管理も実行することに成功しました」 と同氏は説明します。「TRIM のタグ付けの中には、オフサイトの箱に入った物理記録に対するものもありますが、AvePoint のソリューションを利用することで、デジタル記録と並行してトラッキング・管理することが可能になりました。」

Microsoft のラベルでは、フラットな階層構造しか認められておらず、1 件のラベルに許可されているのは 1 アクションのみです。Cloud Records の自動化機能により、より複雑なアクションをユーザーが介入することなく実行することが可能になりました。

「1 レコードあたり 30 分かかっていた 2 ステップのオフボーディング プロセスも、今ではほとんど時間がかからなくなりました。ユーザーを別のディレクトリに移動させるだけで自動的に処理が行われるので、人事担当者も非常に満足しています」と同氏は語ります。「記録の種類に応じて適切な期間、記録を保持することができ、完全にコンプライアンスを遵守することに成功しています。」

また、同団体では、Microsoft 365 内のデータを Cloud Backup で保護しています。「Cloud Backup も便利に利用しています。監査の際にも非常に便利ですし、操作も簡単です」 と同氏は語ります。Cloud Backup はCan同団体のデータ リカバリーに何度も貢献しています。

「ある SharePoint 管理者が主要な SharePoint イントラネット テンプレートのフロントページを誤操作でめちゃくちゃにしてしまい、他のすべてのテンプレートも影響を受けてしまうという事故が発生しました。以前であれば、管理者が何をしたのかを突き止めるのに何時間もかかっていたと思いますが、Cloud Backup を使ったことで、他の従業員が問題に気付くよりも前に、朝の 5 分で復元できました。

別のケースでは、2 件のチームの名前が非常に似ていたせいで、間違ったチームが削除されてしまい、長い間誰にも気づかれることなく放置されているというインシデントが発生しましたが、Cloud Backup のおかげで、必要なデータを取り戻すことができました。」