BDO New Zealand、DocAve Online® の導入により、 Microsoft® Office 365 – SharePoint Online® の バックアップ データ アーカイブをフレキシブルに実行

クリティカル ニーズ

  • フレキシブルなバックアップ スケジュール
  • 時点を指定して実行可能なリストア
  • 法的要求に基づいたバックアップ データのアーカイブ保存

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  • BDO New Zealand
  • 顧客ロケーション ニュージーランド、オークランド
  • 業界 プロフェッショナル サービス
  • プラットフォーム Office 365, SharePoint Online
  • AvePoint ソリューション Cloud Management Cloud Backup

ハイライト

  • SharePoint Online の増分バックアップ ・ プラットフォーム バックアップをスケジュールに従って自動実行
  • 870 名のユーザー リソースをアイテム ・ ライブラリ ・ サイト レベルで最小単位リストア
  • 組織の情報保持ポリシーに従った形式でバックアップ データを簡単に保存
「DocAve Online を導入したことで、起こりうる SharePoint Online のデータ ロスを防止する ことができます」
James Dickinson 氏 CIO、BDO New Zealand

挑戦

870 名以上の従業員を擁する会計事務所である BDO New Zealand は、エンド ユーザー用のコラボレーション プラットフォームとして Microsoft クラウドを検討していました。 SharePoint Online を使いこなしてもらうため、各会員事務所ごとに 1 件、 計 11 件のサイト コレクションを作成しました。

加えて、 「アドバイザリー業務」 「税務業務」 「監査 ・ 会計業務」 の主要 3 業務ごとにチーム サイト ・ サイト コレクションが作成されました。 SharePoint Online 上に構築されたポータルは、Yammer、ドキュメント テンプレート、ワークフローなど生産性向上のための機能を多く備えていますが、ここにいたるまでの道のりは平坦とは言い難いものでした。

最初の移行作業の間、 機能しないサイト テンプレートを誤って本番環境に適用してしまったため、 その時点までに SharePoint Online 移行が完了していたデータがすべて消去されてしまうというトラブルが発生したのです。

「しかも残念なことに、 Microsoft にはコンテンツのバックアップデータが存在しなかったため、 消えてしまったデータを取り戻すことはできませんでした」 と、 BDO NZ で CIO ( 最高情報責任者 を務める James Dickinson 氏は語ります。「幸い、 ユーザーが新環境を使い始める前だったので大規模な混乱は避けられましたが、 改めて DRP の重要さを見せつけられた体験となりました。」

従業員用のリソース ・ トレーニング用のドキュメント ・ チーム サイトなど、 情報環境上の重要データを守るべく、BDO New Zealand は SharePoint Online データのバックアップを実行可能であり、 Microsoft の規定機能が提供するよりも大きなコントロールを効かせることのできるサード パーティ ツールを模索しはじめます。

AvePoint のソリューション

より精緻な Microsoft クラウドのバックアップ取得のため、AuditOne BDO New Zealand では DocAve Online を選択しました。 Office 365 用の運用管理ソリューションである DocAve Online は、 SaaS ソリューションである AvePoint Online Services (AOS) の一環として提供されています。 「我々のニーズに合致するソリューションをいくつか検討しましたが、 SharePoint Online のバックアップ実行をよりフレキシブルに実行できる 点が気に入り、 DocAve Online を選択しました」 と、James 氏は振り返ります。 「しかし、 製品だけでなく、AvePoint との取引ややり取りが気に入ったことも、 大きな決定要因のひとつでした。導入検討から運用管理までの各段階で、 AvePoint の担当チームはきめ細やかに動き、 手を尽くしてくれました。」

規定では、 SharePoint Online は 12 時間毎にバックアップを取り、 データは 14 日間保持されます。 しかし DocAve Online の導入により、 SharePoint Online の増分バックアップとプラットフォーム レベル バックアップをスケジュール通りに自動実行することが可能になり、データ損失防止対策ができるようになりました。 「導入から 1 時間もしないうちに、 サイト バックアップの実行が可能になったのです」 と Dickinson 氏は語ります。 「DocAve は直観的に操作できるため、 使いやすく感じました。」

スケジュールに従ったバックアップの自動化が実現したと同時に、誤って消去してしまったコンテンツをリストアする機能も手にしました。Microsoft の規定機能でもリストアが可能ですが、レベルはサイト コレクションまでとなります。しかし DocAve Online ではアイテム レベルでのリストアが可能であるため、リカバリー ポイントを過ぎたアイテムでもピンポイントで回復することが可能です。

「サイト ・ ライブラリ ・ リスト、 リスト アイテムの各レベルで最小単位リストアを実行できるのはとても助かります」 と、BDO New Zealand でシステム管理者を務める Alexander Bondin 氏は語ります。 「SharePoint Online を規定機能のままで使用すると、 さまざまな制約事項にぶつかってしまいますが、 DocAve Online に備わっているフィルター ポリシーや増分バックアップなどの機能を使いこなすことで、 ずっと柔軟にバックアップを実行することができるようになりました。」

SharePoint Online への移行を進めつつある従業員がまだいる一方で、 一部のユーザーから 「外部ユーザーをポータルのワークスペースに招待し、 コラボレーションをしたい」 という声が上がるようになりました。 しかし、 外部ユーザーを招待する場合は、政府の定める規定に従って運用管理を実行する必要があります。

この問題も、DocAve Online の導入により解決できました。 DocAve Online には、業界規制・法規制に従っ てアーカイブを実行できる機能も備わっています。これで政府の要求に従った形でのコンプライアンス順守が可能となります。

「DocAve は、導入当初の目的以外にも柔軟に使いこなすことができ、とても助かっています」 と、 Dickinson 氏は語ります。「外部ユーザーにポータルへのアクセスを許 可する場合は、保存してあるドキュメントの種類によっては 10 年間、記録を保存する必要があります。しかし、DocAve Online でバックアップを実行することで、監査への対応がぐっと楽になりました。」

また、 BDO New Zealand の規模が拡大するにつれ、SharePoint Online のスケーラビリティの高さを活かして環境を拡大することも視野に入っています。しかし、通常であればデータ量の増大が問題となりえるこのようなケースでも、DocAve Online でバックアップ ・ リストアを実行できるため、データ ロスに神経を尖らせることなく業務を遂行することができます。

「最初の苦い経験から、 データの保護には 「保険」 が絶対に必要なことを身をもって学ばされました」 と、Dickinson 氏は語ります。「DocAve Online を導入したことで、 起こりうる SharePoint Online のデータ ロスを防止することができます」

最終結果

SharePoint Online が提供する規定のバックアップ ・ リ ストアだけでは不十分であることを理解した BDO New Zealand は、DocAve Online のデータ保護機能を導入することにしました。DocAve Online が提供する自動バックアップ機能と最小単位リストア機能により、クラウド上に保存された業務に必要なドキュメントへの常時アクセスが可能となったばかりでなく、従業員が安心して業務に取り組める環境が実現しました。

顧客紹介 BDO New Zealand

BDO New Zealand は、 ニュージーランド最大規模の独立会計事務所組織のひとつです。 BDO New Zealand は、 世界第 5 位の BDO インターナショナルに所属しています。

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