AvePoint Client Services を採用した Assumption High School、データのメタ情報を保持したままMicrosoft Office 365 – SharePoint Online へ のスケジュール移行を実現

クリティカル ニーズ

  • SharePoint 2013 から SharePoint Online への移行を、 メタ情報をすべて保存したまま完了
  • 移行期間中のダウンタイムを最小限に抑制
  • 学期開始前に移行をすべて完了

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  • ケンタッキー州ルイヴィル
  • 顧客ロケーション Louisville, KY
  • 業界 教育
  • プラットフォーム SharePoint 2013, SharePoint Online
  • AvePoint ソリューション

    DocAve 移行 (レガシー環境移行)

ハイライト

  • SharePoint 2013 から Office 365 - SharePoint Online への移行によって 発生する校内 IT チームの負担を、AvePoint Client Services との契約で軽減
  • 移行プロジェクト中のダウンタイムを解消、スムーズな新環境への転換を実現
  • メタ情報を保持したまま 2 ヶ月ですべてのレガシー データを移行し、新学期開始前にすべての IT システムの準備を完了
AvePoint の力なくしては、 Office 365 へのスムーズな移行は不可能だったと思います。AvePoint Client Services には、 プロジェクトを安心して任せることができました
Joyce Koch 氏 Assumption High School IT 責任者

挑戦

Assumption High School の教職員・生徒は、SharePoint 2013 を使用してドキュメントへのアクセス、リクエストの送信、コラボレーションなどを実行してきました。SharePoint では、出欠管理や技術関係・保守管理関係のリクエストの送信、教職員用の目標管理、生徒の成 績関連のリストの保管などを実行しています。また、学科別にサイト・ライブラリを設置し、臨時教師用の計画書などを保存しています。

教職員・生徒の SharePoint 利活用は進んでいましたが、IT 部門は頻繁に保守管理をし なくてはならないサーバーや、不具合解消やアップデートをエンジニアに頼らざるを得ないことに苦 慮していました。

「校内には SharePoint の十分な知識を持った人材がいなかったため、運用管理は頭の痛い 問題となってしまっていました」 と、Assumption High School で IT 責任者を務めるJoyce Koch 氏は振り返ります。「最終的には、校内スタッフで何とかやっていくことになったのですが、更新をかけるたびに、データやシステムが破損してしまうのではないかとビクビクしてしまっ ていました。そのような状態がしばらく続いたため、更新はもうしないという決断を下したのですが、それにもすぐに限界が来ました。」

同校では、このような事態を受け、Microsoft Office 365 – SharePoint Online に移行することを決定しました。

クラウドへの移行により、IT 担当チームがサーバーの保守やアップ デートのインストールを実行する必要も解消されること、教職員や生徒に新システムの使用方法を指導する必要もないことを評価し た結果でした。しかし、「どのように移行を実行するか」 という難題は残されたままでした。

「当初はコンサルティング会社に依頼し、オンプレミスの SharePoint をクラウドに移行する計画でした」 と、Koch 氏は語ります。「しかし、数多くの問題が発生してしまいました。プロジェクト担当コンサルタントの方に、ユーザー全員分の Office 365 のアカウントを作成していただくところまでは漕ぎつけたのですが、最終的には移行プロジェクトは失敗に終わってしまいました。

クラウドへの移行を新学期が始まる秋までに何とか終わらせなくて はならなかったため、適切なソリューションが絶対的に必要なところ でした。」

AvePoint のソリューション

複数の Office 365 移行ソリューションを検討した Assumption High School の IT 担当チームは、AvePoint Client Services を選択しました。移行プロジェクトを適切に実施できる人材が校内に存在しなかったため、 AvePoint の MaaS (サービスとしての移行) を活用してクラウドへの移行を完了することを目指したのです。

「当初依頼したコンサルタントは、AvePoint の移行用ソフトウェア である DocAve 移行ツールを使用して移行を実行しようとしていました」 と、Koch 氏は語ります。「プロジェクト自体は失敗してしまったのですが、その原因はソフトウェアとは何の関係もないところにありました。AvePoint への評価が高いこと、AvePoint の製品である DocAve 移行ツールはやはり AvePoint に任せてみたいとの理由から、 AvePoint Client Services への依頼を決断しました。しかし何よりも、新学期までにすべての移行を完了できると確 約してくれたことが大きかったですね。」

AvePoint のサービス チームからの助言により、 Assumption High School の IT 部門は、移行計画の策定・要件の定義、移行元環境のアセスメントに 2 ヶ月をかけました。

ほとんどの移行は 「移行元にあるものをそのまま移行先に移動させ る」 単純なスタイルで実行することができましたが、SharePoint 2013 の一部のライブラリには特殊なルールを適用しました。

「移行をよりスムーズに終わらせるために、一部のライブラリにフィル ター ポリシーを適用することにしました」 と、Koch 氏は語ります。 「例えば、あるライブラリに保存されている 3 年分のデータのうち、新 環境に移行する必要があるのは 1 年分のみであることが分かった、ということがありました。このような切り分けができるのも、便利なポイントのひとつでした。」

同校は増分移行を利用し、データを効率よく新環境に移行すること ができました。最終的に同校が SharePoint 2010 に移行したデータの総量は約 100 GB となりました。

「移行そのものには、ほんの数日かかっただけでした」 と、Koch 氏は 語ります。「メタデータをすべて移行元と同じ状態で移行できたため、 生徒にも教職員にも全く負担をかけず、スムーズにシステム転換を完了することができました。しかし、何といっても、システムのダウンタイ ムが全くなかったことが非常に大きなメリットでしたね。」

移行プロジェクトの期間中は、AvePoint のサービス チームが Assumption High School の IT チームのパートナーとして、同校のスタッフを支えました。クラウドへの移行の成功のカギとなったのはコミュニケーションとサポートだった、と Koch 氏は振り返ります。

「移行プロジェクトを通じて、AvePoint のスタッフはすべてを非常に わかりやすく説明してくれました。担当チーム一丸となって、我々に サービスを提供してくれたと感じました。私が一番集中することのでき る放課後を選んでプロジェクトにあたってもらいましたし、連絡はいつもタイミングよく取ってもらえました。

しかし、何よりも助かったのは、ポータルをダウンさせずに済んだことで す。SharePoint 2013 の移行の際にはポータルがダウンしてしま い、生徒たちや教職員に不便をかけてしまったという苦い経験が あったので、そのような事態を繰り返さずにすんで安心しました。」

Office 365 - SharePoint Online では、オンプレミス版で必要 だった煩わしいサーバーの保守管理をすることなく、オンプレミスで使 用していたのと同じサイト・サービスにアクセスすることができま す。AvePoint Client Services を採用したことにより、移行はスムーズに完了しました。

「内部だけで移行を終わらせようとしていたならば、同じことはとても ではないですができなかったと思います」 と、Koch 氏は語ります。 「他に選択肢があったとすれば、SharePoint そのものを総取り換えすることだったでしょうが、もちろんそれには多くの時間とお金が必要だったでしょう。

これまで SharePoint で作成してきたものすべてを、他のシステム で再作成することが必要になったとすれば、どれほどの高額な費用が必要となったか、想像するのも恐ろしいことです。それに、生徒も教職員も SharePoint に慣れていましたから、いきなり新しいシステムを習得してもらうのには大きな負担がかかったと思います。」

最終結果

Assumption High School には、クラウドへの移行を実行できる知識を持った人材がいなかったことから、AvePoint Client Services を採用しました。その結果、メタ情報を含めたすべての情報を、移行元にあった状態そのままで Office 365 に移行することに成功しました。また、移行作業はスケジュール設定して実行 することができました。

アクセス権限構造などのメタデータを一切失うことなく移行を完了で きたことに加え、エンド ユーザーにはダウンタイムを経験させなくてすみました。「これまでインストールも移行も数多く経験してきましたが、AvePoint の力なくしては、Office 365 への移行は不可能だったと思います。AvePoint Client Services には、移行プロジェクトを安心して任せることができました」 と、Kosh 氏は語ります。

顧客紹介 ケンタッキー州ルイヴィル

Assumption High School は、ケンタッキー州ルイヴィルに拠点を置くカトリック系の女子高校です。

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