増え続けるデータを効率的に管理する : 文書管理システム (DMS) についての考え方とアプローチ

増え続けるデータを効率的に管理する: 文書管理システム (DMS) についての考え方とアプローチ
増え続けるデータの効率的な管理は、多くの企業・組織にとって切実な問題となっています。この問題の解決は、ドキュメントの蓄積や保存・編集・共有など、日常業務 の中核をなすといっても過言ではないタスクを、文書管理ルールの枠内で実行可能にすることができるか否かが鍵を握ります。

今回の記事では、「利用者が意識しないまま、正しい行動を取ることを楽にする」 をコンセプトに構築されている、AvePoint が提供する 文書管理システム (DMS) ソリューション についてご紹介いたします。

増え続けるデータをどう管理するか
急激に進むデジタル化により、多くの企業・組織が 「データ管理をどのように行うか」 という問題の解決に苦渋しています。2018 年の IDCの調査 によると、世界に存在するデータの量は、2018 年時点での 33 ゼタバイトから、2025 年には 175 ゼタバイトまで増えると予想されています。

増え続けるデータをいかに効率よく管理し、必要なタイミングでいつでも発見できるようなシステムをどのように構築するか は、組織全体の円滑な運営に向けた最重要課題といっても過言ではありません。

ドキュメントを管理する側としては、厳密なルールに基づいた文書管理を行いたいところですが、厳密にしようとすればするほど、現場の作業者に負担がかかってしまう傾向にあります。

逆に現場の作業者としては、「文書の継続的な管理」 ではなく 「スムーズに仕事が終わること」 が重要であるため、可能な限りドキュメント格納に関連するタスクについては作業量を制限したいところですが、文書全体の管理という観点からみると、「作業者に任せきり」 は適切な対応とは程遠いのが現状です。

また、有効なドキュメント管理方法を確立し、ルールを徹底したとしても、環境を整然と保つシステムが存在しない、または利用者の自助努力に頼るばかりでは、時間の経過とともに雑然とした状態に戻ってしまいます。

加えて、時間の経過とともに法令や情報管理ルールの変更、組織改編などが起こった場合は、膨大な手間と時間をかけてシステムを改変する必要が生じる懸念があります。

キーワードは 「タクソノミー」と「自動化」: AvePoint の文書管理システム ソリューション
このような事態の打開のために AvePoint が提供しているのが、DMS (文書管理システム) ソリューションです。

AvePoint の DMS ソリューションは、利用組織のニーズにあわせ、共通の分類方法 (タクソノミー)を組み込んだ文書管理システム を提供します。また、時間の経過や状況の変化とともに、分類法やその実装も変化 させることが可能であるため、長期的な視点に立った文書管理が実現できます。これにより、情報が整った形で整理され、管理の手間や負担を最小限に抑えることもできます。

しかし、どんなに高度な分類法を定めても、職員が実際に利用しなければ効果は発揮されません。また、分類を手入力に頼る場合は、ヒューマンエラーの発生も懸念されます。この問題の解消に有効なのが、自動化 です。

AvePoint の DMS ソリューションでは、ドキュメントの作成者や所属部署等の属性に応じて、自動的に適切な場所へのアップロードが実行される機能をご用意しています。これにより、人的資源に負担をかけることなく、適切な形で整理された情報環境の構成が実現します。
このソリューションをもっと詳しくご紹介すべく、日本マイクロソフト様のご協力をいただき、DMS についてのオンデマンド式オンライン セミナー を配信開始いたしました。

私・塩光がスピーカーを務める本オンライン セミナーでは、「なぜ、文書は見つかりづらくなるのか」 という根本的な疑問から論を起こし、タクソノミー (分類) を取り入れた文書管理システムのメリットについて説明します。また、「利用者が意識しないまま、正しい行動を取ることを楽にする」 をコンセプトに構築されている AvePoint の DMS (文書管理システム) の具体的な機能、期待できる効果についても解説します。

ご登録・視聴は無料となっております。文書管理に関するお悩みをお持ちの皆様に是非ご覧いただければと思います。

文書管理システム (DMS) 関連ソリューション導入事例
Devonport City Council (オーストラリア)
タスマニア州に位置する Devonport 市の議会である Devonport City Council では、記録管理プラットフォームとして Microsoft 365 の活用を検討していましたが、既定機能のみでは Tasmanian Archives Act of 1983 に基づく議会のコンプライアンス責務要件を満たさないことが懸念となっていました。

記録管理に AvePoint のソリューションを導入したことにより、記録担当官用の包括的なレポートの生成が可能になり、担当部署・担当者の負担を軽減することができました。記事全文はこちら

Airways New Zealand (ニュージーランド)
ニュージーランドの国有企業・Airways New Zealand が Microsoft 365 への移行後に直面した問題のひとつが、ニュージーランド国立公文書館が定めた 「公的記録に対する必須基準」 をどのように守るかという問題でした。また、監査の際に提出する必要のあるレポート作成の効率化や、エンド ユーザーの利活用促進をどのように進めるかも問題となっていました。

同社では、AvePoint ソリューションが提供する記録関連レポート生成などの様々な機能を活用し、記録管理の効率性を向上させることに成功しました。記事全文はこちら

おわりに
増え続けるデータを効率的に管理するための 文書管理システム (DMS) についての考え方とアプローチ についてのご紹介はいかがでしたか? 2001 年の創業以来、AvePoint では全世界の企業・組織に対し、SharePoint / Microsoft 365 を更に便利・安心にお使いいただくことを可能にするソリューションを提供しております。

SharePoint / Microsoft 365 に関連した文書管理のお悩みは、是非 AvePoint に解決をご用命ください。お問い合わせは以下バナーをクリックして移動できるソリューション ページ下部の「お問い合わせ」からお気軽にお寄せください。備考欄に「DMS ブログ記事を読んだ」とお書き添えいただけると、対応がスムーズです。