通知設定を心得てTeams中毒を脱却!ライフワークバランスを実現する5つの方法

投稿日: 12/06/2018
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Teams アプリをモバイル端末に入れると、いつでもどこでも仕事ができて便利な反面、業務時間外や休日でも通知が鳴るたびにメッセージをチェックしてしまうことも。これではプライベートの時間が侵食され、ライフワークバランスが崩れてしまいます。

仕事とプライベートの境界を守るために、Teams の通知設定を見直してみましょう。

今回は、通知を適切に管理し、快適な働き方を実現するための 5 つの方法を紹介します。

【注意】 今回の記事は情報提供のみを目的として作成されたものであり、以下でご紹介する機能は、2024 年 12 月 25 日時点で利用可能であるものです。

Microsoft 365 を含むクラウド ツールの性質上、利用可能な機能や設定は今後変更になる場合があります。また、ご契約内容によって一部利用できる機能が異なる可能性もあります。

ご利用の前には必ずご自身のデバイスで確認されることをおすすめいたします。

1.メッセージの種類によって通知設定を変える

すべてのアクションの通知をオンにしていると、膨大な通知が届くことに。その結果、通知とは別のメッセージに目が行き、つい返信してしまうこともあるでしょう。
このような事態を避けるため、通知設定をメッセージの種類ごとに見直して、重要なものだけを受け取るようにするのがおすすめです。

モバイル アプリの通知設定を変更するには、まずモバイル アプリの左上にある三本線アイコンをタップします。設定 > 通知 の順番に選択すると開く画面で、通知設定の管理をすることができます。

モバイル アプリ通知設定を変更する

プッシュ通知設定

Teams のプッシュ通知は、以下のアクションが発生した際に表示されます。
 

  • チャット
  • メンション
  • 返信
  • フォロー中
  • アプリ
  • リアクション
  • ボイスメール
  • その他 

上記のアクションは、個別にオンとオフを選択することができるため、好みやニーズに応じて通知を切り替えることができます。

たとえば 「メンションされた場合は通知してほしいけど、フォローは別に通知されなくてもいい」 という場合は、メンションをオンに、フォローをオフにすれば OK です。また、サウンドやバイブレーションのオンオフもここで管理できます。

2.通知の表示方法を変更する

Teams では、通知の表示方法を「バナー」「フィード」「オフ」の 3 通りから選べます。チームやチャネル、チャットごとに設定できるため、状況に応じて使い分けましょう。
たとえば、業務時間中はバナー表示で即時対応し、平日の業務外はフィード表示、休日は通知をオフにするなど柔軟に設定すると、通知に振り回されずに済みます。

3.通知オフ設定をカスタマイズする

Teams の通知オフ機能を活用すると、曜日や時間帯ごとに通知をカスタマイズできます。たとえば、休日は終日通知をオフに設定し、平日は業務時間外だけ通知をオフにするなど、ライフワークバランスに合わせて柔軟に設定が可能です。この機能を利用すれば、業務時間以外は通知を気にせず、オンオフを切り替えたメリハリのある働き方が実現できます。
 

左のスクリーンショットは、通知ページの最上部にある 通知オフ をタップすると表示される画面です。

毎日通知オフ では通知をオフにする時間を、画面下部の 通知オフ では曜日を選択することができます。


「21 時からは家族の時間を大切にしたい」「土日は通知を気にせず過ごしたいが、手動でオフにすると復帰を忘れそう」「グローバルチーム所属で夜中の通知が気になる」など、さまざまなニーズや悩みに対応できる便利な機能です。

4.フォローしているチャネルの取捨選択をする

業務中の通知が多すぎると感じる場合は、フォローするチャネルを減らすことを検討してみましょう。フォローを見直すことで通知が減り、業務時間外はもちろん、業務中の効率向上も期待できます。
まずは、本当にフォローが必要なチャネルだけを選んでいるか確認してみてください。すでに関わっていないプロジェクトや、一日に一度の確認で十分なチャネルはフォローを外しても問題ないかもしれません。
通知が不要な場合、チームやチャネル、ユーザーの[設定の編集]から[フォロー解除]を選択すればプッシュ通知は届かなくなります。ただし、本当に必要なチャネルまで解除してしまわないように注意してください。
 

5.チャットから退出orミュートする

チャットの通知を減らすには、「退出」や「ミュート」を活用するのもひとつの方法です。たとえば、すでに終了したプロジェクトや関与がなくなったチャットは退出するのがおすすめです。

一方、必要に応じて内容を確認する必要がある場合は、ミュートに設定すると通知を止めつつ会話履歴を残せます。

退出やミュートは、以下の手順で行います。

デスクトップ アプリの場合

チャット参加者欄の右側にカーソルを置くと表示される三点リーダーをクリックして、表示されるドロップダウンから「ミュート」もしくは「退出」を選択します。
 

モバイル アプリ (Android) の場合:

チャット画面の右上部に表示される三点リーダーをタップし、「ミュート」もしくは「退出」を選択します。

通知管理を駆使してプライベートも充実させて!

Teams の通知管理を工夫すれば、仕事に集中しやすくなるだけでなく、プライベートの時間もしっかり確保できます。

フォローするチャネルや通知の表示方法を見直すだけでも大きな効果が得られるので、取り組みやすいものから始めてみてくださいね。

日々の通知を最適化して、ライフワークバランスを充実させましょう。
 

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