Besoins essentiels

  • Administrer de manière centralisée SharePoint Online à plusieurs niveaux
  • Exécuter des recherches de sécurité et des rapports d'audit
  • Rendre compte des indicateurs d'utilisateurs SharePoint Online à plusieurs unités commerciales
  • Recertifier les autorisations des groupes Office 365
  • Créer une expérience utilisateur parfaite

Réussites

  • L’USC a réduit les risques et a amélioré la conformité de la conservation des données de SharePoint Online.
  • L’USC a permis à ses utilisateurs finaux d’approvisionner eux-mêmes des sites SharePoint en matière de règles.
  • L’USC a réduit le temps de gestion des sauvegardes et peut restaurer des éléments granulaires tels que les propriétés d'une liste SharePoint.
« Les produits AvePoint augmentent l’efficacité de notre personnel et réduisent les risques pour la solution SharePoint de l'organisation. »
Joshue Burne Directeur de l'architecture et des solutions informatiques, USC

Profil du client

L'USC est l'une des 150 meilleures « jeunes » universités au monde et est classée par les étudiants comme l'une des meilleures universités d'Australie pour la qualité de l'enseignement et l'expérience globale. L'USC offre des options d'études flexibles dans un réseau de sites d'enseignement entre Brisbane et la région de la côte Fraser. Tous les programmes incluent une formation pratique ou des stages et mettent l'accent sur les compétences de base dont les étudiants auront besoin dans leur futur milieu de travail. En 2017, l’USC s'est classée parmi les trois meilleures universités d'Australie en termes de satisfaction des employeurs à l'égard des diplômés.

Le défi

L’USC, une utilisatrice DocAve de longue date, a migré vers Office 365 et avait besoin d'un nouvel ensemble de solutions pour gérer SharePoint Online.

En tant qu'université publique comptant 1 500 utilisateurs SharePoint uniques, l’USC avait besoin d'un environnement offrant une expérience utilisateur parfaite pour permettre à son personnel de fournir des sites de collaboration basés sur des modèles existants et approuvés pour les projets et les comités.

L’USC souhaitait également une plus grande visibilité et un meilleur contrôle de son environnement.

Concrètement, elle souhaitait une solution qui pourrait permettre une administration centralisée de SharePoint à plusieurs niveaux, ainsi qu'un centre de rapports pour les recherches de sécurité et les rapports d'audit. Pour ce faire, l'université cherchait un outil qui pourrait faciliter la distribution des rapports d’indicateurs SharePoint à une grande variété d'unités commerciales, notamment le service informatique, la gestion des connaissances, les services juridiques et d'autres encore.

Enfin, l’USC avait besoin d'un outil de sauvegarde et de restauration pour les 302 Go de données dans son environnement SharePoint, qui pourrait restaurer des éléments granulaires tels que les propriétés d'une liste SharePoint.

La solution AvePoint

Après avoir utilisé AvePoint pour leur environnement SharePoint local, l’USC a constaté que l'utilisation des solutions cloud d'AvePoint était une évidence.

« AvePoint était le leader du marché, il n'y avait pas vraiment de produits comparables au moment où nous examinions nos options », a déclaré Joshua Burne, directeur de l'architecture et des solutions informatiques de l’USC.

Après avoir mis en place AvePoint Cloud Backup, l’USC a constaté qu'elle appréciait la simplicité du produit.


« Il fonctionne et il est fiable. Nous avons trouvé les produits AvePoint très simples, les règles nous permettent de « paramétrer et d'oublier » et nous n'avons pas à passer beaucoup de temps à gérer les sauvegardes dans notre environnement », a expliqué Joshua.

Quant à Cloud Governance d’AvePoint, l’USC l'utilise pour aider ses utilisateurs finaux à approvisionner eux-mêmes des sites SharePoint.

« Nous avons un certain nombre de modèles basés sur des cas particuliers d'utilisation commerciale. Nous utilisons Cloud Governance afin de mettre en œuvre un questionnaire pour notre personnel, qui automatise l'approvisionnement technique des sites et les paramètres de sécurité associés », a indiqué Joshua. « Les paramètres permettent de garantir que les informations ne soient pas accidentellement partagées avec des éléments externes à notre organisation, si cela n'est pas approprié. »

Ce qu’il faut retenir

Avec les produits AvePoint, l’USC est en mesure d'offrir un environnement collaboratif à son personnel. Avec de nouvelles fonctionnalités de création de rapports et de nouveaux rapports d'audit, l’USC est désormais en mesure de réduire les risques de conformité pour son organisation, tout en offrant à son personnel une expérience utilisateur parfaite.

Dans un avenir proche, l’USC prévoit de tirer parti de Cloud Governance afin d’atténuer les risques potentiels lors de la mise en place de Microsoft Teams, qu’elle considère comme une part importante de sa collaboration à venir.

« Nous pensons qu'AvePoint facilitera la gestion des risques associés à la mise en place de Microsoft Teams, comme pour les risques liés à SharePoint Online », explique Joshua.

L’USC a pu constater l’exceptionnelle compétence de l'équipe de support technique d'AvePoint.

« L'équipe de support technique a été fantastique. Elle dispose d’une connaissance approfondie de ses produits, est dotée de bonnes capacités de communication et résout les problèmes rapidement », indique Joshua.

À propos d'AvePoint

AvePoint accélère la réussite de votre transformation numérique. Plus de 16 000 entreprises et 7 millions d’utilisateurs Office 365 dans le monde font confiance aux logiciels et services AvePoint pour la migration, la gestion et la protection de leurs données, qu’elles soient stockées sur des environnements cloud, locaux ou hybrides. Élue à quatre reprises partenaire Microsoft de l’année, AvePoint est Microsoft Global ISV Partner et a été nominée six fois pour le Inc. 500|5000 et cinq fois pour le Deloitte Technology Fast 500™. Créée en 2001, AvePoint est une entreprise privée dont le siège se trouve à Jersey City, New Jersey.