Grâce à AvePoint Cloud Governance, nous avons pu éviter la prolifération initiale et évaluer l’adéquation de Teams.
Basée au Royaume-Uni, Cambridge Consultants est une entreprise internationale de conseil en développement de produit et en technologie qui fournit des services de recherche et développement externalisés.
Cambridge Consultants compte 900 collaborateurs sur sept sites à travers le monde. Fondée il y a plus de 60 ans, l’entreprise traite une moyenne de 400 projets par an. Ses ingénieurs, concepteurs, scientifiques et consultants travaillent avec des informations sensibles, ce qui signifie que l’accès aux données des projets est limité au principe du « besoin d’en connaître ».
Pendant le processus d’adoption de Microsoft Teams, Cambridge Consultants s’est mise en quête d’un outil de gouvernance afin de synchroniser l’adhésion des groupes de sécurité d’Active Directory et de mettre en place des règles d’accès homogènes pour tous les systèmes.
« Pendant des années, nous avons utilisé une solution personnalisée qui permettait à nos responsables de projet d’actualiser les groupes de sécurité Active Directory en y ajoutant les membres des différentes équipes de projet », explique Julie Peck, Enterprise Applications Architect chez Cambridge Consultants. « Les groupes de sécurité étaient ensuite utilisés par toutes nos applications contenant des données de projet. Pour nous, il était essentiel que Teams fonctionne sur le même modèle. »
Pour garantir une adoption optimale de la part des utilisateurs finaux, Cambridge Consultants souhaitait les autoriser à créer eux-mêmes des équipes Teams tout en contrôlant les risques de prolifération et d’accès non autorisé à certains contenus.
Cambridge Consultants recherchait également des outils pour surveiller l’utilisation faite de l’application par ses collaborateurs, s’assurer de la conformité des équipes Teams et de la validité des accès octroyés aux collaborateurs.
L’entreprise souhaitait être en mesure de gouverner l’ensemble du cycle de vie des informations et de déterminer à quel moment les données deviennent inutiles et peuvent être supprimées.
Chez Cambridge Consultants, toutes les demandes de création d’équipes Microsoft Teams sont traitées par le service informatique, qui les divise en deux catégories : « Projet » et « Publique ».
Pour les équipes de type « Publique », il n’existe qu’une seule configuration. Pour les équipes de type « Projet », il existe deux sous-catégories selon si elles sont destinées à la communication interne ou avec le client.
Pour chaque type d’équipe Teams, le service informatique envoie à l’utilisateur un formulaire à remplir afin que son équipe soit provisionnée et configurée conformément aux règles de gouvernance de l’entreprise.
« Lorsqu’il remplit le formulaire de demande, l’utilisateur peut désigner un interlocuteur primaire ou secondaire pour l’équipe Teams et créer un nom en appliquant les conventions de désignation propres aux équipes Projet », explique Joel Sutherland, IT Applications Analyst chez Cambridge Consultants.
À mesure qu’elle poursuit le déploiement de Teams, l’entreprise prévoit d’autoriser les utilisateurs à remplir le formulaire de création d’équipe Teams via SharePoint.
Cambridge Consultants a également mis en place des services permettant d’éditer les noms des groupes Microsoft 365, de modifier les détails des groupes et de supprimer des utilisateurs d’un groupe.
« La solution Cloud Governance d’AvePoint nous permet de configurer nos groupes Microsoft 365 pour l’adhésion à une équipe Teams, ce qui s’est révélé très utile », se félicite M. Sutherland.
Chez Cambridge Consultants, l’auto-provisioning encadré est activé pour les sites SharePoint.
Les utilisateurs remplissent un questionnaire disponible dans le catalogue des espaces de travail sur le site SharePoint de l’entreprise. Une fois que le questionnaire est rempli, il est soumis au supérieur hiérarchique de l’utilisateur pour approbation.
Une fois approuvée, la demande est automatiquement envoyée dans le flux de travail pour créer le groupe avec la configuration adéquate. L’utilisateur reçoit alors un e-mail l’informant que son espace est à disposition.
L’entreprise Cambridge Consultants est très satisfaite de l’adoption et du succès de Teams. Sur 900 collaborateurs, 851 sont des utilisateurs actifs de Teams. En 28 jours, plus de 12 000 messages de canal et plus de 121 316 messages de chat ont été échangés.
L’entreprise est ravie du niveau de contrôle dont elle dispose en ce qui concerne la création des équipes Teams. « Grâce à AvePoint Cloud Governance, nous avons pu éviter la prolifération initiale et évaluer l’adéquation de Teams », déclare M. Sutherland.
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Grâce à AvePoint Cloud Governance, nous avons pu éviter la prolifération initiale et évaluer l’adéquation de Teams.