Sycor stellt die Kontrolle über seine Collaboration-Umgebung und M365 Daten-Wiederherstellung durch Governance und Backup sicher

Kundenanforderungen

  • Umfängliche Sicherung von 13 TB an M365-Daten, inklusive Planner, bei gleichzeitiger Erfüllung der Datenschutz- bzw. DSGVO-Anforderungen
  • Reibungslose Verwaltung von Microsoft Teams und Automatisierung von Geschäftsprozessen

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DIE GRÖßTEN ERFOLGE

  • Minimierung der Folgen von Datenverlusten und
    -verfälschungen und somit Steigerung des Kundenvertrauens
  • Erhebliche Zeit- und Aufwandersparnis durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen
  • Sicherstellung der Kontrolle in der Arbeits-Umgebung des Unternehmens mithilfe einer erleichterten Mitgliederverwaltung in Teams

Wir haben bei der Produktvorstellung gesehen, dass die Lösung von AvePoint einen sehr ausgereiften Charakter hat; alle wesentlichen Anforderungen, die im Katalog zusammengetragen wurden, haben sich in AvePoint Cloud Governance wiedergefunden und die Anforderungen wurden komplett erfüllt.

ROLF GOTTSCHALK PROJEKTLEITER BEI SYCOR GMBH

KUNDENPROFIL

Die SYCOR GmbH wurde 1998 gegründet, seither ist das Unternehmen kontinuierlich gewachsen und gehört heute zu einem der führenden deutschen mittelständischen IT-Beratungs- und Systemintegrations-Unternehmen. Als Full-Service-Anbieter deckt die Sycor Gruppe das gesamte Spektrum der Informations- und Kommunikationstechnik ab.

Mit einem Team von über 600 Mitarbeitern in Deutschland, Asien und Nordamerika sorgt das Unternehmen für dauerhafte Kundenzufriedenheit über die gesamte Wertschöpfungskette, wobei technische Neuerungen, Know-how und jahrelange Erfahrung die ideale Kombination für zukunftsweisende Ideen und die bestmögliche Weiterentwicklung ihrer Kunden bilden.

HERAUSFORDERUNG

Microsoft 365 und insbesondere Teams nimmt in immer mehr Unternehmen eine zentrale Rolle ein, da es die Kommunikation fördert und eine verbesserte Zusammenarbeit sicherstellt. Durch weitere Anwendungen wie Microsoft Planner, die in Teams integriert werden können, wird zudem die gemeinschaftliche und vor allem strukturierte Projekt- und Teamarbeit ermöglicht. Auch für die SYCOR GmbH ist Teams zu einem elementaren Bestandteil der Zusammenarbeit geworden.

Um knapp 13 TB an M365-Daten und den gesamten Collaboration-Hub, den Microsoft bietet, umfänglich sichern zu können, war das Unternehmen auf der Suche nach einem Backup-Drittanbieter. Native M365 Möglichkeiten, wie zum Beispiel der Papierkorb, die Versionierung, Retention Policies oder der Litigation Hold konnten nicht alle Anforderungen hinsichtlich des Datenschutzes bzw. der DSGVO erfüllen.

Darüber hinaus spielt die strukturierte Nutzung von Teams eine maßgebliche Rolle für Sycor, damit die reibungslose Verwaltung von Teams sowie die Automatisierung von Geschäftprozessen abgebildet werden konnte. Auch hierfür sollte ein Partner gefunden werden, der die passende Lösung bietet.

AVEPOINT-LÖSUNGEN

Um den idealen Backup-Anbieter zu finden, erstellten Sebastian Meister - System Engineer - Rolf Gottschalk - Projektleiter - und Christoph Merz - Lead Corporate IT, IT-Operations - einen Anforderungskatalog, in dem sie die Prioritäten der einzelnen Backup-Funktionen definierten. Nach einer initialen Auswahl von Anbietern wurde der Anforderungskatalog mit den Leistungen der Drittanbieter abgeglichen. Zudem erfolgte die Gegenüberstellung der Microsoft und Hersteller-Features. „Die Differenz von dem, was Microsoft bietet und was nicht, haben wir letztlich im Backup-Tool gefunden“, erklärt Rolf Gottschalk.

Nach einer Produktvorstellung sowie einem Pilot-Einsatz und der Durchführung relevanter Tests, entschied sich die SYCOR GmbH für die Cloud Backup-Lösung von AvePoint. Der Funktionsumfang der Lösung, die Sicherung aller primärer M365-Anwendungen sowie die darin enthaltenen Daten und insbesondere das Planner-Backup waren hierbei maßgeblich. Denn da Planner als Aufgabenmanagement-Tool im Unternehmen genutzt wird und sich die Mitarbeiter darauf verlassen, dass sie zu jeder Zeit auf ihre Aufgaben und Daten zugreifen können, war die Sicherung dieser Anwendung ausschlaggebend. Falls die Wiederherstellung dieser nicht gegeben ist, könnte das fatale Folgen haben.

Doch auch weitere Funktionen, wie zum Beispiel AVA (AvePoint Virtual Assistant), der User-Self-Service zur Wiederherstellung verloren gegangener Inhalte, das user- und adminfreundliche Frontend und die Erfüllung der DSGVO-Vorschriften überzeugten den Kunden.

„Aufgrund der Kundenverantwortung, die wir tragen, kam für Sycor nur ein gut qualifizierter und marktführender Anbieter infrage, jemand, auf den man sich verlassen kann“, so Sebastian Meister. „Es war uns wichtig, einen Blick auf die Roadmap und die Entwicklung zu werfen, um zu sehen, was in der Vergangenheit entwickelt wurde, und zwar wie schnell und wie gut. Daraus lässt sich schließen, dass sich der Anbieter weiterentwickelt und darauf legen wir Wert.“

Auch in der Praxis bewährt sich die AvePoint-Lösung: Gewünschte Restores konnten erfolgreich durchgeführt werden und erweisen sich als sehr simpel und intuitiv.

Doch Sycor legt nicht nur auf die Sicherung der Daten großen Wert, sondern ebenso auf die einheitliche und geordnete Nutzung von Microsoft Teams. Mithilfe einer Cloud-Governance-Lösung sollten mehrere Faktoren der Teams-Verwaltung ermöglicht werden. Auch die Automatisierung von Geschäftsprozessen spielte eine zentrale Rolle bei der Wahl der Governance-Lösung.

Obwohl Sycor ursprünglich nicht geplant hatte, beide Lösungen vom gleichen Anbieter zu beziehen, bewegten sie die bis dato gemachten positiven Erfahrungen dazu, AvePoint noch einmal in Betracht zu ziehen und die Hersteller-Features mit denen anderer Anbieter und den nativen Möglichkeiten von Microsoft zu vergleichen.

Der große Funktionsumfang, die durchdachte, etablierte und ausgereifte Lösung sowie die Single Vendor Strategie haben letztendlich bei der Entscheidung für AvePoint gesprochen. „Wir haben bei der Produktvorstellung gesehen, dass die Lösung von AvePoint einen sehr ausgereiften Charakter hat; alle wesentlichen Anforderungen, die im Katalog zusammengetragen wurden, haben sich in AvePoint Cloud Governance wiedergefunden und die Anforderungen wurden komplett erfüllt“, zählt Rolf Gottschalk auf.

Durch Cloud Governance von AvePoint kann Sycor nun die vorab definierten Governance- Regeln (z.B. Namensgebung) durchsetzen und das nicht nur während der Teams-Bereitstellung, sondern auch im Verlauf des Lifecycles.

Die eindeutigen Verwantwortlichkeiten, die bei der Erstellung eines Teams festgelegt werden, erleichtern die Mitgliederverwaltung. Dies spielt nicht nur in der internen Zusammenarbeit eine zentrale Rolle, sondern auch beim Gästemanagement.

Mithilfe der Cloud Governance-Lösung kann ein Gast der Umgebung hinzugefügt werden. Nach einer bestimmten Zeitdauer wird der Gast-Verantwortliche jedoch zur Prüfung der Aktualität dieser Berechtigung aufgefordert, woraufhin eine Verlängerung des Gast-Accounts beantragt oder der Off-Boarding-Prozess eingeleitet wird. Durch diese automatisierte und regelmäßige Prüfung der Teams-Mitglieder behält Sycor die Kontrolle in seiner eigenen Umgebung und stellt sicher, dass Sicherheitslücken geschlossen werden.

Cloud Governance erleichtert zudem die Bereitstellung von Arbeitsbereichen. Mithilfe des Self-Services MyHub können Mitarbeiter selbstständig Teams erstellen. Anhand eines im Voraus definierten Fragebogens werden die Nutzer bei der Erstellung angeleitet, sodass das Team ihren Bedürfnissen entspricht. Manuelle Aktivitäten, wie zum Beispiel die Anforderung per Mail an den Service Desk und eine darauffolgende Abstimmung bei fehlenden Informationen, entfallen, was eine erhebliche Zeit- und Aufwandersparnis für das Unternehmen bedeutet. „Fakt ist: Bei der jetzigen Konfiguration sparen wir wirklich einiges an Zeit; der Aufwand reduziert sich auf die Hälfte“, so Gottschalk. „Zusätzlich spart auch der Admin immens viel Zeit.“

DAS FAZIT

Die Unterstützung durch AvePoint beschreibt Sycor als außergewöhnlich, ernstgemeint und partnerschaftlich. In Support-Fällen überzeugt das engagierte Team durch zeitnahe Unterstützung und kompetente Beratung.

Mit dem Einsatz der Lösungen hat Sycor das Ziel erreicht, eine sichere und geordnete Umgebung bereitzustellen. Die Folgen von Datenverlusten und -verfälschungen werden erheblich reduziert und das Kundenvertrauen gesteigert. Durch die SaaS-Lösung und die Automatisierung von Prozessen minimiert das Unternehmen infrastrukturelle sowie administrative Aufwände und spart personelle Ressourcen, die an anderer Stelle eingesetzt werden können.

Auch in Zukunft plant das Unternehmen, die Automatisierungsmöglichkeiten von M365 weiter auszubauen und so Abläufe zu vereinfachen. Zusätzlich möchte Sycor eine Vielzahl noch bestehender On-Prem-Systeme – soweit möglich – in die Cloud verschieben.