AVEPOINT-LÖSUNGEN
Mit Microsoft Teams hat sich Thomas Lorenz, früher interner Mitarbeiter und heute externer Informationssicherheitsbeauftragter der Megatech Industries AG, für eine moderne Cloud-Plattform entschieden, um die Zusammenarbeit auf allen Unternehmensebenen zu fördern. Mit Microsoft Teams haben die Mitarbeiter Zugriff auf alle Unterhaltungen, Besprechungen und Dateien des jeweiligen Teams. Dabei kann jeder Mitarbeiter seine Teams bzw. Groups anlegen, diese als Besitzer selbst verwalten und per E-Mail erreichbar machen. Was für Start-ups und kleine Firmen ohne Administrator gut funktioniert, kann bei größeren Unternehmen für Schwierigkeiten bezüglich der Bereitstellung der Teams sorgen.
„Microsoft Teams ist ein sehr gutes Tool zur Kollaboration im Unternehmen, das allerdings auch die unkontrollierte Erstellung von Teams ermöglicht“, berichtet Thomas Lorenz. „Unsere Notlösung waren daher eine lange Zeit Zugriffsbeschränkungen, sodass nur bestimmte Nutzer Teams erstellen durften. Dies führte dazu, dass es einen enormen E-Mail-Verkehr bezüglich Anfragen zur Erstellung von Teams und Aufnahme von Mitgliedern gab. Dies war umständlich und zeitaufwendig. Deswegen haben wir eine Lösung gesucht, die uns dabei unterstützt, geordnete Strukturen festzulegen, um Microsoft Teams für uns ideal nutzen zu können.“
Der Beratungspartner des Unternehmens, novaCapta, nahm sich gemeinsam mit Thomas Lorenz dieser Herausforderung an und empfahl AvePoint Cloud Governance als zuverlässiges Produkt mit umfassenden Funktionen. „Die Kriterien waren klar: Uns war besonders wichtig, dass die reine Provisionierung automatisch sowie auch nachgelagert erfolgen kann, dass es mindestens zwei Genehmigungsstufen gibt, dass mithilfe von Vorlagen gearbeitet werden kann und damit eine einfache Usability mit vom Administrator gesetzten Voreinstellungen gegeben ist“, so Thomas Lorenz. „Wir haben die Lösung von AvePoint auf diesen Kriterien basierend ausführlich getestet und für sehr gut befunden. Alle unsere Anforderungen wurden erfüllt.“
Auch eine weitere Funktion – die Protokollierung der Benutzerzugriffe – sorgte für positiven Zuspruch: „Zuvor haben wir die Zugriffsberechtigung über das Ticketsystem nach dem weltweiten Industriestandard ITIL genutzt und mussten jedes Mal ein Ticket eröffnen, wenn wir bestimmte Protokolle anfordern wollten. Mit der Protokollierungsfunktion von AvePoint sehen wir nun jederzeit automatisch im Hintergrund, wer wann welche Anforderungen gesetzt hat und wie diese genehmigt wurden. Dies vereinfacht die Arbeit für uns enorm, sodass wir die Protokollierung im Nachhinein sogar als weiteres Kriterium aufnahmen.“
Ein Ansprechpartner von AvePoint unterstützte Thomas Lorenz bei der Einrichtung und der Handhabung der verschiedenen Einstellungen. Nach den jeweiligen Einrichtungen wurden erste erfolgreiche Tests durchgeführt, sodass Megatech innerhalb kürzester Zeit geordnete Strukturen in seine Microsoft Teams-Plattform bringen konnte. „Uns hat die Einführung von Cloud Governance Spaß gemacht, denn unsere Ansprechpartner waren stets für uns da, beantworteten unsere Fragen immer schnell und kompetent und haben dafür gesorgt, dass das Produkt in kürzester Zeit vollständig einsatzbereit war“, sagt Thomas Lorenz. „Dass die Lösung umfassende Funktionen enthält und zuverlässig arbeitet, war für uns ausschlaggebend, aber wenn man auch noch mit sympathischen Ansprechpartnern zusammenarbeitet, ist das natürlich Gold wert.“
Wir erreichen durch die Cloud Governance größtmögliche Datenminimierung und erhöhen damit nicht nur unsere Produktivität, sondern erreichen auch eine hohe Datensicherheit, die für jedes Unternehmen essentiell sein sollte.