Intrepid Travel reduziert IT-Arbeitslast um 40 Stunden pro Monat mit AvePoint Cloud Governance
Die größten Erfolge
Standort Melbourne, Australia
Branche Travel
Plattform Microsoft 365
Gegründet von zwei bärtigen Backpackern, die mit einer Schreibmaschine und einem Küchentisch Intrepid Travel schließlich zum weltweit größten Unternehmen für Abenteuerreisen in Kleingruppen herangezogen haben. Mit mehr als 2.300 Mitarbeitern, Reiseführern auf der ganzen Welt und mehr als 1.000 verschiedenen Reisen quer über alle Kontinente, versucht das Unternehmen, verantwortungsbewusstes Reisen und das große Abenteuer anzubieten.
Kundenanforderungen
- Reduzierung und Kontrolle von Wildwuchs bei SharePoint und Teams
- Gewährleistete Sicherheit von Zugängen und Besitz-Zuordnungen
- Ein einfaches, effektives und skalierbares Tool
Herausforderung
Für das internationale Reisebüro mit Sitz in Melbourne, Australien, bedeutete der Umzug in die Cloud die Möglichkeit, Latenzzeiten zu reduzieren, Kollaboration zu fördern und mit dem Wachstum Schritt zu halten.
Ursprünglich wurde Office 365 wegen Outlook Online und Skype for Business eingeführt, doch Intrepid Travel begann schnell mit der Einführung von SharePoint Online und Microsoft Teams. Als Intrepid beschloss, Microsoft Teams im gesamten Unternehmen einzuführen, war die Akzeptanz der Nutzer eine Überraschung.
"Wir haben nie jemanden in der Organisation gezwungen, Teams zu akzeptieren oder zu verwenden, wir haben es einfach eingeschaltet und haben still und leise von Skype zu Teams gewechselt. Ein Mitarbeiter sprach mit einem anderen Mitarbeiter, der Teams verwendete - und bevor wir uns versahen, war die Mehrheit unserer Mitarbeiter bereits dabei", erklärte Gavan Meyer, SharePoint Architect, Intrepid Travel.
Drei spezifische Herausforderungen traten ebenso schnell auf wie die Akzeptanzrate stieg.
"Wildwuchs, mangelnde Konsistenz und Sicherheitsprobleme", sagte Meyer. "Jeder kann eine SharePoint-Site und ein Team erstellen", so Meyer. "Da wir in vielen verschiedenen Ländern tätig sind, funktioniert jedes Büro auf seine eigene Art und Weise anders."
Die Duplikation des Arbeitsbereichs und die Verwaltung der laufenden Berechtigungen waren besonders schwierig zu handhaben.
"Normalerweise waren es nur einfache Namensinkonsistenzen, die dazu führten, dass es mehrere Teams gab, die fast genau gleich benannt waren", sagte Meyer. "Darüber hinaus haben Kollegen, die die internen Sicherheitsregelungen nicht verstanden, entweder jedem oder niemandem Zugang gewährt."
SharePoint-Architekt Intrepid Travel
AvePoint-Lösung
Intrepid hat sich vor der Investition in AvePoint nach anderen verfügbaren Lösungen auf dem Markt erkundigt.
"Wir haben den Markt durchforstet und alle unsere Recherchen durchgeführt. Am Ende blieben wir bei AvePoint, weil Ihre Lösung sinnvoll war und funktionierte", erklärte Meyer. "Es war eine gute Erfahrung und bereitete mir keine Kopfschmerzen. Wir haben keine Zeit für eine komplizierte Lösung."
Durch den Einsatz von Cloud Governance für die Bereitstellung von Microsoft-Teams, Office 365-Gruppen und SharePoint Online fördert Intrepid die nachhaltige Zusammenarbeit und Akzeptanz.
"Wir [kontrollieren] den Wildwuchs, indem wir während der Bereitstellung Felder wie Unternehmen, Abteilung und Standort verpflichtend abfragen. Wir erhalten auch Benachrichtigungen für Sites die schon länger nicht mehr genutzt wurden", so Meyer.
Cloud Governance verbesserte die Kontrolle des Intrepid IT-Teams über Benennung und Besitzverhältnisse, was die Konsistenz in der gesamten Umgebung verbesserte.
"Mit Cloud Governance erreichen wir die gewünschte Konsistenz, weil die Leute einen Fragebogen ausfüllen müssen, bevor sie eine Site oder ein Team anfordern können. Dadurch konnten wir unseren Nutzern Richtlinien und Orientierung geben", sagte Meyer.
Hinsichtlich der Sicherheit ihrer Office 365-Umgebung war es für Intrepid von größter Bedeutung, dass sie die Kontrolle behalten und die genauen Besitzer von Inhalten jederzeit nachverfolgt werden können.
"Die Software legt die Besitzer und Administratoren standardmäßig fest, gibt uns ein einziges Konto, um alles zu verwalten, und schickt uns auch Benachrichtigungen, wenn der Platz auf den Sites knapp wird", erklärte Meyer.
Nächste Schritte
Die Cloud Governance von AvePoint hat bereits einen greifbaren Wert für das IT-Team von Intrepid gezeigt und dessen Belastung verringert.
"Die Zeitersparnis ist definitiv spürbar. Letzten Monat haben wir 58 neue Sites in SharePoint erstellt. Im Durchschnitt hätte das etwa 40 IT-Arbeitsstunden bedeutet. Das beinhaltet nicht einmal das Training der Service Desk-Mitarbeiter.", sagte Meyer. "Insgesamt sparen wir also durch die Cloud Governance jedes Jahr etwa 3 Monate Arbeit ein. Darüber hinaus haben wir die Kontrolle über unsere Umgebung."
Insgesamt ist Intrepid mit der Leistung der Cloud Governance sehr zufrieden.
"In über zwei Jahren habe ich nicht mehr als zwei Anrufe bei Ihrem technischen Support registriert. Das Tool war leicht zu verstehen, es funktionierte gut und es ist einfach. Es ist buchstäblich so einfach", sagte Meyer.
