HAFN IT gestaltet die Zukunft des Service Managements mit AvePoint Elements
Standort Hamburg
Branche Information Technology
Plattform Microsoft 365
Die HAFN IT GmbH wurde im Jahr 2020 von erfahrenen IT-Experten gegründet. Seitdem hat sich das Unternehmen mit Sitz im Herzen Hamburgs zu einem Spezialisten für die standardisierte Implementierung und den Betrieb von Microsoft 365- und Azure-Infrastrukturen entwickelt. Der Fokus liegt dabei auf dem deutschen Mittelstand mit Unternehmensgrößen zwischen 50 und 1.500 Anwendern.
Mit einem Team von mittlerweile rund 25 Mitarbeitenden unterstützt HAFN IT seine Kunden dabei, moderne Cloud-Umgebungen effizient einzuführen und nachhaltig zu betreiben. Der Ansatz ist dabei stark strukturiert, auf Skalierbarkeit ausgelegt und setzt in weiten Teilen auf Automatisierung, um eine hohe Qualität und Verlässlichkeit sicherzustellen.
Ob digitaler Arbeitsplatz oder Cloud-Infrastruktur: HAFN IT übernimmt nicht nur die Implementierung, sondern auch den laufenden Betrieb. Von Hamburg aus betreut das Unternehmen Kunden in der gesamten DACH-Region. Viele dieser Unternehmen sind international tätig – und verlassen sich dabei auf HAFN IT als Partner für die sichere und zukunftsfähige Verwaltung ihrer Microsoft-Cloud-Umgebungen.
Herausforderung
Bei der Arbeit mit mittelständischen Unternehmen stößt die HAFN IT regelmäßig auf wiederkehrende Herausforderungen: M365- und Azure-Umgebungen müssen nicht nur sicher eingeführt, sondern auch nachhaltig betrieben und konsequent weiterentwickelt werden. Kunden erwarten dabei Transparenz, Compliance und einen hohen Automatisierungsgrad – ohne dabei an Flexibilität zu verlieren.
HAFN IT verfolgt genau diesen Ansatz: weg von punktuellen Migrations- oder Beratungsprojekten hin zu einer standardisierten und skalierbaren Betriebsplattform. Die zentrale Herausforderung bestand darin, die eigenen Best Practices für Microsoft-365-Umgebungen so umzusetzen, dass sie bei jedem Kundenprojekt zuverlässig angewandt, dokumentiert und betrieben werden können – unabhängig von Unternehmensgröße oder internationaler Ausrichtung.
Früher nutzte HAFN IT dafür Lösungen wie AvePoint Fly für die sichere Datenmigration oder Policies & Insights, um Security und Governance bei Kunden signifikant zu verbessern. Der nächste Schritt war, eine Lösung zu finden, die die Implementierung von Cloud-Umgebungen konsequent standardisiert, von Anfang an sauber dokumentiert und den reibungslosen Übergang in den Managed Service ermöglicht. Mit AvePoint Elements fand HAFN IT genau diese Möglichkeit.
AvePoint-Lösung
Elements
Begonnen hat die Partnerschaft zwischen AvePoint & HAFN IT mit einzelnen Migrationen über AvePoint Fly, später folgte die Umstellung der meisten Backup-Kunden auf AvePoint Cloud Backup. Schritt für Schritt entwickelte sich daraus eine enge Zusammenarbeit, in der AvePoint-Produkte heute ein fester Bestandteil der HAFN Managed Services sind – inklusive Lizenzierung und direkter Integration in die Servicepakete.
Mit Elements wurde schließlich ein entscheidender Meilenstein erreicht: HAFN IT kann dadurch alle Kundentenants zentral, standardisiert und automatisiert verwalten. Prozesse, die zuvor mit Bordmitteln von Microsoft oder individuellen Skripten manuell abgewickelt wurden, laufen heute in einer Plattform zusammen. Das macht die Übergabe von Projekten in den Betrieb deutlich effizienter, reduziert Fehlerquellen und entlastet interne Teams.
Schnell war klar: Der Einsatz von AvePoint Elements ist weit mehr als die Einführung eines einzelnen Tools – es ist die Basis für ein konsistentes, skalierbares und zukunftssicheres Serviceangebot. Entscheidend ist nicht ein einzelnes Feature, sondern das Gesamtpaket: die nahtlose Integration von Backup, Policies & Insights, Konfigurationsmanagement und die Perspektive, sukzessive weitere Bereiche wie Endpoint Management einzubinden.
Besonders stark genutzt wird das Konfigurationsmanagement der Tenants, das es erlaubt, Standardkonfigurationen weiterzuentwickeln und konsistent über alle Kundenumgebungen auszurollen. Damit entstehen klare Leitplanken für den Betrieb, die gleichzeitig genügend Flexibilität für individuelle Anpassungen lassen.
Auch die Implementierung verlief reibungslos: Bestehende Skripte und Konfigurationen konnten mit überschaubarem Aufwand in Elements überführt werden. Seit Mitte 2023 nutzt HAFN IT nun Elements für die Einrichtung von Kunden-Backups. Mit der Einführung des AvePoint Baseline Managements im Jahr 2025 können nun auch neue Kundentenants direkt über Elements aufgesetzt werden.
Für die Kunden von HAFN IT bleibt Elements im Hintergrund – sie profitieren von höherer Sicherheit, besserer Governance und einer nahtlos dokumentierten Umgebung. Für Kunden bedeutet das ein Höchstmaß an Sicherheit, Governance und Zukunftssicherheit. Für HAFN IT bedeutet es Skalierbarkeit, Entlastung der Teams und die Grundlage, den Managed Service langfristig effizient und gewinnbringend auszubauen.
Gleichzeitig schafft die Plattform die Grundlage für die Zukunft: Mit Policies & Insights stellt HAFN IT sicher, dass die Data Governance bei den Kunden gewährleistet ist und KI-Dienste wie Copilot nur auf die Daten zugreifen, die für sie bestimmt sind.
Fazit
Mit dem Einsatz von AvePoint Elements hat HAFN IT einen entscheidenden Schritt hin zu einem effizienteren, qualitativ hochwertigeren und zukunftssicheren Managed Service gemacht. Sowohl Mitarbeitende als auch Kunden profitieren unmittelbar von den neuen Möglichkeiten, die die Plattform eröffnet.
Für die Teams bedeutet Elements vor allem mehr Ergonomie und Qualität: manuelle, fehleranfällige Klickroutinen werden durch automatisierte Prozesse und klar definierte Standards ersetzt. Techniker können sich inhaltlich mit neuen Funktionen, Konfigurationsmöglichkeiten und der Weiterentwicklung der Standards auseinandersetzen. Das steigert nicht nur die Arbeitsqualität, sondern auch die Motivation, da die Tätigkeiten weniger repetitiv und deutlich sinnstiftender geworden sind.
Auch für die Kunden ist der Mehrwert spürbar - sie profitieren von schnelleren Implementierungen, konsistenten Umgebungen, verlässlicher Dokumentation und einer proaktiveren Betreuung. Statt reaktiv auf Tickets oder Störungen zu reagieren, kann HAFN IT mit Elements bewerten, welche Änderungen oder neuen Funktionen aus Microsoft 365 konkrete Auswirkungen auf die Kundenumgebung haben, und diese vorausschauend berücksichtigen.
Gerade im dynamischen Microsoft-365-Umfeld mit monatlich über hundert neuen Features und Anpassungen erweist sich dieser proaktive Ansatz als enormer Vorteil. HAFN IT kann Neuerungen zentral bewerten, in die eigenen Standards integrieren und effizient auf alle Kundenumgebungen ausrollen – mit der Flexibilität, bei Bedarf auch individuelle Sonderkonfigurationen gezielt zu berücksichtigen.
So ist Elements für die HAFN IT weit mehr als ein Werkzeug geworden: Es ist zum strategischen Betriebssystem des Managed Service gereift, schafft die Grundlage für nachhaltiges Wachstum, entlastet die Mitarbeitenden, verbessert die Servicequalität und gibt den Kunden die Sicherheit, dass ihre digitale Arbeitsumgebung jederzeit optimal gemanagt ist.