Die American Speech-Language-Hearing Association führt eine originalgetreue Microsoft® SharePoint® 2010-Datenwiederherstellung mit DocAve® durch
Die größten Erfolge
Standort Rockville, MD
Branche Not-for-profit
Plattform SharePoint 2010
Kundenanforderungen
- Vollständige Wiederherstellung von SharePoint-Sites, -Listen, -Elementen und anderen wichtigen Daten
- Zugriff und Wiederherstellung von Daten aus SharePoint-Backups ohne direkten Serverzugriff und ohne Einbeziehung der IT-Abteilung
Herausforderung
Im Jahr 2005 implementierte ASHA Microsoft SharePoint 2003, um das Intranet des Unternehmens zu entwickeln und zu betreiben. Jetzt nutzen die rund 250 Mitarbeiter von ASHA die Plattform mit Microsoft SharePoint 2010, um auf wichtige Informationen zuzugreifen, wie z. B. die neuesten Unternehmensnachrichten, einen zentralen Veranstaltungskalender und das Mitarbeiterhandbuch, und um die Funktionen der Plattform für die Zusammenarbeit zu nutzen. SharePoint-Sites werden den einzelnen Abteilungen und abteilungsübergreifenden Teams zur Verfügung gestellt, so dass die Arbeit gemeinsam genutzt und Dokumente gemeinsam bearbeitet werden können, wodurch die Produktivität maximiert wird.
Die Nutzung von SharePoint durch die Organisation geht auch über die internen Mitarbeiter hinaus, da ASHA ein Extranet-Portal entwickelt hat, um mit seinem großen Netzwerk von Vorstands- und Ausschussmitgliedern in Verbindung zu bleiben. Mehr als 1.500 Personen haben Zugriff auf bestimmte Seiten, die aktuelle Sitzungsdokumente enthalten. Ähnlich wie die Wissensarbeiter haben auch die Vorstands- und Ausschussmitglieder die Plattform schnell angenommen, die auch zur Datenerfassung durch Umfragen und zur Anregung von Diskussionen genutzt wurde.
Nach der Implementierung von SharePoint 2003 und der Verwaltung der Plattform für die Organisation erkannte Intranet-Managerin Katrin Weixel, dass für die ASHA-Umgebung eine robustere Datenschutzlösung erforderlich sein würde, insbesondere für die Wiederherstellung von Daten. "Ich konnte Microsoft FrontPage verwenden, um Inhalte auf Site-Ebene wiederherzustellen, aber ich brauchte eine flexiblere Lösung, mit der ich granulare Wiederherstellungen von Inhalten auf allen Ebenen für unsere Endnutzer schnell durchführen konnte", so Weixel. "Andere Optionen, die mir damals zur Verfügung standen, wie z. B. die vollständige Datenbankwiederherstellung von SharePoint, hätten einen direkten Zugriff auf den Server erfordert, was bedeutet hätte, dass eine Anfrage an unsere IT-Abteilung hätte gestellt werden müssen, was dazu geführt hätte, dass der Wiederherstellungsprozess mehr als einen Arbeitstag gedauert hätte."
Da der Bedarf an anpassbaren Backups und die Möglichkeit, SharePoint-Daten für Endnutzer schnell wiederherzustellen, für ASHA eine Notwendigkeit darstellte, entschieden Weixel und die IT-Abteilung von ASHA, dass eine Softwarelösung eines Drittanbieters erforderlich war, um das Problem zu lösen.
Intranet-Managerin, Amerikanische Gesellschaft für Sprach- und Hörwissenschaften
AvePoint-Lösung
Während sie Kurse besuchte, an Webinaren teilnahm und Online-Diskussionen über SharePoint verfolgte, hörte Weixel häufig von den SharePoint-Lösungen der Unternehmensklasse, die über die DocAve-Softwareplattform von AvePoint angeboten werden. DocAve integriert mehr als 30 unabhängig voneinander einsetzbare Module, die über eine einheitliche, browserbasierte Oberfläche und eine vollständig verteilte Architektur funktionieren, aber auch unabhängig voneinander erworben und eingesetzt werden können. "Nachdem wir viele Empfehlungen für AvePoint-Lösungen gehört und gelesen hatten, vereinbarten wir eine Produktdemo", so Weixel. "Die Demo hat uns überzeugt, die 14-tägige Testversion zu nutzen, und sie hat unsere Erwartungen an eine granulare Backup-Lösung übertroffen."
Um den Herausforderungen der SharePoint-Datensicherung bei ASHA zu begegnen, implementierte die IT-Abteilung von ASHA DocAve Backup and Restore. DocAve erfüllt den Bedarf an einer schnellen, flexiblen und intelligenten Sicherungslösung für SharePoint. Das Modul bietet eine originalgetreue Sicherung und Wiederherstellung von einzelnen Inhaltselementen bis hin zu einer gesamten SharePoint-Umgebung und allen Komponenten auf Farmebene, wobei alle Metadaten, Sicherheitseinstellungen und Versionsverläufe erhalten bleiben. "DocAve bewahrt Metadaten sehr gut auf und ist einfach zu bedienen", so Weixel. "Wenn SharePoint-Inhalte wiederhergestellt werden müssen, dauert dies mit DocAve in der Regel nicht länger als 15 Minuten.
Obwohl der Serverzugriff normalerweise nicht an Personen außerhalb der IT-Abteilung delegiert wurde, konnte Weixel über DocAve auf SharePoint-Sicherungen zugreifen, um Inhalte schneller wiederherzustellen. "Wenn eine dringende Anfrage auftaucht, z. B. die Wiederherstellung einer Version eines in der Live-Umgebung gelöschten Dokuments, kann ich die Anfrage in der Regel innerhalb von ein paar Stunden erledigen", so Weixel. "DocAve funktioniert wie ein großes Sicherheitsnetz."
DocAve hat Weixel auch geholfen, als SharePoint-Einstellungen Probleme für Endnutzer verursachten. In einer Bibliothek auf einer der ASHA-Team-Websites stellte ein Nutzer fest, dass SharePoint so eingestellt war, dass nicht mehr als fünf Versionen eines Dokuments auf einmal gespeichert werden konnten. Dank des Zugriffs auf frühere Sicherungen von DocAve konnte Weixel alle früheren Versionen der Dokumente abrufen, die Bibliothekseinstellung so ändern, dass alle Dokumente aufbewahrt werden, und alle gelöschten Dokumentversionen in der Bibliothek originalgetreu wiederherstellen. "Mit den Standardfunktionen von SharePoint hätte ich das nie geschafft", so Weixel. "Die Lösung des Problems war mit Hilfe von DocAve so einfach, und meine Nutzer waren sehr dankbar dafür."
Nächste Schritte
Da die Plattform von Wissensarbeitern und Vorstandsmitgliedern gleichermaßen als integrales Werkzeug genutzt wird, benötigte ASHA nicht nur eine ausreichende Sicherung seiner SharePoint-Umgebung und wichtiger Unternehmensdaten, sondern auch die Möglichkeit, verlorene oder versehentlich gelöschte Daten originalgetreu wiederherzustellen. DocAve bot ASHA und Weixel nicht nur diese Möglichkeit, sondern ermöglichte es Weixel auch, Datenwiederherstellungsaufgaben für Endnutzer durchzuführen, die keine Hilfe von anderen Mitarbeitern der IT-Abteilung erforderten, was die Prozesse effizienter machte und die Geschäftsunterbrechungen insgesamt verringerte. Weixel ist auch in der Lage, die Wiederherstellungsfunktion von DocAve zu nutzen, um SharePoint-Listen über Websitesammlungen hinweg zu kopieren. "Die Option zur Wiederherstellung an einem anderen Ort verwende ich am häufigsten, da das Verschieben von Listen auf andere Websites und Websitesammlungen eine relativ häufige Anforderung ist. Ich kann die gewünschten Listen unter Beibehaltung aller Versionen und Metadaten verschieben", so Weixel.
Während sich die Organisation auf das kürzlich durchgeführte Upgrade auf SharePoint 2010 und die Gewöhnung der Nutzer an die neueste Version der Plattform konzentriert, sind die Aufgaben zur Datenwiederherstellung noch nicht abgeschlossen. Mit DocAve ist das kein Problem mehr. "Wir profitieren weiterhin von den Fähigkeiten von DocAve während des gesamten Plattform-Upgrades", so Weixel. "DocAve macht es einfacher, die Anfragen meiner Nutzer zu unterstützen, ohne die IT-Abteilung einschalten zu müssen, und der AvePoint-Support war in den wenigen Fällen, in denen wir ihn brauchten, unglaublich. Vor kurzem haben sie uns geholfen, einige komplizierte Probleme zu lösen. Jede E-Mail wird umgehend beantwortet, und es werden schnell Web-Meetings anberaumt, um Probleme zu besprechen und uns bei der Fehlerbehebung und Änderung von Einstellungen zu helfen. Sie haben sich weit über das übliche Maß hinaus engagiert, und hinter den Kulissen wurde viel Arbeit geleistet, um zwei Patches für uns zu entwickeln."
