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五步幫您搞定Office 365 資料移轉計畫

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提到資料移轉專案,您很可能會感到無所適從。而制定Office 365資料移轉計畫也往往牽涉到更加複雜的問題,這些問題也是目前雲端市場上炙手可熱的話題。

不過, AvePoint相信Office 365資料移轉是簡單且容易上手的專案。我們要做的就是幫您找到正確的解決之道。下面我們把制定Office 365資料移轉計畫的最佳方案分為五個關鍵步驟。每一步對整個資料移轉的成功都至關重要。

第一步:發現和評估

為了幫您的公司最佳化地利用 Office 365和SharePoint Online,Office 365資料移轉計畫的發現和評估階段將會是您的資料成功移轉的基礎。

這個階段是為了確保您要移轉的資料是有用的、被頻繁使用的並且可以在雲端使用。您的目標是確保只有適用於雲端系統的、對工作至關重要的資料才需要移轉到新的系統。

可能您會問,「為什麼做資料移轉計畫和預算之前我還要花費時間和資源做這一步? ”

簡短的答案是:如果您沒有提前做好評估,在移轉無用資料時您會浪費更多的時間和資源。

詳細的答案是:高德納諮詢公司 (Gartner)最近的一項研究表明:在資料移轉之前進行當前環境部署分析時,研究發現客戶資料的80%都屬於冗餘資料。高德納認為,「自SharePoint誕生以來的14年間,企業平均經歷了三個SharePoint本地版本。企業把資料移轉到新版SharePoint時,通常會採取微軟建議的資料庫附加方案 (database attach) 。這樣做可能快速便捷更具效率,但會造成資料移轉的品質不佳及將其他資料問題帶到新版SharePoint內。”

是不是聽起來很熟悉?

資料移轉是查看企業整個環境內陳年資料並採取適當應對方法的最佳時機,無論您想把這些陳舊的資料歸檔或是徹底刪除。您收集的資料將會幫您在下一個階段合理規劃您的SharePoint共存策略、資訊架構、資料對應和必要的資料篩選。

AvePoint 建議您不要跳過此步驟。假如您發現您的來源端環境有冗餘資料無需移轉,這將大大影響您的預算、時間安排和專案規劃。有一點是毫無疑問的,來源端資料的分析結果勢必會影響您Office 365移轉計畫和決策。

第二步:策略規劃

當您已盤點好所有資料並清楚地瞭解您需要移轉哪些資料後,就可以開始規劃您的專案了。在這個階段,您可以利用在上一階段收集的資訊規劃您公司的「雲端未來」。

如果您尚未決定您的企業未來是否要上雲端以及哪種服務最適合您的企業,我們撰寫了一份免費的35頁白皮書《Office 365資料移轉最佳方案》,話題包括:

資料移轉需要考慮的事 :在您馬上就要投身於資料移轉的專案之前,您需要瞭解 SharePoint Server和Office 365 – SharePoint Online的變化、效能限制以及挑戰,這樣您才能在了解甚麼方式的資料移轉適合貴公司。

說到資料移轉的規劃,根據高德納諮詢公司 (Gartner)的文章「高德納關於應對資料移轉風險和挑戰的最佳方案」,我們可以從產業專家的預估中看到未來資料移轉的前景:到2019年,50% 的資料移轉專案將會超出預算並由於執行不當導致企業業務中斷。

如果您只部署基於雲端的 SharePoint環境,而不搭配必要的人員、工具、流程和技術,這將使您的投資變得昂貴,進而難以為繼。

另外,您需要一支內部移轉團隊來完成整個專案。問題不在於是否有這麼一支團隊,而是在於這支團隊將在能夠支援多少移轉工作。

AvePoint建議,在一家企業中導入新的IT 系統時,有必要理解甚麼樣的業務需求來驅動IT 並保持兩者一致。這需要所有利益相關人全面理解為何採用Office 365。

為什麼資料移轉如此重要?因為資料移轉涉及到顯著的開發成本。而且系統性移轉團隊和部門的現有協作環境必然會改變他們的工作方式和使用的技術。因此,資料移轉的過程中必須避免企業日常工作的中斷。

第三步:測試移轉

在這一階段,您將有機會:

  1. 移轉一小部分內容並驗證移轉結果
  2. 基於測試移轉結果作出必要調整
  3. 對計畫評估階段生成的計畫和對應進行快速測試

在這一階段,您能獲得對整個移轉過程完成情況的預期,進行調整從而實現最佳化的移轉專案。

除了移轉資料之外,測試移轉階段還將確認存取權限、驗證移轉是否成功、發現並解決任何錯誤、記錄結果並收集移轉資料。該階段為優化移轉專案提供了還原測試的機會。

AvePoint 建議,在測試移轉階段,請您的使用者一同參與。這一階段若沒有企業各部門業務專家的參與以及他們對資料品質的建議,很可能導致失敗的移轉結果、目的端應用程式和工作流程不被接受,以及潛在的業務中斷風險。

第四步:正式移轉

如果您打算透過自己的 IT團隊或微軟提供的Fast Track快速部署服務來完成移轉,而非借助協力廠商服務,我們強烈建議您使用一款移轉軟體來支援您的IT團隊,並且您務必慎重評估和選擇一款完全符合貴公司業務需求的協力廠商移轉軟體。

第五步:驗證和調整

移轉完成之後,您可以查看和調整所有在移轉中被修改的內容,並且根據貴公司的資訊監管政策來決定最終目的地資料。此外您也可以著手處理資料現有以及未來的問題,比如,如何處理來源端環境,以及評估處理未來資料增長的問題。
AvePoint 建議,在資料驗證階段,必須讓企業使用者參與進來,這既有利於保證資料有效性,也能確保目的端資料結構完全符合企業的各類應用和業務流程。

以上只是整個移轉過程的冰山一角,我們為您準備了更為詳細的 《Office 365資料移轉最佳方案》,借助逐步指導,您將全面瞭解雲端移轉計畫的所有要點和注意事項。

Office 365 資料移轉白皮書目錄概覽:

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