什麼是僵屍Teams呢?

這是特指那些為了某些目的,人們快速建立出來的Teams,在完成它的使命後,就被棄之不用、無人問津,遺留在M365環境中。

疫情已經影響了這個世界快兩年,雖然有的地方逐漸開放,但大家都心知肚明,有些習慣已經改變,再也回不去了。比如,對於Teams的使用,越來越多的線上交流和會議等等。

一旦用上了,您就停不下來了。

然而,Teams這東西,更多是趕鴨子上架,大多數企業和團體是缺乏長期規劃的,他們在疫情到來之時倉促啟用,使用者們因為沒有別的選擇,也不得不去用,於是,問題逐漸暴露出來。

僵屍Teams就是問題之一。

那麼僵屍Teams是指什麼樣的Teams呢?幾個例子:

  1. 該Team在90天以上沒有人使用過(天數可根據公司、組織的規定進行調整)。
  2. 同專案有關的Teams,在專案結束後,需要被歸檔。
  3. 邀請外部使用者存取的Teams,他們真的要永遠留在公司內部的Teams中嗎?
  4. 在Teams中帶有”測試”(Test)字眼的內容。

這些都是極其容易界定僵屍Teams的標準。當然,標準不是唯一的。有一百個讀者就有一百個哈姆雷特,規則固然不必教條,但是規則本身還是要的。

由此引申下去,誰該負責清理這些僵屍Teams呢?

公司管理層,應該決定哪些資訊可以被刪除。比如,部門聚餐的討論群組,就沒有必要永遠留在Teams中。基於專案建立的內容,一個專案的負責人,或專案經理是最有發言權的。如果涉及外部使用者,那麼客戶經理應該對此做出決定。

同時,公司的法務、稽核部門,要頒布相關文件辦法。而HR部門,確保文件的傳達落實。

microsoft teams微軟產品本身是擁有這些功能的。比如”Archive Teams”,就是個很酷的模組。它可以將Teams禁用,然後將當中的對話和文件定義為”Read Only”的權限。

還有”Group Expiration”功能,可以設定一個大概的時間段,在該時間段中,Teams是可用的。到期則被移至”Compliance Center”。

然而,一般使用者肯定會對此頗有微辭。對於事務的改變,人們總是會有抗拒,因為他們的習慣被改變了。這時,會有無數個特殊的情況被提及,比如:

  1. 我有許多文件,人們需要去存取、甚至修改,但我並不想讓他們存取我的Teams。預設的功能只能歸檔,歸檔後權限只能給”唯讀”,這樣根本沒用!
  2. 我們有很多部門的Teams,各部門平常都在各自的Teams中討論跟分享文件。我們如何區分各部門哪些文件可以保留?哪些被歸檔或刪除?總不能一體適用吧?
  3. 我的Teams可以歸檔,但是當中的文件還在使用,怎麼辦?能不能幫我移到SharePoint Online之類的地方?這需要另起遷移專案嗎?遷移過程中,這些資料還能用嗎?
  4. 我們有太多不確定的因素,那麼該如何建立Teams的相關規則?

microsoft teams

好吧,這就涉及到Teams的治理,以及生命週期的討論了。生命本就是複雜的,呈現多樣性的。這是AvePoint Cloud Governance所擅長的領域。該解決方案可以:

  1. 幫助客戶,從一開始設定協作工具的使用狀況。個人網路空間=OneDrive,文件共享管控=SharePoint Online,辦公協同合作=Teams。
  2. 接著,將決定Teams中的文件,是否可以脫離Teams使用,誰擁有存取的權限?以及外部使用者是否可以存取?
  3. 文件中是否含有敏感資訊?如果包括個人隱私等內容,是否還能上傳到雲端的平臺?
  4. 同#1,一旦歸檔,Teams中文件和對話是否需要區別對待?文件是否需要保留?或者遷移至別處?

總之,只要有使用Teams,那僵屍Teams就一定會在那裡,只是量多量少的差別。您可以未雨綢繆,防患於未然,亦可等到積累多些再做治理。俗話說得好,沒有規矩不成方圓。治理Teams,向僵屍Teams宣戰,不是要不要的問題,而是時間問題。


追蹤AvePoint最新資訊?訂閱我們的部落格