為什麼要捨棄G-Suite轉戰Office 365呢?

文中提及的資料遷移自助服務體系(Cloud Governance)、記錄管理系統等解決方案,皆由AvePoint提供產品支援及服務實施。 

G-Suite這是谷歌辦公平從前的名字,現在改名叫Google Workspace。 我們這周,拜訪一家位於上海的國際學校時,他們提到對於谷歌的些許想法,以及為什麼最後他們選擇了Office 365作為全球各地分校的唯一辦公、教學平 

Mr. Walter是該學校總部外派到中國區的IT總監,今年是他在中國的第五個年頭,負責整個學校的軟體、硬體維運工作,同時兼任計算機科學組的教學主任。 谷歌一度是讓他極其頭疼的存在:”我們在倫敦、愛丁堡、巴黎,甚至杜拜的學校,都已經用G-Suite——尤其是當中的G-Mail,Google Docs很多年了,我們用它們來管理電子郵件、個人文件和教學文件等等。 然而,我到中國來,發現這裡的使用習慣是另一個樣子。 谷歌在這裡並不是唯一的選擇。 “ 

“一開始,總部要求我們在世界各地的分校必須使用谷歌,我們服從,於是在中國的老師和學生都在用一種體驗十分不友好的學習元件,他們連接不夠穩定,甚至有時候要用VPN。 VPN本來就是一大筆開銷,如果到期了,他們還要來我這裡再申請,我的IT團隊只有三個人,最忙碌的時候,我們一天要受理120多個VPN申請! 如果有外國的老師來中國,他們也需要VPN。 我們副校長從倫敦到北京出差,她因為申請的VPN不好用,又急需要處理重要的郵件,午夜兩點給我打電話,讓我説明她找到可以連上谷歌的VPN,我當時從家裡趕到學校…… 天啊! “

Mr. Walter決定改變,可是哪有那麼容易呢? 

“校長和我說,我們不能這樣了,必須要做出改變。 於是,我們被允許在中國分校嘗試一些新東西,比如我考慮讓大家用中國本土的辦公雲服務APP,我們也去杭州、廣州、北京等地學習和考察過他們的解決方案,可是這顯然讓中國分校成為一座獨立的資訊孤島。 他們的資訊無法共用,而其他分校的資訊也過不來。有時和總部開會,他們還得切換回谷歌,然後集體過來向我要VPN……” 

表面上看,中國的辦公軟體種類繁多,但是Mr. Walter一圈調查下來,在跨國使用者使用場景上能用的,並不多。 

直到去年疫情前夕,他們決定試用Office 365,一切就此有了轉機。 剛剛開始是出於節約開支的目的,Mr. Walter他們從永久性授權轉變為訂閱授權,繼而他在自己的科室,和法務部門,試用了Office 365。 

“我們團隊的三個傢伙,他們覺得微軟的東西不用上VPN,也不用再建伺服器維運等等,工作量一下少了許多,很高興。 但我問他們從功能角度上哪裡好,他們說不上來,直到我們法務主管找到我,我要更多的訂閱數量。 “ 

以下是法務主管使用場景,也是Office 365打動他的理由。 

法務部一開始只用OneDrive和Exchange,他們發現格外好用。 最直觀的感覺是簡化了操作文的流程,首先這些儲存在OneDrive中的文件格式不會改變,其次無論從Outlook、OneDrive,甚至後來佈署的Teams,編輯、發送、分享文件的經歷都順滑無比。

比如,你收到一封格外重要的郵件,當中還有更為重要的附件。 你可以輕鬆地將其儲存到OneDrive中,繼而分享給你的同事,大家一齊合作。 然而,在谷歌中,這種共同編輯,協同合作的體驗相當糟糕,尤其涉及多人工作的文,基本你不知道哪一個才是最新的版本。 

當然,大家選擇Office 365的原因都不相同,但是對於這所國際學校最重要的是,Office 365傳遞著校訓中”教育面前眾生平等”的理念。 谷歌在中國帶來的極其糟糕的體驗將不復存在,Office 365將全球的師生連接成一個整體——尤其疫情期間,Office 365是教學品質的保障。 

“一提到線上會議的功能,我們測試過很多,比如WebEx和Zoom。 他們都太專一了,是非常好的線上會議軟體,然而我們不是公司開會,只要露出臉,能說話就可以。老師要教學,學生要學習,他們要合作,要彼此察看對方都在做什麼。 “ 

去年3月份開始,全球的師生都進入網路教學階段,而也正是這段時間,他們確定全校完全切換到Office 365。 

為了平穩完成過渡,沃爾特先生做了以下幾點強化: 

  1. Teams作為中心點,帶動Outlook, OneDrive等Office元件。

谷歌的生態,主要是簡單易用。微軟的產品,相對沉重,功能比較多,這時候就要有取捨。 所以,先捨棄用不到的功能,只專注於基礎功能:視訊會議、訊息溝通,電子郵件、文件分享等。 而Teams,是一個入口,將它們全部串聯起來。

也就是說,Teams可以作為師生每天學習生活中,第一個要打開的課件而存在。

  1. 資料遷移,這是最為頭疼的。

因為G-Suite和Office 365是不同種類的平台,他們對於諸如權限、架構的定義也不同。

比如在G-Suite中,是沒有資料夾(folder)的概念的,他們都是採用標籤(label)。 還有權限,以Google Drive為例,他們有編輯、瀏覽、擁有者等,而在OneDrive,以及SharePoint Online中,整個權限體系要複雜得多,這時候是重新規劃,還是沿用之前的權限體系?

而這部分資料諮詢、規劃、實際遷移的內容,則是透過AvePoint 的團隊和軟體完成的,算上電子郵箱,一共8TB的資料,僅40個工作日,從G-Suite遷移到Office 365。

  1. 構建自助服務體系。

最後,Walter還是提到了自己的本職工作,IT。 前文說過,他的團隊只有3人,在家辦公期間,為了生存,他們不得不考慮自助服務平臺。

“在隔離在家辦公時,我們英文組的老師說,Walter! 給我建一個Team Site,我說好吧。 然後數學組也找過來,接著是化學組和物理組…… 然後每個年級都要。 我於是給他們權限,讓他們自己建,結果出現的問題更多,Site管理員,給每一位使用者都賦予了最高權限——full control,然後不小心刪除,無意間打破繼承,使得他人看不到文件等等情況相繼發生。 這時候我才意識到,他們的專業不是計算機科學,他們沒法像我們一樣管理自己的環境。 ”

“可是,我的三個成員,他們是專業人員,也會有失誤啊,比如他們就幹過,一不小心給英文組的組長賦予了美術組的權限,結果英文老師看到他被美術老師作為作業佈置給了同學們,孩子們被要求畫英文老師的漫畫像, 這是作業。 接著,英文老師去找校長抱怨,說自己被醜化了,然後我們需要為這一人為的失誤做出解釋。 ”

這是Mr. Walter最為崩潰的時刻,直到他用上了AvePoint Cloud Governance

“我很早就知道Cloud Governance這個產品,大概三年前吧,我還想呢,這個公司得大到什麼樣,才會用這個產品啊?! 一切服務都範本化,自動建立網站、賦予規則和權限,自動歸檔。 沒想到,三年之後,我們竟然就用上了! 而且每天都要受理40個以上的需求。 我甚至收到過一位老師對於OneDrive的申請,她說:’我和男朋友分手了,他也離職了,只要在我OneDrive裡帶有男朋友名字的文件,請幫我都刪除;只要他建立的Site,都把我移除,並且統一歸檔;只要我的Site中,有他在場,都要移除’——然後,謝天謝地,借助你們AvePoint的解決方案,我們做到了…… 如果按照微軟傳統的做法,我們可能就去見上帝了。這次我們的談話也不會發生。 ”

和Mr. Walter的對話很是風趣。他是傳統的英格蘭人,繃著臉,一臉嚴肅地一邊開玩笑,一邊告訴你他這一年來的經歷。總之,他認為,從G-Suite切換到Office 365,從學校本身來講,是非常大的進度——但是這並不能說G-Suite不是一個好的產品,只是使用場景不同罷了:“我現在個人郵箱還是用G-Mail,我妻子和女兒的照片還是分享到Google Doc,這是我們家庭相冊存放的地方。然而,在學校,我工作之時還是首選微軟的解決方案。 ”

“打個比方,這就像私家車和公共交通。 G-Suite就是私家車,便宜節油省心;Office 365就是捷運、飛機,你前期肯定要做些什麼,但是一旦使用上了,對於人們還是很方便的。”

問及Office 365的下一步規劃,他說道:“現在資料已經有了,大家也都用起來了,那麼留在平台上的資料,該如何管理? 光歸檔是不夠的,對於學校來說,師生留在平臺上面的是知識,知識得保護,留檔,未來也要調閱。 現在,我們在Office 365上已經有了溝通平台、文管平台、那我們下一步就要考慮記錄管理系統(Record Management System),將這些知識匯總。”

“當然,不是那麼容易,工作量很大,今年我們已經將上海分校作為’記錄管理系統’ 的試點——因為中國學生對於新科技產品的接受程度普遍較高,我們國外的分校是以Chromebook為主,但是中國學生的選擇就很多,Surface, MacBook, iPad Pro, 小米平板,聯想Yoga Book等。 你們看,這裏已經涉及了至少四種操作系統。 所以我們的平台在底層一定要支持這些操作系統。 中國對高科技的這種極強的包容性和適應性,是我們將這裡作為試點的原因。”

這是我們和Mr. Walter一起工作的第十年,我們先前的相遇是在新加坡,那是2011年,當時他還是新加坡一所高校的系統管理員,最後他笑著說:“從新加坡、倫敦到上海,我一直在從事和微軟軟體相關的工作,SharePoint 2010, 2013, 2016, 2019,到Office 365,我工作的地點、職位都在變,可AvePoint一直在那裡。 中國人叫緣份,但我認為這恰恰證明了你們的優秀。”


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