AvePoint Cense——你的M365授權管理有救啦!

提到Microsoft 365授權管理,對於「中央集權」的IT團隊而言它可不止是簡單地將產品和服務授權給各種業務部門,他們要做聰明的規劃者!

作為領導者,必須清楚地理解授權的分配和使用,在滿足預算需求的同時還要確保每個員工或是部門都能有適合他們工作內容的合適工具。而這首先需要探討:

  • 我們是不是給使用者提供了他們需要的Microsoft 365服務?
  • 員工使用這些工具的收費是多少?他們的使用頻率又是什麼?
  • 我們在這些授權上花的錢值得嗎?

不幸的是,沒人能準確地回答這些問題,就連 IT團隊和他們支持的業務部門也為此頭痛不已。但這可不是個小問題, Gartner 副總裁指出:2020年在軟體服務上的投資有30%是未被使用的,高達300億美元

解開Microsoft 365授權管理的謎團

其實這種脫節是蓄意而為的,我為什麼這麼說?在Microsoft 365的設定中,只能從上至下一個租戶接一個租戶地去瀏覽,沒辦法查看某個特定的使用者或者部門,而這就阻礙了我們對Microsoft 365授權使用進行校正,也降低了我們的工作效率。

好吧,那麼如何提升透明度?其實一個強有力的Microsoft 365授權管理的工具才是解開謎題的關鍵,最好這個工具還是可以自訂的、花錢少的,而且還要能夠回應公司業務變動進行調整的。

巧了,AvePoint就有這麼一款工具,在這裡我們很榮幸地為您正式介紹一下AvePoint雲端新添大將——Cense,它將為您洞察出Microsoft 365授權使用狀況,助您實現輕鬆管理。不論您的公司業務類型,還是規模大小,Cense都可以為您分憂。

我猜您一定想問:那Cense到底是怎麼幫助我們更有效地使用Microsoft 365呢?

1. 簡化Microsoft 365授權管理與預算分析

沒有授權管理的工具,就沒有辦法知道您的錢是不是花到了正確的地方,糊里糊塗地付帳單絕不是您想要的,就像是買了一戶50坪的房,難道您不想看看平面圖嗎?不想知道裝潢到底適不適合您的需求嗎?

那要怎麼辦?IT團隊可以自己想辦法來監控Microsoft 365的使用,但這就需要他們自己去寫PowerShell,然後再做成Excel報告,而這對任何規模的企業而言都是既耗時又耗力的複雜工程。

「簡單點,管理的方式簡單點!」

microsoft 365

根據公司部門和員工個人的Microsoft 365活動記錄,Cense能讓您不費吹灰之力就輕鬆掌握各種授權的使用狀況,獲得可執行的建議,並下放管理權限。

Cense能夠幫助您快速、輕鬆地深入瞭解:

  • Microsoft 365各種類型訂閱的使用情況
  • 微軟的專案折扣、授權升級和高級授權的影響
  • 主動追蹤和識別未被充分利用的高級授權

有了這些資訊在手,就可以深度評估哪些投入在Microsoft 365授權的花費需要調整。根據TechRepublic的一項調查顯示:今年受COVID-19影響,三分之二的企業傾向於縮減IT預算。而Cense提供的洞察分析,絕對能夠幫助您節省該項開支。

microsoft 365

2. 集中或委派管控以追蹤預算支出和做出更改

Cense的出現不止是為了服務IT部門,還有企業經營管理者,比如說負責Microsoft 365服務支出卻沒有足夠資訊的人,現在通過Cense也可以積極地承擔起自己的職責。

他們可以登入Cense,檢查預算和各項指標(比如說使用者最後一次使用信箱或是登入Power BI的時間),直接修改員工的授權類型。

這不僅可以減輕繁忙的IT團隊的工作負擔,還讓各個業務部門的負責人加速授權的分發和更新,實現最大化投資回報。同樣的,Cense也能讓管理服務供應商幫助其客戶更快地改造Microsoft 365授權管理分配,讓其在Microsoft 365的投資更加划算。

知識可不僅僅是力量,它還是金錢。在這個“速食”年代,人們對投資花費的謹慎度也達到了頂峰,掌握關鍵投資的利用度與採用度進而平衡預算與支出尤為重要。

3. 自動化標記潛在問題與機會

利用Cense的即時報告功能,按照您自己的設置,可以查看不同Microsoft 365授權類型的支出明細。如果有需要,Cense內置功能可以將Microsoft 365支出與預算綁定,全天候監控,一旦達到您設定的臨界值,將立刻為您發送電子郵件提醒。

假如說您啟動了Microsoft Teams的電話功能,這其實是個隨付即用的功能,您可以使用Cense設定預算的臨界值,那麼當該項支出超過您的預算時,您就會收到通知了。

AvePoint解決方案助您實現全面安全協作

Microsoft 365授權管理對於確保您的業務部門得到有效覆蓋和避免投資浪費至關重要。但是,這只是構建穩固的Microsoft 365工作場所生態系統的一部分,邁進自信協作的大門就從選擇AvePoint開始吧!

作為全球最大的Microsoft 365資料管理解決方案供應商,AvePoint提供包含資料遷移、管理及保護等各種面向的全套SaaS解決方案。如果您想要追蹤授權使用,那麼思考怎樣管理Microsoft 365使用者、檢查安全性漏洞、備份關鍵資料也同樣十分重要,而這些AvePoint都可以幫您完成!


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