Vier Gründe, weshalb eine Migration zu SharePoint einem Upgrade überlegen ist
In den letzten Jahren hat die Bedeutung der Migration von Inhalten zu SharePoint exponentiell zugenommen. Seitdem wird hitzig darüber debattiert, ob es nun besser ist, tatsächlich eine Migration durchzuführen oder einfach ein Upgrade zu machen.
Bevor wir in diese Diskussion einsteigen, wollen wir kurz erörtern, was ein Upgrade eigentlich mit sich bringt: Es ist der Umzug von einer SharePoint-Version (z. B. SharePoint Server 2010) auf eine andere (z. B. SharePoint Server 2013). Dabei liegt der Fokus vor allem auf dem Datenbankschema. Ein Upgrade der Datenbank in diesem Sinne ist schnell, jedoch gibt es viele Gründe, stattdessen eine SharePoint-Migration durchzuführen. In diesem Artikel werde ich Ihnen vier Gründe dafür nennen.
Erstens: Migrationen sind eine echte Möglichkeit für einen Neustart.
Upgrades nehmen lediglich die bestehende Umgebung und stecken sie in ein glänzendes, neues Gewand. Bei vielen Organisationen wurde die alte SharePoint-Umgebung ohne einen wirklichen Plan aufgesetzt. Möglicherweise hat ein IT-Administrator zufällig von SharePoint erfahren und eine kostenlose Version der Software installiert.Er begann ein wenig damit herumzuspielen, und plötzlich begannen auch seine Kollegen, es zu nutzen. Diese elementare Umsetzung kann schnell außer Kontrolle geraten, wenn eine ganze Abteilung ‒ oder sogar Firma ‒ SharePoint benutzt. Struktur, Metadaten, Anpassungen, Lösungen, Konfigurationen… könnten von jedermann in der Organisation zu jederzeit ohne Übersicht oder Kontrolle bearbeitet werden.
Wenn eine neue Version von SharePoint erscheint, wäre es doch wünschenswert, sich der Probleme und Schwierigkeiten der bestehenden Version zu entledigen. Hier bietet sich die Gelegenheit, einen klaren Governance-Plan für eine ordentliche Umsetzung und sinnvollen Einsatz von SharePoint aufzustellen, so dass es tatsächlich die Produktivität erhöht und kein Hindernis darstellt. Wenn Sie jedoch nur ein SharePoint-Upgrade durchführen, ist es so gut wie unmöglich, die bestehenden Konfigurationen und Anpassungen loszuwerden. Upgrades machen nichts anderes, als Ihre Inhaltsdatenbanken und Informationen eins zu eins zur neuesten Version von SharePoint zu verschieben. All die genannten Probleme ‒ schlecht angepasste Struktur, unorganisierte Metadaten, chaotische Anpassungen und Konfigurationen ‒ bleiben in Ihrer SharePoint-Umgebung bestehen.
Zweitens: Behalten Sie die Inhalte, die Sie brauchen, entfernen Sie, was Sie nicht mehr brauchen.
Bei einer Migration haben Sie die Möglichkeit, flexibel nur die Inhalte zu übertragen, die Sie behalten möchten. Sie können vor der Migration granular die Elemente und Container auswählen, die Sie zu SharePoint mitnehmen möchten. Dieser granulare Ansatz ermöglicht es außerdem, Datentypen zu ändern oder sogar spezifische Inhalte herauszufiltern. Überlegen Sie nur, wie viel Speicherplatz Sie durch das Herausfiltern von Versionen einsparen können.
Zur Veranschaulichung dieses Potenzials hier ein Beispiel: Einer meiner Migrationskunden hatte eine Dokumentenbibliothek zum Sammeln von Log-Dateien. Die durchschnittliche Dateigröße solch einer Log-Datei betrug 25 MB. Der Kunde aktivierte versehentlich die Versionierung für die Dokumentenbibliothek. So wurden Tag für Tag automatisch neue Versionen dieser 25-MB-Log-Dateien erstellt. Während eines Pre-Scans vor der Durchführung der Migration bemerkten wir, dass der Kunde bereits 280 Versionen dieses Log-Files in der Dokumentenbibliothek hatte. Der verschwendete Speicherplatz belief sich auf ca. 6,5 GB! In jeder Umgebung finden sich Möglichkeiten, Speicherplatz zu bereinigen ‒ dabei sparen Sie sich nicht nur die Speicherkosten, sondern können auch die Gesamtleistung Ihrer SharePoint-Umgebung steigern.
Drittens: Ausschließlich durch eine Migration können Sie angepasste Vorlagen sichern.
Erinnern Sie sich noch an die Fabulous-40-Vorlagen für SharePoint 2007? Und an das Unbehagen , die Sie vielleicht empfanden, als Sie feststellen mussten, dass sie für SharePoint 2010 oder SharePoint 2013 nicht mehr verfügbar waren? Falls Sie eine der Fabulous-40-Vorlagen in Ihrer Ausgangsumgebung verwendet haben, konnten Sie sie mit einem Upgrade nicht auf SharePoint 2010 oder SharePoint 2013 übertragen. Mit einer Migration jedoch, ging das sehr wohl. Das Upgrade einer Inhaltsdatenbank wird abgebrochen, wenn auf Vorlagen verwiesen wird, die jedoch nicht mehr verfügbar sind. Dabei wird sich der Umzug zur neuesten Version von SharePoint in die Länge ziehen und unnötige Unterbrechungen des Betriebs zur Folge haben. Vermeiden Sie dieses Problem, indem Sie stattdessen eine Migration durchführen.
Viertens: Stellen Sie sicher, dass Informationen für die Nutzer verfügbar sind, die sie tatsächlich brauchen.
Ein weiterer, typischer Grund für schlechte Erfahrungen mit Upgrades ergibt sich, wenn Sie unterschiedliche Authentifizierungsarten oder Active Directories in Ihrer Ausgangs- und Zielumgebung von SharePoint benutzen. Bedenken Sie, dass Upgrades lediglich das Datenbankschema updaten ‒ sie werden nicht die innerhalb der Datenbank referenzierten Nutzer ändern. Im Ergebnis werden Daten für Nutzer nicht verfügbar sein, da man alte Nutzer nicht mit einer neuen Authentifizierungsmethode authentifizieren kann. Auch das kann zu unnötigen Unterbrechungen des Betriebs führen, während Sie das komplizierte Authentifizierungsgewirr zu ordnen versuchen ‒ im Gegensatz dazu berücksichtigt eine Migration diese Methoden und stellt sicher, dass die richtigen Nutzer Zugriff auf Informationen in Ihrer Zielumgebung von SharePoint haben.
Sie sind sich immer noch nicht sicher, ob ein Upgrade oder eine Migration das Richtige für Sie ist? Bevor Sie sich endgültig entscheiden, rate ich Ihnen dringend, eine Analyse Ihrer Ausgangs- und Zielumgebung von SharePoint durchzuführen. Je mehr Unterschiede Sie entdecken, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine Migration die bessere Strategie für den Umzug auf Ihre SharePoint-Zielumgebung ist.
AvePoint stellt ein kostenloses SharePoint-Discovery-Analysetool zur Verfügung, das Ihnen die Last der anfänglichen Discovery-Phase Ihrer Migration erleichtert und Ihnen ein besseres Verständnis für die Anpassungen, Workflows, Informationsarchitektur und Inhaltsmenge Ihrer Zielumgebung gibt. So können Sie sicherstellen, ob die gegenwärtigen Ziele Ihres Migrationsprojekts erreichbar sind oder ob sie noch abgestimmt werden müssen, bevor Sie mit dem Migrationsprozess beginnen.
Obwohl unserer Erfahrung nach Migrationen aus den genannten Gründen Upgrades überlegen sind, bedeutet das nicht, dass Migrationen einfach wären. Migrationen können komplexe Projekte sein, die ein solides Projektmanagement und klare Erwartungen erforderlich machen. Es ist von höchster Bedeutung, sich dieser Tatsache bewusst zu sein und das Projekt mit der gebotenen Sorgfalt zu planen und zu prüfen, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird.
Michael Denzler ist bei CGI Germany als Management Consultant tätig und ist von Microsoft zertifiziert als Technology Specialist (MCTS) und Professional Developer (MCPD). Er hat langjährige Erfahrung in der Unterstützung von Kunden bei der Umsetzung kostengünstiger und erfolgreicher Management-, Backup- und Optimierungs-Lösungen für Microsoft SharePoint. Seine Schwerpunkte sind dabei Migration, Backup und Recovery, Replikation, Storage-Optimierung und Archivierung.
