La mise en place des infrastructures Microsoft SharePoint a révolutionné ces dernières années le monde collaboratif, en permettant de réaliser plus facilement des échanges et d’augmenter la productivité des entreprises. Cependant toutes les entreprises ou entités ont la même question : que faire de mon existant?
En effet, dois-je garder des systèmes hétérogènes? Ou plutôt tout concentrer dans SharePoint? Et dans ce dernier cas, comment migrer mes solutions existantes (Lotus Notes, Documentum eRoom, OpenText Livelink) vers un environnement SharePoint. Mais se pose une question encore plus importante : Que faire des fichiers existants sur mon réseau? En effet, beaucoup de sociétés ont des partages réseaux remplis de documents, souvent pour des Téra-octets. Doit-on les migrer?
À ce jour la société AvePoint propose plusieurs options :
· La migration avec DocAve Migrator
· La connexion de ces données avec DocAve Connector
· L’exposition de ces données avec DocAve File Share Navigator
La migration avec DocAve Migrator d’un partage réseau consiste à réaliser un plan de migration qui va permettre de migrer les structures et les documents, modifier ou ajouter des métadonnées via un fichier Excel, et optionnellement conserver les droits affectés aux partages réseau. Les documents sont alors partie intégrante de SharePoint.
DocAve Connector permet de connecter un partage réseau à une librairie SharePoint. L’intérêt est de ne pas télécharger les documents dans la base de données SQL et de garder toutes les métadonnées système existantes. Bien que les documents restent dans le partage réseau, pour l’utilisateur, la bibliothèque et ses documents se comportent exactement comme toute bibliothèque SharePoint, et offre workflows, versioning, indexation… Cela permet notamment d’accéder via http et l’authentification SharePoint à des documents placés dans tout type de partage réseau.
DocAve File Share Navigator expose un partage réseau dans une vue SharePoint. Ainsi les utilisateurs ont le choix entre accéder au document directement via un lien vers le file share, ou via http.
| Avantages | Inconvénients | Fiche produit | |
| DocAve Migrator | · L’ensemble des fonctionnalités de SharePoint sont conservées (versioning, métadonnées, indexation) · Opportunité de nettoyer et réorganiser · Flexibilité : ajout de métadonnées, mapping des utilisateurs… |
· Projet de migration à réaliser (compatibilité, coexistence, temps…) | · Fiche produit DocAve Migrator |
| DocAve Connector | · L’ensemble des fonctionnalités de SharePoint sont conservées (versioning, métadonnées, indexation) · Pas de projet de migration |
· Synchronisation à gérer si double accès par SharePoint et file share · Performances dégradées sur très gros volumes (Plusieurs To ou dizaines de To) |
· Fiche produit DocAve Connector |
| DocAve File Share Navigator | · Très simple à mettre en place | · Interface pensée pour utilisateurs avancés (2 liens pour un même document) · Pas les fonctionnalités natives de SharePoint : versioning ,workflow, indexation… |
· Fiche produit DocAve File Share Navigator (en anglais) |
