こんにちは、AvePoint Japan サポートチームの夏です。
最近、Microsoft Teams を利用しているお客様がどんどん増えています。
Microsoft Teams に対するガバナンス維持と IT 部門の負担軽減を実現するために、弊社 Cloud Governance 製品は、Microsoft Teams の展開管理、ライフサイクル管理、権限リクエストなど多くの機能を実装しています。
今日は、Microsoft Teams 関連情報を定期的に更新する機能として活躍している 内容の変更プロファイル に関して、お客様が気になりそうな点を少しご紹介したいと思います。
弊社側で公開中の ユーザーガイド もありますので、あわせてご参照いただければ幸いです。
内容の変更タスクを処理するのはだれ、いつ、どこ？
IT 管理者で Cloud Governance にログインし、設定 > 洗い替えまたは内容の変更プロファイル > 期限とエスカレーション から、タスクの割当先は設定できます。
※ここでは、割当先をロールや Office 365 グループに設定することができます。あるロールを持つユーザーが複数存在する、あるいは、Office 365 グループに複数のユーザーが存在する場合、内容の変更タスクは複数のユーザーに同時に割り当てます。そのうちの誰かがタスクを処理したら、内容の変更プロセスが完了します。
また、内容変更タスクの割り当て先による他のユーザーへのタスク再割り当てを許可する をチェックオンにする場合、他のユーザーにタスクを処理してもらうことも実現できます。
内容の変更頻度 から、タスクの生成を開始する時間は指定できます。また、期限とエスカレーション には、プロセス期限を設定する箇所があります。
タスクの開始時間になったら、プロファイルでタスクの割当先に設定されている一番上の [割当先 1] が最初に割当先になります。
プロセス期限を超過してもタスクが処理されない場合、二番目の [割当先 2] にタスクが割り当てられ、[割当先 1] が処理できなくなります。
……
最後の [割当先 N] がプロセス期限を超過してもタスクが処理されない場合、該当するタスクがプロファイルで設定している 管理者の連絡先 に割り当てられます。
内容変更タスクの割当先ユーザーは、Cloud Governance にログインし、個人用チームとグループ にアクセスして該当するチームをチェックオンすれば、リボンメニューで 内容の変更 ボタンが表示されます。
ボタンを押下することで、確認操作を進めることができます。
チームが大量にある場合、IT 管理者はどのように内容の変更タスクを管理する？
チームが内容の変更プロセスに入ったら、Cloud Governance で該当するチームに対して下記操作の実施ができなくなります。そのため、割当先ユーザーにお早めに内容の変更タスクを処理していただくことをお勧めします。
実施不可の操作例：
・チーム設定変更サービスで要求の提出
・チームの削除要求の提出
チームとグループのレポートは、チームの各要素をまとめて一覧表示できるため、チーム管理における重要な機能です。IT 管理者で Cloud Governance にログインすれば、設定 > チームとグループのレポート にアクセスできます。
各チームの内容変更プロセス状況を把握するには、フェーズ 列が肝心な役割を果たしています。
例えば、フェーズ状態のアイコンにマウスオーバーすれば、フェーズの開始日時や現時点でタスクの割当先ユーザー情報が確認できます。
なお、内容変更プロセスの段階に合わせ、フェーズ列で下記状態が表示される場合がありますが、各状態の意味を以下にご説明します。
・[
] 連絡先または権限の確認保留中
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内容の変更プロファイルで設定している開始時間になったら、割当先ユーザーの 個人用チームとグループ で 内容の変更 ボタンが表示できるようになります。内容の変更タスクが割当先ユーザーによって処理完了する前に、チームが保留中状態になります。
・[
] 連絡先または権限の確認期限切れ
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内容の変更プロファイルで設定しているすべての割当先ユーザーが内容の変更タスクを処理しないまま、期限とエスカレーション 内の プロセスの期限 を超えた場合、チームが期限切れ状態になります。
期限切れしたチームの内容変更タスクは、管理者の連絡先 に割り当てられますので、当該ユーザーで 個人用チームとグループ にアクセスし、内容の変更 ボタンで確認操作を実施すれば、プロセスが完了できます。
・[
] 連絡先または権限の確認完了 (実行中に例外あり)
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タスクの割当先ユーザーが内容の変更操作を実施しましたが、処理中に何か異常が発生した場合、チームが確認完了 (実行中に例外あり) 状態になります。
異常発生したら、タスクが再度割り当てられるのと同時に、エラータスク通知メールが 管理者の連絡先 に送信されます。
エラーメッセージの内容によって、割当先ユーザーに再度確認操作を実施するなどの対応が必要になる可能性がありますが、事象の詳細をサポート窓口までご連絡いただければ、当方から操作手順などをご案内することはできます。
以上は、最近対応してきたお問い合わせ案件を踏まえて整理した 内容の変更プロファイル 関連の豆知識ですが、最後までご覧いただきましてありがとうございます。
ほかに何か興味がある話題やご不明点などありましたら、どうぞサポート窓口までご連絡ください。
