土曜日, 4月 20, 2024
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SharePointで社内ポータルサイトを作成する方法とは?

MicrosoftのSharePointを活用すると、複数人のチームで作業を行う際に便利な「サイト」を作成できます。サイトを活用すると「チームサイト」と「コミュニケーションサイト」の2種類を作成可能で、使い方次第では企業の社内ポータルサイトとしての活用も可能です。

本記事では、SharePointで社内ポータルサイトを作成する方法について解説します。これからSharePointで社内ポータルサイトを作成したいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

SharePointのサイトとは

SharePointの「サイト」とは、SharePoint上でチーム作業を行う際に役立つポータルサイトのことです。サイトを利用するとチームに関連するWebサイトをリストで登録できたり、よく利用するフォルダの場所をデフォルトで指定したりと、チームで作業を行うために便利なさまざまな機能を利用できます。

モバイルからのアクセスも可能で、インターネットに接続できる環境ならどこからでも利用できるのもサイトの強みです。サイトをポータルサイトとして活用することで、チームの情報共有が容易になり、作業効率の向上が期待できます。

SharePointで作成できる2種類のサイト

前述のように、SharePointで作成できるサイトには「チームサイト」と「コミュニケーションサイト」の2種類があります。ここでは、2種類のサイトについて解説します。

Sharepoint

チームサイト

チームサイトとは、チームに参加しているメンバーが相互に情報発信し、共同作業を行う際に有効なサイトです。

チームサイトでは、基本的に参加している全てのメンバーがサイト上にコンテンツを投稿することが可能です。投稿したコンテンツに閲覧制限を設定することもでき、チーム内の一部の関係者だけに情報を公開するといった設定にも対応しています。

チームメンバーが情報を相互に発信する必要があるプロジェクトなどにおいて、チームサイトを活用するのがおすすめです。「予定表機能」を活用してチームサイト上にチーム全体の予定を表示しておき、チームメンバーの1日の予定を把握したり、スケジュール管理を行ったりするのも便利でしょう。

コミュニケーションサイト

コミュニケーションサイトは、多くのユーザーに対して情報を発信したい場合に向いているサイトの形式です。

通常、コミュニケーションサイトでは少数の管理者がコンテンツの投稿を行い、その情報を多くのメンバーが閲覧します。このような性質から、社内ポータルサイトの作成に向いているのはコミュニケーションサイトであるといえます。

社内文書を一斉配信したり、社内のお知らせを掲示して自社の従業員に確認させたりといった用途を想定しているのであれば、コミュニケーションサイトを選択すると良いでしょう。

一方的な情報発信に優れており、相互のコミュニケーションにはあまり適していないため、チーム内で活発なコミュニケーションを必要とする場合はチームサイトを利用するのがおすすめです。

SharePointでサイトを作成するメリット

SharePointでサイトを作成することは、HTMLやCSSの知識が不要だったり、どこからでもアクセスが可能だったりと、多くのメリットがあります。ここでは、SharePointでサイトを作成する4つのメリットを紹介します。

HTMLやCSSの知識が不要

SharePointを活用すれば、HTMLやCSSの知識がない人でも簡単に社内のポータルサイトを作成できるというメリットがあります。

一般にポータルサイトを作成しようとすると、Webサイトを記述するための言語であるHTMLやCSSを学ぶ必要があります。しかし、SharePointはポータルサイトを作成するための標準テンプレートが用意されていることから、テンプレートをカスタマイズするだけで簡単にポータルサイトを作成することが可能です。

今まで専門知識が不足しているためにポータルサイトの作成を諦めていたという方も、SharePointを使うことで気軽にポータルサイト作成ができるでしょう。

どこからでもアクセスできる

SharePointはクラウドで提供されているため、インターネットに接続できる環境があればデバイスを問わずどこからでもアクセスが可能です。営業担当者などの社外へ外出する機会が多い従業員でも、スマホから簡単に社内ポータルサイトの内容を確認できます。

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Businesswoman check data in smartphone and tablet

また、リモートワークなどで自宅やサテライトオフィスから出勤している従業員も、オフィスで働いている従業員と同じ情報を受け取れるため、情報格差が生じにくいというメリットもあります。

災害などが起こったときでもスマホなどから緊急情報をスムーズに確認しやすく、BCP対策にも活用できます。

Microsoft365ツールとの連携が可能 

SharePointのサイトは、WordやExcelなどのMicrosoft365ツールとの連携も可能です。Microsoft365ツールと連携させておくと、ファイルの共同編集や共有が容易になり、スムーズな編集や最新バージョンの管理がしやすくなります。

また、ビジネスツールの「Microsoft Teams」と連携すると、SharePoint上からTeamsの会議を開いたり、グループメールを作成したりすることも可能です。

さまざまなMicrosoft365ツールを利用している現場ほど作業効率の向上が期待できるため、Microsoft365ツールが業務の中心になっている企業では、積極的に連携させることをおすすめします。

コミュニケーションの活性化に繋がる

SharePointには、ユーザーの投稿に対していいねやコメントを付けたり、アンケートを募集したりするコミュニケーション機能が搭載されており、社内のコミュニケーション活性化に役立ちます。

従業員が多い組織などでは横のつながりが希薄になりがちで、「他の部門でどのような人が働いているのか全く分からない」というケースも少なくありません。コミュニケーション機能を積極的に活用することでこのような希薄な関係の解消が期待できます。

従業員同士の相互理解が進むことで、風通しのよい企業風土が醸成されるなどの効果ももたらされます。

SharePointでサイトを作成する注意点

SharePointでサイトを作成する際の注意点として、凝ったカスタマイズを行いたい場合は専門知識が必要になる点と、アクセス解析機能が簡易的な点が挙げられます。ここでは、2つの注意点について詳しく解説します。

カスタマイズには専門知識が必要

SharePointは簡単にサイトを作成できる点が強みではありますが、標準の状態ではデザイン性があまり高くないというデメリットがあります。デザインをカスタマイズすることは可能ですが、凝ったデザインにするには一定の専門知識が必要になるため、初心者にとっては少しハードルが高く感じられる面もあるでしょう。

「手軽にサイトを作成できる」という点に魅力を感じてSharePointを利用するのであれば、まずはポータルサイトとしての形を作ることを優先し、デザイン面については後からゆっくり知識を身につけていくのも手段のひとつです。

アクセス解析機能が簡易的

SharePointにはアクセス解析機能が標準搭載されていますが、簡易的なものであり、詳細な解析を行うことはできません。どのユーザーがどういったページを中心的に閲覧しているのか、何秒間滞在したのかなど、詳しいアクセス解析機能を期待している場合は、SharePointのアクセス解析機能は物足りなく感じられる可能性があります。

SharePointのアクセス解析機能はあくまでも全体の傾向を掴むためのものと割り切って利用し、詳細な解析を求めるのであれば他のツールの利用も検討する必要があります。

SharePointでチームサイトを作成する方法

SharePointでチームサイトを作成する方法は、次の通りです。

1.Microsoft 365を使用している場合は、サインインして [SharePoint]タイルを選択する

※SharePoint Server 2019 を使用している場合は、SharePoint にログインする

2.[SharePoint] ページの最上部にある [+ サイトの作成] をクリックする

3.[チーム サイト] オプションを選択し、チームサイトを作成するための情報を入力する

4.チーム コラボレーション テンプレートを選択する

5.[サイトの説明] ボックスに、作成するチームサイトの目的を入力する

6.[公開 – 組織の全ユーザーがこのサイトにアクセス可能] または [非公開 – メンバーのみがこのサイトにアクセス可能]のいずれかを選択し、アクセス制限を設定する

7.[サイトの分類] を設定する

※SharePoint Server 2019 を使用している場合は、「完了」をクリックして終了。使用していない場合は8へ進む

8.サイトの言語を選択する

9.[所有者の追加] ボックスに、サイト管理者の名前またはメールアドレスを入力する

10.チームサイトに追加するメンバーの名前またはメールアドレスを入力して、[完了] をクリックする

SharePointでコミュニケーションサイトを作成する方法 

SharePointでコミュニケーションサイトを作成する方法は、次の通りです。

1.Microsoft 365を使用している場合は、サインインして [SharePoint]タイルを選択する

2.[SharePoint] ページの最上部にある [+ サイトの作成] をクリックする

3.[コミュニケーション サイト] オプションを選択する

4.[サイトの説明] ボックスに、作成するチームサイトの目的を入力する

5.[サイトの分類] を設定する

6.サイトの言語を選択する

7.[完了] をクリックする

チームサイトとコミュニケーションサイトを作成する手順はそれぞれ異なるため、あらかじめどちらのサイトを作成したいのかを決めてから、作成の手続きを行いましょう。

SharePointで作成したサイトを削除する方法 

SharePointで作成したサイトを削除するためには、次の手順で作業を進める必要があります。

1.削除したいチームサイトまたはコミュニケーションサイトを開く

2.Office 365 の [設定] ボタンを選択し、[サイト情報] をクリックする

3.[サイト情報] パネルの下部にある [サイトの削除]を選択する

4.確認ボックスをオンにした状態で、「削除」をクリックする

万が一、誤ってサイトを削除した場合もごみ箱から復元することはできますが、削除を試みる際はくれぐれも慎重に作業を行うことが大切です。

SharePointでサイトを作成しよう

SharePointを活用することで、HTMLやCSSの知識を持たない人でも簡単に社内ポータルサイトを作成できます。

社内コミュニケーションの場として、自社の情報発信の場として、さまざまな用途に活用でき、どこからでも接続可能な点がSharePointの強みです。これから社内ポータルサイトを作成したいとお考えの方は、SharePointを活用することをおすすめします。

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