水曜日, 12月 1, 2021
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SharePoint 移行クイック ガイド: 効率よく移行するベスト プラクティス

リモート ワークは今や多くの組織にとって大前提となっています。この新しい働き方へ適応することは企業にとって喫緊の課題であり、経営者たちは社員がオフィスでの使い慣れたツールを使用せずに作業できる環境を提供するために、新しい考え方を迫られました。

今までにもファイル サーバーやオンプレミスのファイル共有が行われてきましたが、クラウド環境の出現により、かつてなかった作業やコラボレーションの方法が可能になりました。最新のコラボレーション プラットフォームにより、ユーザーは会社のネットワークに接続しなくても、データにアクセスでき、簡単にファイル共有できるようになりました。

Microsoft 365 スイートのダイナミックなビジネス プラットフォームの 1 つである SharePoint Online には、これらのクラウドのメリットなど多くの利点があります。コラボレーション機能によりチームワークは強化され、イントラネット機能でコミュニケーションがよりスムーズになります。さらにガバナンス ポリシーにより、セキュリティや閲覧制限が強化され、機密情報の管理が徹底されます。このように、新しい形でのリモート コラボレーションが可能となっています。

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実際にプラットフォームへの移行を検討されたことがある方には、上述したようなことは特に目新しいものではありません。移行を決定したので、スムーズに移行できるよう、押さえておくポイントを知っておきたい ― おそらく、このブログをお読みになっているのはそのためでしょう。

その前に、まず重要な質問をいくつかさせてください。

移行する準備はできていますか?

新しいプラットフォームへの移行は多大な労力を必要とします。この大きな変更を可能な限り最善の方法で行おうとしたとき、当然不安がつきまといます。新しい環境に新しい作業システムを構築するわけですから、移行を成功させることは不可欠です。

その場合、業務中断が最低限に抑えられ、重要なデータの紛失、削除、漏えいがないことが必須です。ユーザーが仕事で毎日使用するファイル、ドキュメント、その他のデータすべてを処理することになります。これらはすべて、ビジネスの継続性に欠かせません。

しかし、SharePoint Online の移行パフォーマンスに影響を与える可能性のある要因はたくさんあります。ネットワーク インフラストラクチャ、ファイル サイズ、移行を行う時間帯、スロットル ― これらすべてを理解することが、移行成功の鍵となります。

SharePoint Online 移行のベスト プラクティス

では移行の準備に移りましょう。SharePoint Online を効果的に移行するために考慮すべき 6 つの点を説明します。

1.ソースを精査し、適切に計画する

ファイル サーバー、サードパーティのストレージ ソリューション、サードパーティのクラウド ストレージ アプリなどのソースに関係なく、現在の環境を入念に調査します。それにより現在のデータを十分に理解し、効果的な移行計画を立てることができます。

データの正確な保存場所、その使用者、必要かどうか、機密性が高いかを正確に把握してください。さらに、ファイル名とパスの長さを熟慮することで、新しい SharePoint 環境により合ったデータを準備できます。

ユーザーがソースのコンテンツをどのように使用しているかを理解すれば、ユーザーにとって適切なデータ構造とワークフローを計画でき、エンド ユーザーが使いやすい環境を提供できます。

次に、調査で明らかになった事実に基づいて、優先順位を検討します。計画を立てるときは、最適な移行方法を検討するだけでなく、移行ニーズを満たすツールを選択する必要があります。それには、より包括的なツールを使用することが成功への近道となります。

2.コンテンツを正しくパッケージ化する

SharePoint Online の移行で最も重要な手順の 1 つは、適切な「パッケージ」を計画することです。大量のデータを一度に移行すると移行中にスロットルが発生する原因となり、お勧めできません。逆に、小さなパッケージだと移行に時間がかかってしまいます。

したがって、移行に適切なコンテンツのサイズを見つけ、優先して移行するファイル タイプを見極めることが重要になります。

Microsoft では、スループットを向上させるために、転送ごとに少なくとも 250 ファイルをパッケージ化することをお勧めしています。サイズについては、パッケージあたり 100MB 以上 250MB 未満をお勧めします。

小さいファイルよりも大きいサイズのファイルを移行する方が高速であることに注意してください。また、ファイルはオブジェクトやリスト アイテムよりも速く移行できます。

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3.SharePoint 移行先を準備する

移行する前に、移行先の準備ができていることを確認してください。移行前のコンテンツを分類し、Microsoft 365 が提供するガバナンス ツールを使用すると、データは安全に管理・保護されるので、初期段階からリスクを抑えることできます。

SharePoint Online で提供されるコントロールをより有効に活用するには、事前にガバナンス計画を策定し実施する必要があります。

4.チェンジ マネジメントに投資する

移行先を入念に整えるには、時間をかけてチェンジ マネジメントを検討することが有益です。これにより、採用率が高くなるだけでなく、ビジネス プロセスも改善されます。

検討、計画の段階は今までのワークフローについて考えるよい機会です。その結果変更すべき点は変更し、別のアプローチでシステムを改善することも必要です。システムに改善を加えて構築しながら、実証済みのシステムと実際のシステムを活用するバランスを見出します。

幸い、SharePoint Online には、これを実現するための各種ツールがあります。さらに、他の Microsoft 365 プラットフォームと統合できるため、ワークフロー改善の機会も数多くあります。他のプラットフォームとの統合についても必ず検討してください。

5.パイロット テストを行う

計画がどれほど素晴らしく思えても、最終的なパフォーマンスに影響を与える可能性のある要因があるものです。

試験的移行を行えば、計画どおりに行かない場合、実際の移行の前にその問題を防ぎ修正できるようになります。移行ウェーブを反映するデータセットを見つけることは、計画がどれほど効果的であるかを調べるのに重要です。

6.移行のスケジュールとプロセスを適切に実施する

スループットを最大にするには、オフピーク時間 (通常は現地時間の夜間と週末) に移行を計画するのが最善です。ピーク時に SharePoint Online に移行しようとすると、スロットルの発生を招きます。

さらに、Microsoft は、オーバーキューによって移行動作が遅くなるため、一度に 5,000 を超える移行要求を送信しないことを推奨しています。移行タスクが完了してから、新しい要求をアップロードしてください。

※この記事は、米国 AvePoint で 2021 年 9 月 6 日付で公開された記事 “Sharepoint Migration Quick Guide: Best Practices for an Efficient Move” を日本語編訳したものです。

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