データ損失は、企業規模を問わず全ての組織にとって深刻な問題であり、人為的ミスや悪意を持つ内部ユーザーからデータを完全に守ることは不可能です。Microsoft は、データ バックアップを重視しています。実際に SharePoint をはじめとする Microsoft 365 にはバックアップ・復元機能が標準搭載されており、偶発的または意図的にデータを削除してしまった場合、ユーザーは基本的なサポートを受けられます。Microsoft は、デフォルトのバックアップに加え、データ損失防止の強化のためユーザーがAvePoint のようなサード パーティのソリューションを利用し、データ保護するよう推奨しています。
この記事では、Microsoft 365 にデフォルトで搭載されているバックアップ・復元機能について詳しく知りたい方向けに、Microsoft 365 バックアップのヒントとしていくつかのアプリを紹介します。組織のデータ保護対策がニーズを満たしているかどうかの判断にお役立てください。
※この記事は、米国 AvePoint で 2021 年 3 月 25 日付で公開された記事 “Microsoft 365 Backup: A User’s Useful Guide Against Data Loss” を日本語編訳したものです。
「Microsoft 365 バックアップ ウェビナー」に申し込む
Exchange Online のデフォルト バックアップ範囲
Exchange Online では Exchange データを複製することでデータを保護します。これは、家の合鍵を作り、もしもの時のために安全な場所に保管しておく考え方と似ています。DAGS (Database Availability Groups) と呼ばれる機能により、メールボックスのデータが複製され、その複製データが Microsoft の別のデータ センターに送信されます。これにより、システム障害が発生した場合でも、別のデータ センターに保存した複製データを使用することで Exchange Online へのアクセスが可能となり、混乱を最小限にとどめることができます。
では、誤ってファイルを削除してしまった場合、Exchange Online ではどのように処理されるのでしょうか。Exchange Online のごみ箱機能は、2 層に分かれています。電子メール メッセージ、カレンダーの予定、タスクなどのアイテムを削除すると、それらは 「削除済みアイテム」 フォルダーに移動するだけなので、Outlook Web アプリからいつでも復元することが可能です。
「削除済みアイテム」 フォルダーからアイテムを削除した場合や、Shift+Delete キーでアイテムを削除した場合、アイテムは別フォルダー (復元可能なアイテム > 削除済みサブ フォルダー) に保存され、14 日間の既定の保持期間後、Exchange Online から完全に消去されます (Exchange Online の管理者は保持期間を最大 30 日間に変更することが可能です)。保持期間内であれば、Outlook Web アプリの削除済みアイテム ページから、別フォルダーに削除済みアイテムを復元することができます。
ただし、データが完全に削除された場合には、データの復元はサードパーティー製のバックアップ ツールを使用しない限り不可能です。例えば、AvePoint Cloud Backup のようなバックアップ ソリューションを使用することで、Microsoft が提供する 30 日の保存期間を過ぎた後であっても、電子メール、カレンダーの予定、タスクを簡単に復元することができます。
SharePoint Online のデフォルト バックアップ範囲
SharePoint の 1 サイトあたりの最大ストレージは 25 TB ですが、Microsoft では、サイトの最適なパフォーマンスを得るためにストレージ使用量に常に注意するよう推奨しています。ストレージ使用量を抑えるという点で、不要なサイトの削除や定期的なごみ箱の整理が大切です。しかし、削除してしまった後でデータが必要となる場合もあります。以下のセクションでは、SharePoint の保存期間および復元に関する注意点、ソリューションを見ていきましょう。
サイトを削除すると、SharePoint からサイトが完全に消去されるまで 93 日間はごみ箱に保持されます。サイトにはすべてのコンテンツ、ページ、サブ サイトが含まれ、基本的にサイト上のすべてのデータが削除対象となります。サイト内の特定のデータ (ファイルなど) の復元はサポートされていないため、1 つのデータを復元するためにはサイト全体を復元する必要があります (グローバルおよび SharePoint 管理者のみが復元する権限を持っています)。
また、削除された SharePoint のネイティブ アイテム (ファイル、フォルダー、ドキュメント ライブラリ) も、そのネイティブ アイテムが削除されたサイトのごみ箱内に 93 日間保持されます。ごみ箱を空にする、またはアイテムを削除する場合、削除されたアイテムは 93 日の残りの期間、サイト コレクション用のごみ箱内で保持されます。
同じ理由で、ファイルのバージョンも元のファイルを復元してからでないと取り出せません。また、ファイルはフォルダーやドキュメント ライブラリ全体を復元しなければ取り出すことができません。復元作業自体は一見簡単なように思えますが、見逃されがちな点があります。それは、特定のファイルを復元するためにドキュメント ライブラリやサイト全体を復元すると、ファイルやドキュメントが以前のバージョンにロールバックされてしまい、ロールバックしたバージョン以降のファイルやドキュメントの更新内容はすべて失われてしまうのです。
しかし、
その他のソリューション (Yammer、Microsoft Teams、Stream など) から SharePoint に保存されたデータは、完全に消去されるまで 30 日間保持されます (詳細は後述)。
OneDrive for Business のデフォルト バックアップ範囲
SharePoint と同様に、OneDrive はファイル バージョニング機能を搭載しており、削除されたファイル、ファイル バージョン、Word・Excel・PowerPoint などの Microsoft アプリのデータは、ごみ箱に保存され、保持期間内であれば復元することができます。
個人の Microsoft アカウントのデータ保持期間が 30 日間であるのに対し、職場および学校用アカウントの保持期間は 93 日間です。これらのアカウントには厳格な SLA やデータ保持規則の遵守が求められ、Cloud Backup のような広範なバックアップ ソリューションが不可欠です。
Microsoft Teams のデフォルト バックアップ範囲
Teams 内のデータは、主に 3 種類のストレージに保存されます。
- チャネルで共有されたファイルは、チームの SharePoint フォルダーに保存されます。
- 個人チャットやグループ チャットで共有されたファイルは、OneDrive for Business フォルダーに保存されます。
- 個人チャットやグループ チャットでの会話は、個人メールボックスに保存されます。一方、チームおよびチャネルでの会話は、グループ メールボックスに保存されます。
保存場所がどこであっても、削除された Teams データは 30 日間保持され、その後 Microsoft 365 アカウントから完全に消去されます。ファイルの復元には、特定のストレージのファイル復元プロセス (上記参照) に従う必要があります。
Stream のデフォルト バックアップ範囲
Stream データは SharePoint に保存されていますが、ビデオのごみ箱には Stream アプリからアクセスすることが可能です。アクセス権は管理者権限を持つユーザーにのみ与えられ、アクセス権があればどのユーザーが削除したビデオでも復元することができます。Stream のごみ箱に保存された削除済みビデオは、30 日間保存された後、完全に消去されます。
Yammer、Planner、Projects およびその他のアプリ
Microsoft 365 スタックのアプリは、多くの場合、すべてのデータが保持される SharePoint フォルダーを備えているため、Microsoft がまだ復元をサポートしていない Planner のタスクを除き、30 日間の保持期間内であれば SharePoint 内のごみ箱から削除済みアイテムを復元することが可能です。
AvePoint Cloud Backup でデータ保護を
AvePoint Cloud Backup は、自動バックアップと包括的な復元機能を備えたサード パーティ製の SaaS ソリューションです。AvePoint Cloud Backup では、メールボックス、ファイル、ドキュメント、サイト、プラン、会話、タスク、カレンダーの予定など、Microsoft 365 の全データをカバーする広範囲かつアイテム レベルでのリストア機能を備えており、安全なバックアップ体験を提供します。AvePoint Cloud Backup は、柔軟なストレージ オプションと、SLA や政府規制に合わせていつでも設定可能なデータ保持期間によって、安心安全なデータ保護を実現します。
AvePoint の バックアップ製品の詳細はこちら
【関連情報】
オンデマンド ウェビナー「業務データの引き継ぎ、本当に大丈夫？ Microsoft 365 バックアップは自社での対策が必須です！」に申し込む
eBook「どうする? どうやる? Microsoft 365 テナント バックアップ」をダウンロード
