金曜日, 4月 12, 2024
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Power Automate でメール業務を自動化する方法は?

「日々同じメールを送るだけの業務に時間がかかっている。自動でできるようにならないだろうか」

そのお悩みは、 Power Automate で解決できます。 Power Automate を活用すれば、メール送信業務の自動化が可能です。

さらに、受信したメールの本文を抽出することで、注文内容を転記する手間なども省けます。

この記事では、基本的なメール自動送信の設定方法から一括送信、ファイルの添付、本文抽出といった応用方法まで紹介しています。メール業務でお悩みの方は、ぜひ試してみてください。

Power Automate とは?何ができるツール?

Power Automate は、 Microsoft 社が提供する、作業を自動化できるRPAツールです。プログラミングの知識がない人でも、簡単に業務自動化を実現できます。

活用例としては、問い合わせへの自動返信や、お知らせの一括送信が挙げられます。いつも同じ文章で決まった相手にメールを送信する業務は、 Power Automate で自動化が可能です。応用すれば、資料請求メールが届いたときにカタログデータを添付して自動返信するといった活用もできます。

なお、 Power Automate を使用する際には、先に覚えておきたい用語がいくつかありますので、チェックしておきましょう。

用語名 説明
フロー 自動化された一連の作業 2023 年 8 月 1 日 17 時になったとき、指定したExcelのブックに保存してあるメールアドレスに、お盆休みのお知らせメールを一括送信する
トリガー 自動化したい作業の開始条件 2023 年 8 月 1 日 17 時になったとき
アクション トリガーの条件を満たしたときに行いたい作業 指定した Excel のブックに保存してあるメールアドレスに、お盆休みのお知らせメールを一括送信する
コネクタ Power Automate 以外の製品と連携して作業する際に必要となるもの

トリガーやアクションの設定時に役立つ

Excelなど Microsoft 社の製品

各種 SNSなど

 

man sending emails

Power Automate でメール送信を自動化する手順は?

まずは基本となる、メール自動送信のフローの作成方法を紹介します。

  1. Power Automate を開く
  2. 画面左上の「新しいフロー」をクリックする
  3. フロー名に「メールの自動送信」などのわかりやすい名前を入力して「作成」を押下する
  4. フローの設定を行うフローデザイナーの画面が表示される
  5. 「メールを送信する ( V2 )」アクションを選択する
  6. メールを送信するときに必要となる SMTP サーバーの情報を入力する
  7. メールの宛先、件名、メール本文などを入力する
  8. 「保存」ボタンを押下する

なお、コネクタとして Gmail や Outlook を選んだ場合は、いつも利用しているツールでメール送信が可能です。

Forms で作成した問い合わせフォームの回答に自動返信したい場合、以下の手順でフローを作成します。

  1. Power Automate の画面左側にある「作成」を選択する
  2. 「自動化したクラウドフロー」を選ぶ
  3. フロー名を入力する
  4. トリガー「新しい応答が送信されるとき( Microsoft Forms )」を選択する
  5. 「フォームID」で自動返信の対象としたいフォームを指定する
  6. 「新しいステップ」を追加する
  7. アクション一覧から「応答の詳細を取得する( Microsoft Forms )」を選択する
  8. フォームIDは先ほど同じものを指定する
  9. 「応答ID」の欄では、「動的なコンテンツ」より「応答ID」を指定する
  10. もう一度「新しいステップ」を追加する
  11. 「メールを送信する ( V3 )」アクションを選択する
  12. 宛先として「動的なコンテンツ」内の「メールアドレス」を指定する
  13. 件名やメール本文を入力して保存する

フローを作成したあとは、問題なくメールが送信されるかをテストします。問題がなければ、設定完了です。

Excel のメールアドレスリストを利用して Power Automate で一括送信する方法

Excel のブックに保存したメールアドレスに、メールを一括で送りたい場合の設定方法を紹介します。

  1. まず Excel 上でメールアドレスを含む表をテーブルに変換しておく
  2. Power Automate 画面左側の「作成」から「インスタントクラウドフロー」を選択する
  3. アクション「表内に存在する行を一覧表示」を追加する
  4. メールアドレスが保存されているブックとテーブルを指定する
  5. 「新しいステップ」を追加する
  6. 「Apply to each」アクションを選択する
  7. 「動的なコンテンツ」内にある「 Value 」を選択する
  8. さらに「新しいステップ」を追加する
  9. 「メールを送信する ( V3 )」アクションを選択する
  10. 宛先の欄に「動的なコンテンツ」内の「メールアドレス」を指定する
  11. 送りたいメールの件名や本文を作成して保存する

テーブルに記載されたメールアドレスすべてに送信するために、「 Apply to each 」アクションで、ループ処理(繰り返し行わせる処理)の設定が必要となります。

Power Automate で自動送信するメールにファイルを添付する方法

以下は、Power Automate で自動送信するメールにファイルを添付したいときの手順です。

  1. 添付したいファイルを OneDrive 、 Google ドライブ、 SharePoint のいずれかに保存する
  2. OneDrive に保存した場合、「 OneDrive For Business 」コネクタを選択する
  3. アクション「パスによるファイルコンテンツの取得」を追加する

Google ドライブや SharePoint の場合も、同様の手順で行います。ファイルを保存しているツールをコネクタとして選択し、「パスによるファイルコンテンツの取得」アクションを設定しましょう。

Power Automate でメール本文を自動抽出する手順

受信メールの本文抽出は、抽出したい範囲によって設定方法が変わります。

まずはメール本文すべてを抽出したいときの設定方法を説明します。

  1. トリガー「新しいメールが届いたとき (V3)」を選択する
  2. 抽出したいメールが届く場所を「フォルダー」で指定する
  3. 抽出したいメールの差出人や件名などを入力する
  4. 「新しいステップ」を追加する
  5. 「Htmlからテキスト(プレビュー)」アクションを選択する
  6. 「動的なコンテンツ」内の「本文(メッセージの本文)」を指定する

これでメール本文をテキストで出力できます。

次に、メール本文にある特定の部分だけを抽出する方法です。

ここでは、件名「商品サンプル希望」のメール本文から「商品番号」の後ろにある 4 桁の数字を抽出すると仮定します。商品番号は「商品番号: 1234 」という形で、全角のコロンで区切られています。

  1. トリガー「新しいメールが届いたとき (V3)」を選択する
  2. 抽出したいメールのフォルダーと件名「商品サンプル希望」を入力する
  3. 「新しいステップ」を追加する
  4. 「データ操作」コネクタ内の「作成」アクションを選択する
  5. 「入力」と書かれた入力欄が表示されるためテキストボックス内を一度クリックする
  6. 右側に出てくる「fx」ボタンを押下する
  7. 関数入力用の画面が表示されるため下記の関数を入力する
substring(triggerOutputs()?[‘body/body’],add(indexOf(triggerOutputs()?[‘body/body’],’商品番号’),5),4)

※「triggerOutputs()?[‘body/body’]」は、抽出対象となるメール本文を指しています。実際に入力する際には、「動的な値」から「本文(メッセージの本文)」をクリックして入力しましょう。

  1. 「新しいステップ」を追加する
  2. 「Htmlからテキスト(プレビュー)」アクションを選択する
  3. 「動的なコンテンツ」から「本文(メッセージの本文)」を指定する

上記の関数は「商品番号」という文字がメール本文のどこにあるかを探し出し、商品番号の後ろにある 4 桁の番号を抽出するという作業を行います。もし商品番号が 6 桁の場合には、最後の「 4 」を「 6 」に変えてください。

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Power Automate のメール自動送信・自動抽出で業務を効率化しよう

Power Automate を活用すれば、今まで手動で行っていたメール送信業務を自動化できます。メールアドレスのリストをもとにした一括送信やファイル添付も併用することで、より複雑な業務の自動化も可能です。

受信メールの管理を効率化したいときには、本文抽出も利用してみましょう。

今まで日常業務にかかっていた時間を削減し、より重要度の高い業務に集中できるようになります。ぜひ活用してみてください。

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