金曜日, 12月 3, 2021
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SharePoint とOneDrive の一括管理や同期が可能に

Microsoft SharePoint と OneDrive のアクティブ ユーザー数はここ数年で大幅に増加しています。2020 年の発表では、月間アクティブ ユーザー数は 2 億人を超えているという報告もあります。SharePoint は、これまでさまざまな部門の動的サイトの作成に大きな役割を果たしてきました。また、OneDrive はデータの保存やユーザー コラボレーションに向けたプラットフォームを提供しています。  sharepoint

しかしユーザー数の増加に伴い、管理者が SharePoint と OneDrive を同時に監視することが難しくなってきていることも事実です。これらのガバナンス管理を同時に行うためには、両方の管理センター間を常に行ったり来たりしなければならず、管理者にとっては頭の痛い作業になります。 

この問題を解決するために、Microsoft は今年 2 月、SharePoint 管理センターから OneDrive の管理が可能となったことを発表しました。それでは、この統合の構成方法と、統合から得られるメリットを見ていきましょう。 

※この記事は、米国 AvePoint で 2021 年 2 月 18 日付で公開された記事 “How to Merge Your OneDrive & SharePoint Admin Centers” を日本語編訳したものです。

sharepoint

OneDrive  SharePoint の統合管理センター

この新しい SharePoint 管理センターでは OneDrive と SharePoint を切り替えることなく、ストレージ制限の管理、社内・社外共有の制御、保持ポリシーの設定、OneDrive 同期制御の管理など、多くの管理タスクを組織レベルで実行できます。

今回のリリースでは、統合管理センターのユーザー インターフェイスが改善されただけでなく、レポート機能も強化されました。また、「グローバル閲覧者管理者」という新しいロールが追加されました。このロールを持つユーザーは、管理センターの読み取り専用ビューで設定や管理情報をすべて確認できますが、設定を編集することはできません。 

統合された管理センターのクイック ビューは次のとおりです。

GIF (Microsoft より) 

管理センターのホームページでは、SharePoint ウィジェット以外に、OneDrive ウィジェットおよびアクション可能な OneDrive カードを追加することが可能となりました。上記 GIF で示されているように、使用状況やユーザー アクティビティなどの OneDrive 情報を確認できます。これにより、管理センターから直接 OneDrive アクティビティ情報にアクセスし、監視することが可能となりました。 

この新機能を活用して、ユーザーはどんなことができるのでしょうか? OneDrive と SharePoint の管理センターを統合するためのクイックガイドをご紹介します。 

同期保持ポリシー・ストレージ制限を設定する 

OneDrive と SharePoint 内のファイルを同期したければ、 管理センター > [設定] へと進み、OneDrive のウェブサイトに表示される [同期] ボタンをクリックするだけで実行可能です。さらに、指定したドメイン内のコンピューターのみに同期を許可したり、特定のファイル タイプのアップロードをブロックしたりすることも可能です。 

ファイル同期の他にも、SharePoint と OneDrive 両方のコンテンツに関する保持ポリシーを同じ画面から設定できます。データ保持に関するコンプライアンス対策として、退職したユーザーのコンテンツに対し、一定の保持期間を既定のポリシーとして設定することも可能です。また、規定のストレージ制限を設定して、データ容量を超えないよう管理することもできます。

 スクリーンショット (Microsoft より) 

共有アクセス権限を管理する 

SharePoint と OneDrive 両方の共有設定が同じ管理センターから一括で実行可能となったことで、管理者は両プラットフォームの内部・外部共有などの管理に費やす労力を削減することができます。この管理画面は、[SharePoint 管理センター] > [ポリシー] > [共有] から開くことができ、SharePoint と OneDrive コンテンツの外部共有レベルも [すべてのユーザー] から [組織内のユーザーのみ] で設定することができます。

スクリーンショット (Microsoft より)

コンテンツ共有を簡単に設定できるだけではなく、ドメインによる外部共有の制限、ゲスト ユーザーに対する共有許可など、多くの共有オプションを選択することができます。 

今回の統合により、SharePoint と OneDrive の管理者が、それぞれの管理センターに切り替えることなく両方のプラットフォームを効率的に管理することが可能となり、大幅な時間の節約が期待できます。この新機能をぜひチェックしてみてください! 

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