木曜日, 11月 26, 2020
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AvePoint/AIIM 共同調査からみる Office 365 (2) ガバナンス・レコード編

Office 365 実態調査: クラウド ガバナンスの現状と課題

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Microsoft Teams eBookSharePoint Online は、業務のデジタル化を目指す企業・組織にとって、最も魅力あるコラボレーション プラットフォームのひとつとなっています。

しかし、実際の企業・組織がクラウド移行後のガバナンスをどのように捉え、どのような方法で対策を行いたいと考えているのか、自動化などの具体的な対策はどうなっているのかなどの全体像は、なかなか見えづらいのが現状です。

そこで AvePoint は、SharePoint Online/Office 365 への移行から運用管理・情報保護の現状を明らかにすべく、AIIM (The Association for Information and Image Management) と共同で調査を行い、その結果をレポート ” How does the Office 365 Revolution Impact Governance and Process Automation?” にまとめました。

移行を扱った前回の記事 に続き、今回の記事では、特にガバナンスに関係する部分をまとめた 米国本社ブログ を抜粋・編訳してご紹介します。

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【関連ブログ記事】AvePoint/AIIM 共同調査からみる Office 365 (1) 移行編
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(以下、レポートより抜粋・抄訳)

SharePoint のレコードと保持ポリシー

SharePoint では、アイテムの削除やごみ箱への移動など、ベーシックな保持ポリシーを利用することができます。

SharePoint記録管理しかしながら、SharePoint のデータ保持機能は、ワークフローを保持ポリシーの一部として実行できるという点でユニークです。

SharePoint では、異なるタイミングで異なるアクションが実行される、複数ステージの保持ポリシーの実装が可能です。また、保持機能はコンテンツ タイプに応じて設定することも、ライブラリやフォルダーごとに設定することも可能です。

SharePoint の 「レコード」 は、SharePoint 環境で特別なポジション付けとなっています。レコードには一般的には保持スケジュールが設定されており (「無期限」 も存在します)、また対象となったドキュメントは編集不可状態となります。

また、レコード用と非レコード用の 2 種類の保持スケジュールが存在します。レコードとして宣言したドキュメントは、削除後、同環境に存在する他のドキュメントと異なる法的位置づけとなるため、扱いには注意が必要となります。

では、SharePoint のガバナンス機能は Office 365 ユーザーによってどの程度利用されているのでしょうか? また、ガバナンスの自動化はどのレベルまで採り入れられているのでしょうか?

調査の結果からは、Office 365 のガバナンス機能を企業・組織がいまだに完全に把握できていないことが浮き彫りとなりました。

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なかなか進まないガバナンス自動化

  • 企業・組織は、SaaS 移行・利活用を進める際に、情報サイロ化・コンプライアンス上の危険性が浮上する可能性に気づきつつある
  • 50% 近くの企業・組織では、SharePoint のガバナンスは基本的には手作業で実行されている

調査の質問から

「それぞれ別のプロセスに関連付けられた情報やドキュメントの、個別 SaaS アプリケーションへの保存は、情報のサイロ化を誘発し、コンプライアンス上の問題を引き起こす」

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