【Microsoft 365 とは何か】
※この記事は、2017 年 8 月 7 日に 米国 AvePoint のブログに掲載された “Microsoft 365 101: What You Need to Know” の編訳となります。
Microsoft 365 には、オペレーティング システムである Windows 10 と、中小企業から国際的大企業にいたるまで、企業に属するメンバーが効率よく業務を実行するために活用できる Azure ベースの SaaS プラットフォーム Office 365 が含まれています。
Microsoft 365 ユーザーは、前述したような「簡単に使える情報共有ツール」 を活用して世界のどこからでもコラボレーションし、情報共有やコンテンツの共同編集などを実行することが可能になります。また、どのレベルの機能を使用したいのかを、自社のニーズに応じて決めることも可能です。
従来通りの Microsoft Office 製品群のほか、情報共有をより簡単にするツールや新機能、別アプリケーションとの統合による機能向上なども提供されています。
Microsoft 365 用のエンタープライズ ライセンスには、エンタープライズ モビリティ (Enterprise Mobility) とセキュリティ スイート (EMS) が含まれますが、EMS が含まれない中小企業向けの Business も購入可能です。
【Microsoft 365 登場の背景】
ここで、Microsoft 365 が生み出された背景について少し考察してみることにしましょう。
コラボレーションは、現代の企業が活動していく上で欠かすことのできない活動のひとつです。どのような業種の企業であれ、働くメンバーがそれぞれの考えをまとめたり、アイディアを共有したりするという局面は必ず生まれてきます。
これら一連のアクションは、例えばブログを書いたり、SNS のウォールに書き込みをしたり、個人用ストレージからファイルを共有したりといったアクションに代表されます。そして興味深いことに、これらのアクションは一般市民がプライベートでも実行しているものとほぼ同じであるという事実があります。
この現象は、世界中の人々が、「すぐに・簡単に情報を共有できる」 という状況を当たり前のものとして捉えつつあることにも結び付きます。ブログ、メールやオンライン掲示板、OneDrive などのファイル シェアなどのツールへのアクセスは、単なる情報共有基盤としての役割を超え、「権利」 としてさえ考えられるようになってきつつあります。
このような現実の中で、もし、企業・組織から提供される情報共有ツールが使いづらいものであった場合、そのツールや方法が 「公式」 に認定されたもの・組織から 「こちらを使いなさい」 と支給されたものであるかどうかに関わりなく、人々は 「より簡単」 なツール・方法を使って仕事を終わらせようとするという事実が、近年の研究の成果として明らかになってきつつあります。
ユーザーは、自分の仕事を終わらせるという目的達成のために使用できるもっと簡単・効果的な方法があるのを知っているため、わざわざ業務スピードを落とすなどという 「面倒くさい」 ことはしたがらず、自分たちの使い慣れた一般向けコンシューマー プラットフォームで情報共有をするという選択に走りがちです。
しかし、このようなコンシューマー向けプラットフォームには、IT 管理者の目や組織のガバナンス ポリシーが行き届かないため、情報漏洩などのトラブルに発展する危険性をはらんでいます。
【Microsoft 365 で利用できる機能】
従来通りの Microsoft プログラムに基づいた各種ツールが利用可能である一方で、数多くの新機能が追加されています。
独立した Web サイト プレゼンテーションの形で、そしてオリジナル URL つきでドキュメントを作成できるアプリである Sway も、そのような新機能のひとつです。
Flow では、自分用の自動ワークフローを Microsoft 365 に作成し、外部アプリと同期させることができます。ドキュメントやオリジナル自動返信メールの作成などをはじめとする多種多様なタスクを、Microsoft 365 のアクションによってトリガーさせることが可能になります。
One Drive for Business は、安全な共有の実行やメール／Web サイトへの埋め込みなどの機能を備えたストレージです。組織内への共有の際に、相手や必要に応じて付与する権限を選ぶこともできます。
そして SharePoint Online は、画像・ビデオ・Microsoft ドキュメントなどを埋め込んだ Web サイトを簡単に作成できるツールです。
また、企業内でのソーシャル メディアの役割を果たす Yammer のようなコラボレーション プラットフォームなど、より斬新なアプローチに基づいた機能も搭載されています。
Office 365 Groups は、SharePoint Online・Planner・OneNote・Outlook などの諸機能を組み合わせ、複数名のユーザーを簡単にまとめ、グループ内のコラボレーション用にサービスを提供するツールです。
Microsoft Teams は、チャットベースのワークスペースとして機能する新アプリケーションです。グループとしてまとめられた複数のユーザー向けに、ファイル共有や単純な AI Bot、その他アプリケーションとの統合などの機能を備えており、少数のユーザー間でのパワフルなコラボレーション プラットフォームとなります。
これ以外にも、Microsoft 365 には数多くの新機能が搭載されています。詳細に関しては、TechNet の記事で情報を得ることができます。
これらの強力な各種機能、そして幅広い権限やセキュリティ機能は、エンド ユーザーにも IT 管理者にもドキュメント管理・情報の適切な保護をより簡単に実行可能にしてくれると言えます。
【コラボレーションとガバナンスのバランス】
ユーザー同士でのコラボレーションをどのように実行するかは、公共・民間セクターの別を問わず、世界中の企業・組織の課題となっています。
企業・組織の側からは、ユーザーの行動を一定の枠の中にとどめ、コラボレーション作業の記録を取得したり、機密情報に対する管理を徹底したりするというニーズがあります。しかし、この状態は、ユーザーが各自の業務を簡単に・効率よくこなすためのツールを提供しなければ、とても実現できるものではありません。
Microsoft 365 の数多くの機能やアプリケーションは、コラボレーションをスムーズに実行するためのツールを簡単に導入しつつ、ユーザーによる操作がセキュリティ的に問題ないことを保証するために活用することができます。
Microsoft 365 は、企業・組織のサイズに関わりなく、エンド ユーザーが問題なく使用できる操作性の高さと、他のソリューションに打ち勝てるほどの機能の優秀さ、そして複数の権限を使い分けできるなどの安全性の高さを備えたソリューションであると言えます。
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