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インプレースが記録管理のトレンド、一方アウトオブプレースが役立つ場面も (2021 年最新版)

顧客が Microsoft 365 で記録管理の施策を始めるにあたって、最初に決めるべき事項は、インプレース アプローチを採用するかアウトオブプレース アプローチを採用するかです。インプレース戦略が未来志向である一方で、アウトオブプレース リポジトリはより伝統的なアプローチであると AvePoint は考えています。

ただし状況によって、全体的な戦略の一部としてアウトオブプレースのアプローチを採用すると効果的な場合があります。具体的に見てみましょう。

※この記事は、米国 AvePoint で 2021 年 1 月 21 日付で公開された記事 “In-Place vs. Out-of-Place Records Management: New Insights for 2021” を日本語編訳したものです。

インプレース、またはアウトオブプレースでの記録管理について: おさらい

記録管理の分野に不慣れな人にとって、「インプレース」 と 「アウトオブプレース」 の概念は馴染みがないかもしれません。そこで、これらの要点を簡単にまとめてみました。

「アウトオブプレース」 ストレージとは、デジタル記録管理へのレガシー アプローチです。外部システムまたはストレージ リポジトリが情報場所の にあり、記録マークのついた項目がリポジトリに 個別送信 される、従来の記録リポジトリです。こちらに馴染みのある方も多いでしょう。「アウトオブプレース」 ストレージは、レガシー専用の外部システムがある場合や、従来の SharePoint によく見られるアプローチです。従来の SharePoint では、記録の 「送信」 先であるサイト コレクションを単体として持つ、「レコードセンター」 が存在していました。

このアプローチによって、ファイル保存の管理や制御を強化し、検索・管理・記録といったプロセスを 「ローカライズ」 または 1 件のレポジトリに 「一極化」 することが可能となりました。これにより、従来のドキュメント管理システム (ファイル共有など) に関する課題が多く解決されました。一方で、このアプローチではデジタル ワークスペースの進化に適応することが難しくなりました。ワークスペースがより多様で複雑となり、既存のシステム内で制御・検索プロセスが改善するにつれ、従来の 「アウトオブプレース」 アプローチでは対応できない問題も多く確認されています。例えば、ドキュメント送信元の情報コンテキストが失われる、複数のワークスペースでコンテンツが意図せずに重複することが挙げられます。さらに移行元からリポジトリへデータを移動する際、ユーザー設定や権限といったユーザー情報の管理がさらに複雑化することも挙げられます。

一方で、記録管理への 「インプレース」 アプローチとは、最新のテクノロジー プラットフォームでの検索・制御プロセスを使用し、ワークスペースに格納される同一のドキュメントに対して、同一の記録制御ポリシーを適用するという、より現代的なアプローチです。これにより、セキュリティ・ワークスペース・情報コンテキストを完全にそのまま維持するだけでなく、別のワークスペースに移動または複製する必要なく、移行元のドキュメントに同一のポリシーが適用されるため、重複を減らせる利点があります。

アウトオブプレースでの記録管理に適したシチュエーションとは?

上記のように、業界トレンドの先取りを信念とする AvePoint では、必要に応じてインプレース戦略を顧客に推奨しています。

とはいえ、アプローチを決めて戦略を立てることは良いことですが、顧客の特定のニーズに合わせてアプローチを調整する必要がある例外的な事例も存在します。

Microsoft 365 アーティファクト対して主にインプレース戦略を採用している顧客について、そのような事例が最近ありました。また臨時および在宅勤務でのイニシアチブ用として作成された、Microsoft Teams の 「使い捨て」 ワークスペースの増加も確認されています。これを受けて、顧客の間で以下 2 つの大きな認識が生まれました。

  1. 作成されたまま放置され、削除されずに急増した Teams ワークスペースを管理するため、適切なライフサイクル管理ルールが不可欠となっていること。
  2. 記録のインプレース管理を維持するのと同時に、インプレース記録を含むワークスペースそのものを整理整頓する 「大掃除」 の実行という、相反するニーズを抱えていること。

将来にわたる継続的な成長のため、ワークスペースを管理・整理整頓し続けなければならないことは明白ですが、使わなくなったワークスペースを長期間にわたって放置することは賢明ではありません。これらの課題をいち早く認識した多くの組織では、AvePoint を活用することで、記録・ガバナンス・ライフサイクル管理に対する全体的なアプローチを再検討しています。

ガバナンスと記録管理の相乗効果

AvePoint では、顧客の導入事例や代替案をブレインストーミングした結果、特にライフサイクル管理と Microsoft Teams での記録保持とのバランスをとるシナリオを提案します。そのシナリオとは、広範かつ全体的なインプレース ソリューションの一部として、アウトオブプレースのコンポーネントを導入することです。この組み合わせにより、大半の記録に対してインプレース アプローチを維持できる柔軟性が得られると同時に、格納場所の母体である Teams ワークスペース全体を保持する必要なく、Teams 内の重要なファイルを特定できるため、Teams ワークスペースの整理が可能となります。

これは、ガバナンスと記録管理が連携して機能する場合です。アウトオブプレース戦略での問題は、元のドキュメントが格納されていたワークスペース周辺の情報コンテキストを失うことです。この課題に対して、Microsoft 365 ワークスペースに強力なガバナンス戦略を設定します。これにより、ワークスペース周辺の情報コンテキストを整理した状態でキャプチャ・管理する青写真が提供され、RM シナリオ内で簡単に活用することが可能となります。

たとえば、ある顧客の場合、完全に自動化されたエンド ツー エンドのライフサイクル管理ソリューションに対して、AvePoint のクラウド製品スイートを活用することができました。この場合、以下の特徴が挙げられます。

  • Cloud Governance を使用して、SharePoint や Teams でのワークスペースをプロビジョニングおよび追跡し、所有権・セキュリティ・ライフサイクルポリシーに関する重要な情報を取得します。
  • 必要に応じてインプレース コンテンツを管理するため、Cloud Records を使用します。
  • Teams ワークスペースの更新期間が終了すると、Teams を保持/削除する前に、フラグが立てられた記録について、SharePoint ベースの長期間記録リポジトリに再配置します。これにより、移行元ワークスペースに関する重要なビジネス情報、適切な所有権および情報コンテキストを保持することが可能です。

まとめ

上記のように、インプレース戦略は、顧客のデータ環境下で大半のコンテンツに適していました。しかし Teams ワークスペースの急増に伴い、数十年間にわたってすべてのコンテンツを利用可能な状態にするのではなく、代わりにソリューションの使いやすさや、ワークスペース全体を管理するニーズに焦点があたるようになりました。この結果、データ記録管理について、自社パフォーマンスと委任するソリューションとのバランスが重要となりました。これが、より強力な記録管理戦略を策定する際、選択的に 「アウトオブプレース」 機能を採用してハイブリッド アプローチを導入することが非常に効果的である理由です。コンテンツ周辺のメタデータや情報コンテキストをキャプチャして維持するため、ガバナンス ファーストの強力なイニシアチブも同様に効果的です。

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