※この記事は、2016 年 11 月 10 日に 米国 AvePoint のブログに掲載された “External Sharing with SharePoint: How Do You Collaborate with External Parties?” の翻訳となります。

SharePoint は、同じ組織で働くユーザーとのコラボレーションに最適なプラットフォームです。コンテンツの一転集約・検索・バージョン管理・ワークフロー・監査などの機能が数多く取り揃えられた SharePoint は、組織内コラボレーションを推進するために最適のソリューションといえます。

しかし、組織の枠を超えて外部ユーザーとコラボレーションを行いたい場合、SharePoint オンプレミスを使用している企業・組織は、しばしば難題に直面します。

SharePoint オンプレミスには、簡単に使用できる既定外部共有機能が存在しません。このため、多くの場合共有はメールや外部ソリューションに頼ることになりますが、このような方法はデータ流出につながることもあるため、十分な注意が必要となります。

既定機能の外部共有

SharePoint のコンテンツを外部共有したい場合に使用できる方法とその問題点を、以下に紹介します。

外部ユーザーを Active Directory (AD) に追加する

AD に外部ユーザーを追加すれば、内部ユーザーと同じように権限を付与することが可能になりますが、ほとんどの企業・組織はこの方法を禁止しています。もっともよく使用されるアプローチは、SharePoint のエクストラネットを構築し、外部ユーザーが社内コンテンツに誤ってアクセスするのを防止するという方法ですが、これには継続的な運用管理と少なくないコストが発生します。

ファイル同期・共有機能

Box や Dropbox などのソリューションも前項と類似していますが、これらは外部ソリューションです。ここで一番の懸念となるのは、SharePoint のコンテンツが移動させられたり、コピーされたりしてしまう可能性です。「原本は 1 ファイルに統一」 という原則の維持は難しくなりますし、データ管理タスクへの余計な負荷やセキュリティ リスクも無視できません。

SharePoint Online への移行

Microsoft が提供するクラウド サービスである Office 365 に移行すれば、既定機能で外部ユーザーとの共有が可能になります。エンド ユーザーにとっては外部共有が格段に簡単になりますが、内規や業界規制、場合によっては 「拘束的企業準則」（BCR / Binding Corporate Rules) の制限でクラウドへデータを動かせないなど、いまだにクラウドへの移行体勢が整っていない企業・組織にとっては、すぐに導入するには非常に困難なソリューションといえます。

セキュア & 使いやすい外部共有ソリューション

AvePoint は、ここまでに挙げた外部共有方法の欠点を補うようなコラボレーション ツールを提供しています。AvePoint Perimeter は、SharePoint に組み込むことで、既定の機能を使用するのと同じように簡単に外部共有を実行することができるツールです。

外部共有を実行すると、登録・サインインが必要なセキュア ポータルを通じてファイルのコピーが共有され、変更点がファイル原本に同期されます。

この方法により、外部ユーザーに SharePoint 環境自体へのアクセスを付与する必要なく、しかも作成・編集している環境から直接、外部ユーザーとコラボレーションを実行することが可能になります。

AvePoint Perimeter に関する詳細情報については、製品ページ でご確認ください。