2つの組織を統合する際のロジスティクスがかなり厄介なのは言うまでもないことです。
これは、Office 365 / Microsoft 365 のデータの移行やテナントの統合にも当てはまります。
最初に適切な計画と検証の手順を踏んでおかないと、データやユーザーが迷子になってしまうこともありがちです。
このプロセスをできるだけスムーズにするために、合併・買収時の Office 365 / Microsoft 365 データの移行に関するクイックガイドをお読みください。
Office 365 のテナント間データ移行①データ分類・分析
まずはじめに、管理者として、どのテナントをどこに移動させるかを決定する必要があります。
マイクロソフトと一緒にすべてのライセンスを確認します。以下のことを確認しましょう。
- ユーザーが持っているライセンスは何か？
- ユーザーが使用しているマイクロソフトのワークロードは何か（Teams、Groups、SPO、EXOなど）？
- 移行先のテナントには、同じワークロードが設定され、適切なライセンスがあるか？
次のステップは、高性能な移行ツールを選び、プリディスカバリーを実行することです。
プリディスカバリーによって、どれだけのコンテンツがあるのか、どのような種類のコンテンツを扱っているのか、データはどの程度「新鮮」なのかを把握することができます。
それに基づいて状況を判断し、何をどれだけ移動させるか、どこに移動させるかを決定することができます。
M＆A 特有の要素として、ドメイン間の命名規則が挙げられます。
優れた移行ツールは、名前をインポートし、データの移動に合わせてカスタマイズすることができますが、移行元でどのようなドメイン構造になっているか、移行先でどのように見える可能性があるか、きちんと把握しておくことも重要です。
検討事項：
ユーザーに旧ドメインと今回のドメインで同じタイトルを持たせたいのか？
例えば、@ABC.comを@XYZ.comにマップするなど、単に電子メールアドレスのドメインを変更するだけなのか？
サービスアカウントについてはどうか？
すべてのユーザーを移動させるのか、それとも現役の社員だけを移動させるのか？
Office 365 のテナント間データ移行②コネクションの構築
Office 365 であれ何であれ、ソースシステムとの接続は不可欠です。
この接続により、完全忠実なプレディスカバリースキャンを確実に行うことができます。
さらに、コンテンツを新しいテナントに実際に移動させる移動先との接続を構築する必要があります。
これらの接続は、移行元と移行先の両方で必要なすべてのアクセスを持っている必要があります。
Office 365 テナント間の移動には、常にアプリ・プロファイルを使用することをお勧めします。これにより、マイクロソフトのベストプラクティスに従い、可能な限り効率的かつ迅速にデータを移動することができます。
また、アプリプロファイルで取得できないものがある場合は、サービスアカウントを設定する必要があります。
Office 365 のテナント間データ移行③移行計画
さて、いよいよユーザーの移行とコンテンツの移動の計画をまとめなければなりません。
当然ながら、テナントを移行する際には、ユーザー管理が必要です。
ある日突然、ユーザーが目を覚ますと、すべてのドキュメントが新しいテナントに移行していたり、新しい電子メールアドレスを持っていて行方不明になっていたり、新しいワークロードが有効になっていたりするようなことは避けなければなりません。
Office 365 / Microsoft 365 の移行計画の主な目標は、エンドユーザーの混乱を軽減し、移行に対する準備を実感できるようにすることです。
例えば、テナント間のアプリの互換性。
買収した会社が Microsoft Teams を使用していて、あなたの会社は使用していない場合、M&A 後の新しい環境で利用できる新しいワークロードについて、ユーザーを十分に教育することが不可欠である。
また、新しいガバナンスのルールを学ぶ必要がある場合は、早い段階で導入し、できるだけスムーズに移行できるようにしましょう。
同様に、もしあなたの組織が、他方が使っていないアプリを逆に使っていた場合、統合したらそのデータはどうなるのでしょうか？
アーカイブするにしても、オフラインにするにしても、移行先のテナントに移動させるにしても、こうした移行時のハードルに対する計画を最初から立てておくのがベストです。
ユーザーとそのコンテンツの移行計画を立てたら、まずユーザーのコンテンツの大部分を移行先に移行し、その後、移行期間を設けてユーザーが両方のテナントへアクセスできるようにすることをお勧めします。
その後、増分移行を実行して、ユーザーが新しいテナントに完全に移行する前に、未完成の部分や変更点を慎重に引き継ぐことができます。
これは通常、グループで徐々に行われることが多いようです。M&A の規模にもよりますが、私は部署ごとに行うことをお勧めします。
まずは、一緒にテストしてくれる協力的なメンバーと一緒に、試験的に行ってみましょう。
Office 365 のテナント間データ移行④移行
移行ジョブの中には、初回にすべてを取得できないものもあるので、完全に完了しなかったジョブ（例外的な完了の仕方になったジョブや単に失敗したジョブなど）については、すべて分析を行うことが極めて重要です。
これらの例外や失敗は、以下のような多くの要因によって引き起こされる可能性があります。
- 接続の問題
- ファイルの種類
- サイズ制限
- API の制限（ソース側の可能性が高い）
- その他
移行元と移行先の両方で公表されている制限事項を十分に理解することを強くお勧めします。
多くの場合、これらの制限はユーザーやツールベンダーがコントロールできないため、移行プロジェクトの開始時に管理者と期待値を設定するのに役立ちます。
プロジェクトが完了するまで、「移動」は連続したループであると考え、すべてが完全に移動する前に、いくつかのコンテンツが数回通過する必要があることを踏まえて計画することを意識しましょう。
ユーザーがアクティブであれば、コンテンツは常に変化するものです。
完全移行を宣言する前に、移行可能なコンテンツがすべて正常に移行されたことを確認しましょう。
サードパーティーのレポートツールは、何が移動したか、なぜ移動しなかったかを直接教えてくれるので便利です。
Office 365 のテナント間データ移行⑤検証
最後のステップとして、移動中に発生した可能性のあるエラーを確認し、すべてが無事処理されたかどうかを常に検証します。
この検証プロセスは、隙間から漏れたかもしれないものを検知・管理し、時間と手間がかかる長引く増分移行を実行するのに役立ちます。
注：このプロセスは、ユーザーが移行後に自分のデータを検証するように訓練されていれば、より円滑に進みます。
これは、何らかのデータ変換が行われた場合に特に当てはまります。
Office 365 テナント間データ移行のよくある失敗例
ユーザーと一緒に変更管理の計画を立てない
繰り返しになりますが、ユーザーに知らせずに一晩で移動させるのはやめましょう。
新しいテナントへの適応がより困難になります。ユーザーが職場に来て、以前は触れていなかった新しいワークロードを突然触り始めたり、以前持っていたワークロードを持っていなかったりすると、問題を引き起こすだけです。
そのため、ユーザーの管理と移行の計画が非常に重要です。
どのような移行であっても、ユーザーの業務に支障をきたさないようにすることが重要な成功要因です。技術チームがそれを尊重していると分かれば、事態はよりスムーズに進むでしょう。
すべてを移行するのに十分な時間がない
コンテンツの移行は、決して就業時間中に行ってはなりません。
理想的には、夜間または週末にジョブを実行するようにスケジュールを設定します。
これは、マイクロソフトのベストプラクティスに沿うだけでなく、ユーザーのテナントを日中もフル稼働させることができます。
次に、これらの制限の中で、実際にどれくらいの時間がかかるかを判断することが重要です。
たとえば 10 万人分のデータを移動させる場合、一定時間内に何人分のデータを移動させることが可能でしょうか。
短期間に大幅な移動を押し込もうとすると、次のような弊害が生じるだけです。
- ユーザーを混乱させる
- スロットリングが多すぎる場合、テナントの速度が低下する。
- エラーの修正や検証のための十分な時間がない場合、コンテンツが「欠落」する可能性がある
- その後のプロジェクトやワークロードについてユーザーに説明する時間がない
- などなど
もし、期限が迫っている場合は、優先順位の高いコンテンツから移行し、非常に必要なデータ（つまり、「アクティブ」と見なされるコンテンツ）だけを移行するようにしてください。
M&A に伴うOffice 365 / Microsoft 365 のデータ移行は厄介なものですが、この記事を読んで少しでもスムーズな移行ができればと思います。
また、移行を計画している間、徐々に流入する新規ユーザーをどのように管理するかについて考えたことはありますか？
買収する企業は、流入する人、コンテンツ、ワークロードが買収企業のガバナンスプランに合致していることを確認するために、どのような取り組みを行っているのでしょうか。
スプロールを防止し、導入プロセスを加速させたい場合は、当社の Cloud Governance をご検討ください。
※この記事は、米国 AvePoint で 2020 年 1 月 30 日付で公開された記事 “The 5 Step Plan For Office 365 Tenant to Tenant Migrations” の内容を日本語訳したものです。
今回は、Microsoft 365 / Office 365 のデータの移行やテナントの統合に不可欠なステップを解説しました。
データ移行・運用管理について気になる点がある方は、ぜひお気軽にお問合せください。
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