土曜日, 9月 18, 2021
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レコード管理を Microsoft 365 へ移行する前に知っておくべきこと

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それぞれの企業には独自性があるため、2 つの移行過程が同じになることはありません。とはいえ、従来のシステムから Microsoft 365 へ移行する際、情報管理者には考慮すべき共通のテーマがいくつかあります。 

ここ数年、企業には、作成元の場所やシステムでコンテンツを管理するインプレース レコード管理戦略へ移行するという、極めて明確なトレンドがありました。自社の主要グループ作業システムを Microsoft 365 へ移行する企業がますます増加するに伴い、自社のレコード管理システムも移行する方が合理的であることが分かってきました。 

複数のリポジトリに料金を支払うのは合理的ではなく、従来市販されてきた RM システムの多くは、もはや市場の期待に応えられていないこともあります。したがって、レコード管理者は、従来のシステムから Microsoft 365 などのプラットフォームへコンテンツを移行する作業に携わる機会が増えてきました。 

分かりやすいように定義しておきますが、ここで言う「従来のシステム」とは、一般的な生産性プラットフォームやファイル共有システムではなく、従来のレコード管理システムを指します。ファイル共有システムの移行は、一般的に、コンテンツを領域間で移動する「リフトアンドシフト」作業と呼ばれます。 

※この記事は、米国 AvePoint で 2021 年 4 月 26 日付で公開された記事 “What to Know Before Migrating Records Management to Microsoft 365” を日本語編訳したものです。

従来のレコード管理システムには、他の移行領域とは異なる独自の要件があり、複雑な構造の情報と、メタデータ、監査証跡、厳密なコンプライアンス要件を数多く含みます。さらに、レコード管理者は状況に応じて、これまでにテクノロジーの移行作業に携わったことがない内容領域専門家の協力を求める必要もあります。

事業部の垣根を越えた協力体制が必要

新しいテクノロジーを導入して展開する作業は、持続可能なデジタル トランスフォーメーションの一部に過ぎません。新しいシステムの統合を計画する際は、事業部を横断してデータを集める必要があります。

これを念頭に置き、情報管理者は IT 部門と密接に協力し、レコードと情報の移行が他のワークロードと並行して考慮されるように、先を見据えて移行プロジェクトに関する情報を集める必要があります。レコード管理システムは、セキュリティと機密情報に関する業務に大きな影響を与える可能性があるため、情報管理を移行計画に組み込む時期は早ければ早い程、有利になります。

レコード管理に関しては、IT 部門の業務範囲を超えた協力体制が重要になります。移行を成功させる手段として、各部門の役職から内容領域専門家 (SME) を特定することも必要不可欠です。SME の協力の下、各事業部の優先事項と要望、日常業務に求められる情報の種類を把握することができます。SME は、誰がどのような種類の情報にアクセスできる必要があるかに関して詳しい助言を提供したり、各部門の情報の保存場所に関する情報も共有したりしてくれます。

また、SME は、情報リスク/価値マトリクス (詳しくは後述します) に関して重要なデータを持っている場合があり、自動移行ツールが移行の初期段階で正しくドキュメントやアイテムを処理しているかのダブルチェックもサポートしてくれます。

Microsoft 365 への持続可能な移行を成功させるためには、移行の取り組みをサポートする協力者を事業部全体から集めることが基本戦略となります。

ROT 情報の廃棄

移行する前に企業が保有する情報を監査し、分析すると、最終的に時間と資金の節約になり、攻撃対象領域が縮小し、新しいシステムが規則を遵守しながら安全かつ効率的に運用されることが確実になります。情報監査は「言うは易し行うは難し」ですが、移行プロジェクトを成功させるためには欠かせません。

すべての企業は、ROT (Redundant (余分)、Obsolete (古い)、Trivial (些末)) 情報をいくらか保有しています。幸いにも、Microsoft 365 へ移行すると、情報管理者が ROT 情報を大掃除できる絶好の機会が生まれます。この機会を利用して ROT を特定して分類し、SME 移行チームの協力を求めましょう。

情報管理者は、日常業務に不可欠なアクティブ アイテム、関連性はあっても定期的にアクセスはされないアーカイブまたは保存されたアイテム、情報を新しいプラットフォームに移行する前に処分できる ROT などの情報を幅広く集めて分類してください。

情報分析に従い、最終的に何を移行すべきかについて判断します。その際の判断に役立つツールが、リスク/価値マトリクス (フレームワーク) です。このツールを利用すると、情報/レコード管理者は、組織にとって最も価値があり最もリスクの高いコンテンツを識別することができます。移行の際、組織はこのフレームワークを使用して、移行すべきコンテンツ、移行してはならないコンテンツ、コンテンツの移行先を決定できます。

例えば、一定期間 (18 か月など) にアクセスまたは変更されていない、リスクと価値が低いと識別されたコンテンツは、アーカイブ段階に移行されてから最終的に廃棄されます。リスクも価値も高いコンテンツは、Microsoft 365 へ移行されます。

その他、移行するべきコンテンツに関する情報を収集する際に考慮する例としては、ドキュメント バージョンがあります。一部のシステムでは、ドキュメント バージョンも個別のアイテムとして保存することがあるため、情報管理者は (自社の SME 移行チームの協力の下)、承認された処分手順に従ってすべてのアイテムを移行、アーカイブ、破棄する必要があるかどうかを検討する必要があります。

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