水曜日, 12月 2, 2020
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Teams アプリ 「タスク」 入門: Planner・To Do の統合アプリ 解説

Teams アプリ「タスク」 入門: Planner・To Do の統合 アプリ 解説

2020 年 9 月に 「Planner と To Do の統合アプリ」 として発表され、話題を呼んでいる Microsoft Teams アプリの 「タスク」(Tasks)、読者の皆様はもう使ってみましたか? 「興味はあるが、どういうものか分からない」「Teams を使い始めたばかりで、どう活用していいのか、いまいち不安がある」 と感じておられる方は、是非この記事を参考にトライしてみてはいかがでしょうか。

この記事では、まず独立したサービスとして Microsoft 365 に含まれる Microsoft Planner・Microsoft To Do の特徴をおさらいします。次に、その特徴を活かし、Microsoft Teams で 「タスク」 アプリとしてもっと便利に使う方法について解説します。

Microsoft Planner とは何か

Microsoft Planner は、ひとつのアプリからすべてのプロジェクトや作業を視覚的に追跡・管理することを可能にするプロジェクト管理ツールです。Planner では、プラン・タスク・ファイルなどを作成・トラッキングすることにより、プロジェクトを管理することが可能です。

Teams アプリ「タスク」 入門: Planner・To Do 統合 しかし、この Planner は、単なる 「タスク & プロジェクト管理アプリ」 ではありません。Microsoft 365 ファミリーの一員だけあり、他のアプリの強力な機能を援用した業務効率改善アプリとして利用することができます。

【関連ブログ記事】
Microsoft Planner データ保護ガイド

Microsoft Planner で、タスクのトラッキングを効率化

Planner には非常に多くの機能とオプションが存在するため、ここではタスクのトラッキングを楽にしてくれる機能に絞って紹介することにしましょう。タスクのトラッキングに最も役立つのは、何といってもスケジュール ビュー、そしてタスクの期限を通知する機能です。

スケジュール ビューは、仕事を 「見える化」 することが好きな人の業務効率アップに威力を発揮します。スケジュール ビューでは、どのタスクを完了させる必要があるのかを、見ただけですぐ把握できる状態で表示させることができます。

また、タスク期限の通知では、タスクを割り当てられたチーム メンバーに、タスクの締め切り前に通知を送信することができます。

タスクの 「見える化」 と 「通知」 で、チーム メンバーが 「どのタスクを終わらせなくてはならないか」 を簡単に把握することができる環境が実現します。

Microsoft To Do とは

Microsoft To Do は、エンド ユーザー向けのスケジューリング アプリです。To Do では、毎日のタスクのすべてを記録し、メモを残し、リマインダーを設定し、添付ファイルを保存するなどの機能を利用することができます。

To Do の優れた点は、ユーザーが自分のコンピューター、タブレット、スマートフォンからアクセスできるクラウド ベースのアプリであるため、どこからでもアクセスできることです。

Microsoft Teams アプリとしてのタスク (Tasks)

「タスク」 は、Microsoft Teams 内で利用できるアプリです。この記事の執筆時点 (2020 年 10 月 20 日) では、まだ統合が完了していないため、アプリ ストアでは Planner の名称で検索する必要があります。今後もロールアウトの状況によって、名称が変わる場合がある可能性があることには注意が必要です。
Teams アプリ「タスク」 入門: Planner・To Do 統合 Planner をデスクトップ アプリで開くと、以下のスクリーンショットのように、To Do のタスクが 「自分のタスク」 として、Planner のタスクが 「共有プラン」 として、それぞれ表示されているのがわかります。

「自分のタスク」 配下には、To Do タスクがそれぞれ以下の分類に従って表示されます。
Teams アプリ「タスク」 入門: Planner・To Do 統合 タスク: Outlook もしくは To Do に追加されたタスク
重要: スターを付けた (=重要としてマークした) To Do のタスク
計画済み: 期日の設定された To Do のタスク
自分に割り当て済み: Planner で自分にアサインされたタスク
*ただし、Planner タスクを To Do と同期した場合のみ表示されます

内容確認はもちろん、タスクを完了としてマークする操作や優先度の変更なども、ひとつの画面から可能になるため、「まとめて時間を確保し、自分の関連するタスクについて状況を確認する」 などの確認がより行いやすくなります。

Planner To Do の 「いいとこどり」 で、Microsoft Teams をもっと便利に

Teams アプリ「タスク」 入門: Planner・To Do 特集記事はいかがでしたでしょうか? 「タスク」 では、Planner とTo Do のメリットを組みあわせた 「いいとこどり」 で、エンド ユーザーが把握・意識する必要のあるすべてのタスクを効率的にモニタリング・トラッキングすることができます。

Planner/To Do という、Microsoft 365 の生産性向上 アプリ 2 種類をTeams 上で統合した 「タスク」  アプリは、『Microsoft Teams を今日のバーチャル ワーク環境で最も拡張性の高いコラボレーション プラットフォームに押し上げる』 という Microsoft のミッションの延長線上にあると考えてよいでしょう。

もしかしたら、タスク管理のために Web ブラウザーを開く必要がなくなる日も、意外に遠くないかもしれません。

(本ブログ記事は、2020 年 10 月 8 日に米国 AvePoint ブログに発表された “Getting Started with Tasks in Microsoft Teams: Project Management Made Easy” を日本語編訳したものです)

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