Teams は Planner と連携させることで、複数のタスクを一元管理できるマルチツールとして活用できます。しかし Teams の操作は慣れていないとわかりづらく、やり方がよくわからないという人も多いのではないでしょうか。
今回の記事では Teams と Planner を組み合わせて、タスクやプロジェクトを一元管理する方法を解説いたします。
「Teamsはチャットとオンライン会議中心に使っている」「タスク管理とチャットツール2つ起動させるのが面倒」と感じている方はぜひ参考にしてみてください。
タスク管理・プロジェクト管理に便利な Microsoft Planner（プランナー）とは
Microsoft Planner （プランナー）は、 Microsoft 365 やOffice 365 に含まれているタスク管理ツールです。タスクをリストやカードで管理し、チームメンバーと共有できます。
タスクを可視化し共有することで進捗の確認が容易になり、タスクの抜け漏れ防止にもなるでしょう。次のプランを契約していれば無料で利用可能です。
- Microsoft 365 E3
- Microsoft 365 E5
- Microsoft 365 F1
- Microsoft 365 F3
- Office 365 E1
- Office 365 E3
- Office 365 E5
Plannerは、 Teams をはじめ Outlook 、 OneNote 、SharePoint など、さまざまな Office アプリケーションと連携できる汎用性の高いツールです。
Teams と Planner を紐づければチャットツールとタスク管理を Teams できるため、複数のツールを起動するわずらわしさがありません。
Teams と Planner の連携方法
Planner と Teams は次の3ステップで連携できます。
- Teams の「チーム作成」からチーム名を付け、チームを作成、または Planner と紐づけたいチームを選択
- Teams の上部タブから[+] を選択し、表示されたアプリ一覧から「Planner」を選択
- 「保存」を押下
チームメンバーは Teams 内でプロジェクトの進行状況をリアルタイムで確認し、 Planner のタスクに直接アクセスできます。タスク 内容の変更・修正・削除は、 Teams 、 Planner どちらからでも操作可能です。
Teams における Planner （プランナー）の使い方
Planner を Teams と紐づけて効率的に活用するには、次の順序で行います。
- 「タスクを追加」でタスクを作成
- タスクに担当者を割り当てる
- タスクをバケットに分類し進捗を管理
Teams と Planner を連携させることで、 Teams だけを使って容易にタスク管理できるのです。具体的な方法を一つずつ見ていきましょう。
タスクの追加
タスクを追加するには Planner の上部タブから「ボード」を選択し、タスク名を付け「タスクを追加」を押下します。追加されたタスクは Teams 側のチャネルにも同様に表示されます。
Teams 側で追加する時も方法は同様で、チャネル上部に表示されたプラン名を押下し「ToDo」にタスクを追加します。タスク名の他に、期間の設定、タスクに関わるメンバーの追加、進行状況、優先度を設定しましょう。
ページ上部の「スケジュール」でタスクをカレンダー表示すれば、タスクを可視化できます。
タスクの割り当て
作成したタスクに担当者を割り当てます。割り当て機能を使うことで責任の所在が明確になり、他のメンバーが質問や連絡を誰にすべきかわかりやすくなるでしょう。
割り当てられたタスクは Teams では ToDo に、 Planner の画面では「自分のタスク」に表示されます。チームに割り当てられているタスクは「共有プラン」に表示されます。
タスク作成画面で人マークのアイコン「割り当てる」を押下すると、アドレスリストが表示されるのでそこから該当のメンバーを選びましょう。
担当者を割り当てると、その人の「自分に割り当て済み」の欄に表示されます。
バケットの作成
バケットとは、複数のタスクを分類しカード形式で表示させる方法です。タスクを担当者別や期限別に表示できるので、やるべきことが直感的に確認できます。
Teams で作成したタスクを開き「新しいバケットの追加」から「バケット」を作成します。バケット名は担当者や名や期日など、タスク名とは違った名前にすると区別しやすいでしょう。
一つのタスクで複数作業がある場合などに、タスクを分割して管理するのに役立ちます。
バケットはカード方式で表示されるので、重要なものを上位に表示させるなど自由にドラッグ&ドロップしてタスクを整理できます。色付きラベルを使用しカテゴリーを見やすくするのもおすすめの方法です。
スケジュールの確認
Teams のタブを「スケジュール」に切り替えると、カレンダー画面が表示されタスクを一覧で確認できます。週単位・月単位を切り替えられるので、週タスクと月間タスクそれぞれの見通しを立てるのに便利です。
Planner 画面も同様に上部タブを「スケジュール」に切り替えれば、カレンダー画面に切り替わるのでタスクを一覧化できます。
進捗の確認
Teams 画面で「タスク」を選ぶとタスクの期限が一覧で表示されます。チーム・個人全てのタスクが可視化されるので、進捗状況が一目で確認できるのです。期日内に終了されたタスクは「期限切れ」と表示されるので、進捗の遅れをすぐに確認できます。
進行状況が変わったら、のステータスを「処理中」「完了」に変更し、一覧に反映させましょう。リマインダー機能を使えば期限が迫っているタスクをメンバーに通知することもできます。
タブやプランの削除
作成したプランを削除するには、タスクを表示し「・・・」を選択した後「削除」を押下します。プランを削除できるのはプランの所有者のみで、メンバーが実行することはできません。削除したプランは復元できないので、操作する時は本当に不要なのか慎重に判断した上で実行しましょう。
Teams 画面のタブに追加した Planner を削除する場合は、タブ横の「▽」を押下し「削除」を選択します。タブを削除してもプラン自体は削除されません。タブとプランどちらも削除したい場合は「このプランとそのすべてのタスクを完全に削除する」にチェックを入れ「削除」を押下してください。
Planner （プランナー）はガントチャートを使用できる？
Teams 上でガントチャートを表示させるには「Microsoft Project」を活用します。ガントチャートは、タスクの開始日、終了日をグラフ化し、視覚的に表示するツールです。
Teams 単体では使用できず、 Planner と組み合わせても簡単なグラフ化のみでガントチャートほど詳細な情報は表示されません。
Microsoft Project を Teams のタブに追加し（ Teams の上部タブから[+] を選択し、表示されたアプリ一覧から「Project」を選択）、ガントチャートを使えば、複数のタスクをロードマップとして一元的に管理できます。
Planner と Teams の連携でタスク管理・プロジェクト管理を効率化
Planner と Teams を組み合わせれば、タスクの進捗管理が一元化できるため、複数のタスクも管理しやすくなります。バケットを使ってカード方式でタスクを表示させれば、進捗遅れや手配漏れも防止できるでしょう。
チームとの共同作業、会話、およびファイルの共有を Teams だけで簡単に行えるため、ビジネスの効率が格段にアップします。
普段から Teams を利用している人は、 Planner と紐づけて効率の良いタスク管理を実現させましょう。
