水曜日, 2月 28, 2024
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Microsoft TeamsでFormsを活用したアンケートの作り方や集計方法を解説

チャットや Web 会議のツールとして、 Microsoft Teams を導入している企業は多いのではないでしょうか。 Teams は Microsoft 365 のさまざまなアプリと連携できます。アンケート作成ツールの Microsoft Forms も、 Teams と連携できるアプリの1つです。

ここでは、 Teams で利用できる Forms の機能について解説します。アンケートの活用例や作り方、回答者に対する詳細設定・共有・回答・結果の確認と集計方法なども詳しく紹介するので参考にしてください。

Teamsで利用できるMicrosoft Formsとは

Microsoft Forms とは、 Microsoft 365 に含まれるアンケート作成ツールです。 Microsoft アカウントがあれば、 Forms を利用できます。

Microsoft Teams と Forms を連携させると、 アンケートを共有して Teams のメンバーに回答してもらえます。 Teams はチャットやWeb会議を通して組織のコミュニケーションを促進するツールで、 Teams を始めとする Microsoft 365 のさまざまなアプリと連携可能です。

アンケートの作成から結果の確認まで、 Teams 上で一連の作業を完結できます。

Microsoft Formsを使ったアンケートの活用例

microsoft teams functionalities

Forms を使ったアンケートは以下のような用途に活用できます。

  • MTG の日程調整
  • 社内イベントの参加確認
  • イベントや研修、勉強会後の満足度や理解度の調査
  • 従業員エンゲージメントの調査
  • 社内 FAQ の運用
  • Teams を使った Web 会議中のメンバーの意思確認

Forms には複数のテンプレートがあるため、選択式の簡単なアンケートから長文による自由記述式のものまで手間をかけずに作成できます。また、Teams に Forms を連携すると、 Web 会議中でもアンケートを作成・共有でき、メンバーの意見を会議に反映することが可能です。

Microsoft Formsの使い方とアンケートの作り方

Forms の使い方とアンケートの作り方について、「階層別研修の出欠確認」のアンケート作成を例に挙げて解説します。

まずは、以下の手順でアンケートを作成してください。

  1. 「タブ」「アンケートを追加したいチャネル」「タブを追加」の順に選択する
  2. ダイアログボックス内の「 Forms 」を選択する
  3. アンケートのタイトル(今回は、階層別研修の出欠確認などと入力)と説明文を入力し、「保存」を押す
  4. 「新規追加」を押す
  5. 「アンケートの種類」で「選択肢」を選択する
  6. 「選択肢」の詳細を記入する(今回は出欠確認が目的なので、「オプション 1 」に「はい」、「オプション 2 」に「いいえ」と記入)

「アンケートの種類」は、「選択肢」以外に「テキスト」「評価」「日付け」のいずれかから選んでください。「テキスト」は長文で回答してもらうとき、「評価」はイベントや研修、試作品などを 5 段階形式で評価してもらうとき、「日付け」は日程の希望を聞きたいときにおすすめです。

質問内容と選択肢を記入する画面には、「複数回答」と「必須」のチェックボックスがあります。「複数回答」にチェックを入れると、 1 つの質問に対して複数回答が可能です。また、回答必須の項目を作るときは、「必須」にチェックを入れてください。

アンケートの回答者に関する詳細設定

アンケートは、作成後に詳細設定が可能です。設定できる項目は、匿名で回答できるか・回答期限・回答後の通知などです。

詳細設定を行うときは、「その他」の「設定」を開きます。アンケートに匿名で回答してもらいたいときは、「このフォームに入力できるユーザー」で「名前を記録」のチェックボックスを外しましょう。「回答のオプション」で「終了日」を指定すると、アンケートの回答期限を設定できます。

「応答の受信確認」で「各回答の通知をメールで受け取る」にチェックを入れると、回答されたタイミングでアンケートの作成者に通知が届きます。

Microsoft Forms で作成したアンケートの共有方法

作成したアンケートは、以下の手順で共有しましょう。

  1. Forms を開き、共有したいアンケートを開く
  2. 「共有」を選択し、表示されたリンク先の横にある「コピー」ボタンを押す
  3. 「投稿」を選択し、「メッセージボックス」に先ほどコピーしたリンクを貼り付け、「送信」を押す

Microsoft Forms で作成したアンケートの回答方法

Forms で作成したアンケートが共有されたときは、以下の手順で回答できます。

  1. 共有された「リンク」にアクセスする
  2. アンケートが開くため回答し、「送信」を押す
  3. 回答が送信されると、「回答が送信されました」というメッセージが表示される

なお、Forms のアンケートにはアクセス権限を設定できます。「すべてのユーザーが回答可能」を選択しておくと、アンケートを共有するすべての人にアクセス権限を付与できます。

Microsoft Formsのアンケート結果の確認と集計方法

メンバーが回答した結果は、 Forms の画面から確認できます。以下の手順で確認しましょう。

  1. 「アンケートの結果を確認する」を開く
  2. 「応答」「結果の表示」の順に押す
  3. 結果を確認する

選択肢のアンケートの場合は、得票率がグラフで表示されるため視覚的に理解できます。メンバーがアンケートの回答に要した時間も表示されます。

アンケート結果を詳細に分析したいときは、結果を Excel ファイルとしてダウンロードして各自が所有するツールで分析しましょう。「 Excel で開く」をクリックすると、ファイルをダウンロードできます。

Microsoft Formsを活用してTeamsでアンケートを作成してみよう

Teams を導入している企業は、アンケート作成ツールの Forms を活用してみましょう。

Forms には「選択肢」「日付」などのテンプレートがあり、目的に合わせたアンケートを速やかに作成できます。アンケートの作成から共有、結果の確認まで Teams 上で可能です。匿名で回答できるかなど、アンケートの回答者に関する詳細設定もできます。

アンケートの結果はFormsでも確認できますが、詳細に分析したいときは結果を Excel ファイルでダウンロード可能です。 Forms を連携して、 Teams をより便利に使いましょう。

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