木曜日, 10月 6, 2022
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Teams チャットは業務効率化に適したツール!特徴などを解説 

Microsoft Teams の導入を検討している企業や導入したばかりの企業向けに Teams チャットの特徴をまとめました。この記事を読めば、Teams の基本的な使い方や、ありがちなトラブルの対処法が分かります。 

そもそも Teams とは? 

テレワークや在宅勤務が推奨される中で、勤務先で Teams の導入が決まったという人も多いでしょう。Teams は同じ場所にいない人とでも、チャットやビデオ会議などでスムーズな意思疎通ができるビジネス用のコミュニケーションツールです。 

 

Teams は日本マイクロソフトの生産性向上にも一役買ったといわれており、そのアクティブユーザー数は1億1,500万人を突破しています。大きな注目を集める Teams について、その人気の理由と使い方をチェックしていきましょう。 

 

Microsoft(マイクロソフト)によるビジネスチャットツール 

Teams は、ひと言でいうならば Microsoft(マイクロソフト)が提供するビジネスコミュニケーションツールです。Skype for business の後継サービスとして登場したのが始まりで、チャットやビデオ通話機能、ファイル共有機能が搭載されています。 

ビジネスチャットツールを使い慣れた人であれば、基本的な機能に大きな違いはありません。違和感なく使い始められるでしょう。 

 

Office 365 との連携しやすさが魅力 

他社のビジネスチャットツールと比較した Teams の強みは、Office 365 との圧倒的な連携のしやすさです。ビジネスアプリの王道である Word や Excel、PowerPoint などと Teams を連携させれば、Teams を介してファイルの共同編集も可能になります。 

もちろん、Office 365 以外のツールとでもアドオンを使って連携が可能です。 

 

Microsoft Office の企業ライセンスがあれば追加費用不要 

Teamsは、Microsoft Office の企業ライセンスがあれば追加費用なしで利用できます。またクラウドサービスの Microsoft 365 にはあらかじめ Teams が含まれており、特別な契約なしで利用可能です。 

このように既存の契約範囲内で利用できることも理由として、Teams を導入する企業が急速に広まりを見せています。 

Teams のチャット範囲は3種類ある 

microsoft

ここからは、Teams の具体的な機能や使い方をチェックしていきましょう。Teams のチャットには「チーム単位」、「チャネル単位」、「個別チャット」の3種類があります。 

Teams のチャット機能を使いこなすには、場面によって範囲を使い分けるのがコツです。この記事を参考にしながら、ぜひ実際に Teams のチャット機能を使ってみてください。 

 

1.チーム単位 

Teams では、「チーム」というまとまりが活動の基本単位です。会社でいえば部や課、事業部、支社、プロジェクトなどの大きなグループがイメージとして近いでしょう。ひとりが複数のチームに参加することも可能です。 

Teams ではチャットだけではなく、ビデオ通話やファイル共有もチームを基本単位として動いていきます。Teams を始める際にはまずチームを作成し、チームメンバーを登録することによってチャットができるようになります。 

チーム単位のチャットでは、チームメンバー全員に対して発信を行うことになります。参加人数が多いため、特定のメンバーしか分からない話題、一部のプロジェクトに関する話題など、関係者が限定的な話題は避けるべきでしょう。このような話題には、次に解説するチャネル単位のチャットが適しています。 

2.チャネル単位 

チャネルは、チームを細分化したグループのことです。例えば支社全体がチームであるとすれば、営業部やサポート部などの一層細分化されたグループがチャネルになります。 

チャネルでチャットするメリットは、一部の人にしか関係のない話題を全体に発信するのを避けられることです。例えばある話題が一部のプロジェクトメンバーにしか関係のないものだとします。これをチームで話題にしてしまうと、見る必要のない情報でチャットが流れてしまい、不便に感じる人も出てくるでしょう。 

こうした場合には、プロジェクトメンバーだけのチャネルを作ってチャットすればやり取りをスムーズに進められます。 

3.個別チャット 

個別チャットは、1対1のチャットのことです。チャネルの設定が必要ないため、気軽に使用できます。 

ただし個別チャットは情報が不透明になるため、なるべく使用しないことをおすすめします。どうしても周囲に知られたくない個人的な話を除いては、基本的にチーム単位やチャネル単位で情報をやり取りしましょう。 

公開の場でチャットしていれば、後でチームメンバーに追加になった人がいても、過去のやり取りを見てキャッチアップできるメリットもあります。 

外部ユーザーも招待可能 

Teams には、社外の Teams ユーザーとチャットする機能があります。ただし、社外ユーザーとのチャットではファイルの共有ができない仕様です。 

この方法は「外部アクセス」というもので、社外ユーザーをチームに招待しなくてもよいため気軽に使われています。外部アクセス機能が使えるかどうかは、IT部門などの設定によるため、使用できるかどうかを担当部署に確認してみてください。 

Teamsでチャットしてみよう 

sharepoint online

Teams を使いこなす第一歩として、まずはチャットをしてみましょう。Teams のチャット機能は誰でも使いやすいように開発されているため、感覚的に操作ができます。解説を読まなくても使いこなせるという人も多いでしょう。 

ここでは、チャットツールにあまり慣れていないという人に向けて Teams のチャットの使い方を解説していきます。 

 

まずは個別チャットでテストしてみる 

初めてのチャットの際は、失敗してもいいように個別チャットでテストをしてみましょう。 

まずは、左側にあるメニューバーから「チャット」を選び、「新しいチャット」をクリックするとチャットしたい相手を選べます。宛先フィールドに相手の名前を入力して検索してください。 

チャットの文章は、画面下部のボックスに入力しましょう。最後に、右下にある紙飛行機のような送信アイコンをクリックすればメッセージの送信が完了します。 

チャネル単位のチャットも基本は同じ 

グループチャットも基本的に同じ操作です。ただし、グループ名を入力するフィールドは最初から表示されていないため、宛先フィールドの右端にある折りたたみアイコンをクリックし、グループ名を入力するフィールドを呼び出します。 

このほかにも、個別チャットに参加者を追加してグループチャットにする方法もあります。個別チャットにほかのメンバーを追加するには、個別チャット画面の右上にある「ユーザーの追加」をクリックし、追加したいメンバーの名前を入力して検索すればグループチャットに招待できます。 

Teams で知っていると便利な機能3つ 

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Teams の使い方の基本が分かったところで、応用編として使えると便利な3つの機能をマスターしましょう。ここでは「メンション機能」、「ファイル共有機能」、「お気に入り機能」といった3つの機能を紹介します。 

使いこなせるようになれば、より効率的な情報共有やスムーズな意思疎通が可能になるでしょう。ぜひ取り入れてみてください。 

1.メンション機能 

ビジネスチャットでは、チャットの参加者が多くなりがちです。そこで、メンション機能を使って誰あてのメッセージかを分かりやすくしてあげましょう。 

メンション機能とは、特定のメンバーの注意を引きたいときに「@(ユーザー名)」と入力することで宛先を明確にする機能です。グループチャットでメッセージを送る際には、文頭にメンションを入れるようにするとよいでしょう。 

2.ファイル共有機能 

Teams では、チャットで簡単にファイルを共有できます。チャット画面を開いたならば、文章の入力フィールド下部にある添付アイコン(クリップのマーク)をクリックしましょう。PC からアップロードするか、OneDrive から共有するかを選べます。 

また、チャット画面ではドラッグ&ドロップでもファイルが添付できることを覚えておきましょう。 

3.お気に入り機能 

よくチャットをするメンバーをお気に入りに登録できる機能です。お気に入りに登録した連絡先は、常に連絡先リストの最上部に表示されるようになります。 

何度も連絡する相手だと、1回あたりの検索にかかる時間はわずかでも、回数が重なるとそれなりの時間になります。お気に入り機能を使って、名前をすぐに探せるようにしておきましょう。 

 

Teams あるある!改行がうまくいかないときの対処法 

Teams のよくあるトラブルのひとつに、「改行がうまくできない」というものがあります。Enter キーで改行したつもりが、文章の途中で送信されてしまうというのです。こうした現象が起きたときにはどう対応すればいいのでしょうか。 

改行がうまくいかないときの対策方法はいくつかあります。自分に合った方法を選んで試してみてください。 

チャットが途中で送信されてしまうのはなぜ? 

オンラインチャットでは文字がすぐに相手に伝わり、まるで会話しているように気軽なやり取りができるのがメリットです。リアルタイムのやり取りを重視するため、チャットツールの中には、Enter キーだけでメッセージが送信できるようになっているものがあります。 

Teams のチャットもその例にもれず、Enter キーだけでメッセージが送信されるようになっているため、メッセージを打っている途中で送信されてしまう人が続出しているようです。 

Teamsで改行するときは「Shift+Enter」 

「改行のつもりが途中で送信されてしまった」といった事態を避けるための方法は、とても簡単です。「Enter」キー単独ではなく、「Shift+Enter」を使うことでメッセージを送信せずに改行できます。 

慣れてしまえば、ほぼ無意識的に「Shift+Enter」で改行できるようになるでしょう。改行する際に意識して使ってみてください。 

Enter キーだけで改行するには 

そうはいっても、毎回「Shift+Enter」で改行するのはまどろっこしい、Teams だけで違う入力方法を使うのも気持ち悪いと感じる人もいるでしょう。そんな人は Teams の「書式ボタン」を活用してください。

文章を入力するフィールドの左下にある「書式ボタン」(鉛筆にAのマーク)をクリックすると、書式設定のフィールドが開きます。この状態で文章を入力して Enter を押しても、文章は送信されません。右下の送信ボタン(紙飛行機のマーク)を押すことでしか送信されないため、安心して文章を入力できます。 

 

Teams チャットで業務効率化を図ろう 

microsoft 365

この記事では、Teams チャットの魅力やチャット機能の具体的な使い方や、ありがちなトラブルについてお伝えしました。 

Teams チャットはチャットツール初心者でも違和感なく使え、オンラインでのコミュニケーションを円滑にしてくれるツールということを理解できたでしょう。 

Microsoft(マイクロソフト)の Office 365 をメインで使っている企業ならば、既存のソフトウェアと連携させることによって、業務効率化を格段に進めやすくなるはずです。Teams を使いこなせるよう、様々な機能を試してみてください。 

 

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