日曜日, 4月 21, 2024
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Microsoft Teams 入門 (1) 「Teams への招待」・書籍 『Microsoft Teams をマスターする』 から

今回の記事では、「Microsoft Teams 入門」 として、Microsoft MVP である Melissa Hubbard・Matthew J. Bailey 両氏による電子書籍 “Mastering Microsoft Teams“(Microsoft Teams をマスターする) より、米国 AvePoint ブログに特別掲載された記事 を編訳してお届けいたします。

このセクションでは、主に Microsoft Teams の利用を開始するエンド ユーザーに向け、「Teams とはどのようなアプリなのか」「Teams で利用できる機能にはどのようなものがあるか」 を解説しています。
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【はじめに: Teams とはどのようなアプリなのか、何ができるのか】

デジタル化された現代社会で働く人間は、スケジュールに追われつつ、離れた場所にいる相手と共同作業をしようとしたり、タスクを時間通りに終わらせようとしたり、という課題に日夜追われています。

また、ひとつのタスクにチーム単位で取り組む機会も増えてきており、「同じ」ドキュメントや情報に対する「複数の」人間からの同時アクセスが必要になることも珍しくありません。

加えて、従業員が複数の Web ツールやアプリを使って仕事をする機会も増えてきました。「メール」「クラウド ファイル共有ツール」 など、複数の場所で業務が同時進行するケースも多くなっています。このような状態は、複数タスクの同時進行を困難とするばかりでなく、従業員本人に混乱を招くことも少なからずあります。

このような事態の解決のために登場したのが、Microsoft Teams です。

【関連ブログ記事】
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【チームで共同作業をする際のハブ (中心点) = Microsoft Teams】
teams logo

Microsoft Teams には、チャット、会議、ビデオ・音声通話、ドキュメントの共同編集、ファイルの保存・共有、情報の取得、メモ、サード パーティ製ツールの統合などの数多くのツールが備わっており、チームで共同作業をする際のハブ (中心点) として利用することができます。

別の言い方をすれば、Microsoft Teams は、本来であればバラバラに開く必要のある複数のアプリケーションを、ひとつのプラットフォームで利用できるように統合した、一種の 「スーパー アプリケーション」 と考えることができるでしょう。

以下のような表現は、Teams の特徴をよく捉えているといえます。

Skype for Business/Skype、Outlook 会議・メールボックス、Office 365 グループ、チャット クライアント、Word、Excel、PowerPoint、OneDrive for Business, SharePoint サイト コレクション, Azure Active Directory (AAD) を用意し、混ぜ合わせてオーブンで料理すると、Microsoft Teams が焼きあがります。」

そしてチームの利用目的、メンバーのニーズなどにこたえるチームを作るため、料理のたとえを継続して利用するなら 「自分のレシピ」を作るため、Office 365 をはじめとする Microsoft のアプリ、さらにはマイクロソフト以外の企業・組織が作っている、いわゆる 「サード パーティ」 アプリを追加することで、「味付け」 をすることができます。

チームに追加できる Microsoft アプリの例:

  • Microsoft Planner: プロジェクト管理用
  • Visual Studio Team Services: 開発チーム用
  • SharePoint サイト: ドキュメント保存および共同作業用
  • Power BI: データ可視化用
  • PowerApps: やや複雑なフォームの作成用
  • Microsoft Stream: 動画用
  • Microsoft Forms: シンプルなデータの収集用

チームに追加できる Microsoft 以外のアプリの例:

  • GitHub: 開発者のコード用
  • Jira: プロジェクト管理用
  • Adobe Sign: 電子サイン収集用
  • Hootsuite: ソーシャル メディアのモニター用

図 1-1 と 1-2 はチームの使い方と設定方法を解説しています。まずは作成されたばかりで、全く手を加えられていない、「空」 のチームを見ることにしましょう。

1図 1-1.作成されたばかりの 「空」 の状態のチーム

図 1-1 当然のことながら、作成されたばかりのチームでは、ほとんど何も起こっていません。この状態は、チーム メンバーが参加してディスカッションをしたり、ファイルをアップロードしたり、プロジェクトを進めたり、ビデオ通話を実行したりといったアクションが起こるのを待っている、空の 「バーチャル オフィス」 として考えることができるでしょう。

Microsoft Teams は Microsoft のモダン ワークプレースの一部であり、地理的に近くにいないメンバー同士であっても、デジタルで柔軟なワークスペースで一緒に仕事をすることを可能にしてくれるツールです。

これに対して、図 1-2 は新製品発売のために利用されているチームのスクリーン ショットです。同図からは、プロジェクト チームによって利用されている Teams の画面がどのようなものか、よく理解することができます。

このチームにはチャネル、タブ、Adobe Sign や Power BI などのアプリケーション、ファイルが追加されているほか、会議やチャットなど、プロジェクトの進行中にチームが利用する多くのオブジェクトが追加されていることがわかります。
lun2図 1-2. 新製品発売用チーム。チーム内でやり取りが多く発生していることがわかる

【まとめ: 何をするチームなのか、明確な目的を持った作成・構成がカギ】

Microsoft Teams は、多様な目的のためにフレキシブルに利用することができるツールです。新商品の発売に取り組むチーム メンバーや、ソフトウェア製品の開発や立ち上げを行うグループ メンバー、あるいは書籍を共同執筆するメンバー同士に至るまで、Microsoft Teams には実に多様な目的で利用することができます。

それだけに、「どのように作業を進めたいか」「何を作る/何に取り組むために作業するのか」「誰と仕事をしたいか」 といった 明確な目的を持つ ことは、Teams を構成・設定する過程で必須となります。

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