おすすめ Microsoft Teams アプリ ご紹介
Microsoft Teams には、多様なアプリケーションを追加し、Teams インターフェイス上から利用することができる機能が備わっています。Teams の画面から離れることなくアプリケーションにアクセス・利用できるため、より効率的にタスクを実行・完了させることを可能にしてくれます。この意味では、Teams アプリは Teams のユーザー エクスペリエンスの鍵を握るツールといっても過言ではないでしょう。
しかし、Teams アプリの数はあまりに膨大であるため、「どれを使うべきか」「何から使い始めるべきか」 と頭を悩ませる方も多いのではないでしょうか。
そのようなお悩み解決のヒントとしていただくべく、今回の記事では、米国 AvePoint の パートナー プログラム マネージャーの Sam Valme と、AvePoint Japan プロダクト マーケティング マネージャー中村太一が選んだ 「Teams ユーザーならば誰もが活用すべきアプリ 5 選」 をご紹介します。
※この記事は、2020 年 10 月 9 日に米国 AvePoint ブログから ”Top 10 Must-Use Apps in Microsoft Teams” と題して発行された記事を部分編訳したものです。
おすすめアプリ その 1: ビデオ アプリ (Stream / YouTube)
Microsoft Stream は、ビデオを組織内メンバー間で共有・閲覧できるアプリです。Stream は、例えば経営陣と現場社員の対話の場であるタウンホール ミーティングや研修、その他社内イベントの録画を共有することに最適な場所です。
例えば、「定例会議で受注や失注事例について共有する会を日本・欧州の拠点間で行っており、対象を北米の社員に広げたい」「担当業務の都合で全社会議に参加できないメンバーが存在する」 等のお悩みも、 Stream にビデオをアップロードしておくことで、後から録画を視聴してもらうことで解消できます。
そして、Stream 以外にもおすすめなのが YouTube です。「なぜ仕事をするための社内ポータル上に YouTube を追加するのか?」 と疑問に思った方もいるかもしれませんね。
例えば、トレーニングに関連する動画が必要であるものの、まだ利用できるコンテンツが社内では用意されていないという場面を考えてみましょう。このような局面では、YouTube アプリを Teams に連携しておくことで、わざわざ動画やプレイリストを探しにいく必要がなくなり、必要な情報にすぐにたどり着くことができます。
Stream の場合も、YouTube の場合も、参考となる資料に Teams からすぐにアクセスできるようにすることで、集中力を切らすことなく、社内のチームとの情報共有を簡単に実行することが可能になります。
おすすめアプリ その 2: Polly
Polly は、特に海外の Teams ユーザーに人気が高い 投票アプリ です。すべて Microsoft 365 モジュールで完結させたい場合は Microsoft Forms を利用する手もありますが、Polly はチャットボット並みのシンプルな UI で利用できるため、Teams のチャネル・チャット内でお手軽に投票を実行できることが人気の秘訣のようです。
AvePoint のマーケティング チームでは、「次回ウェブセミナーのグラフィックは、A 案と B 案のどちらが好み? 」 などの、チーム内でのちょっとした意思確認によく利用されています。
Polly を Teams に組み込むことで、例えば以下のような場面で活用することができます。
A) 顧客にどの種類の資料を送るかを決める
B) イベントで講演をするスピーカーを誰にするかを投票で決める
C) ランチ ミーティングに向けて意見をまとめる
皆さんも是非、次回の 「ちょっとした意思確認」 に Polly を利用してみてください。
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おすすめアプリ その 3: Karma
Karma は、社員間で感謝の気持ちを伝えあい、ポイントを贈り合うことができる 社内スコア ボード のようなものです。私たち AvePoint では Microsoft Teams の導入初期に、望ましいアクションや習慣をメンバー間に根付かせるため、Karma を活用していました。
Teams にも 「賞賛」 機能があるものの、ポイントを贈り合う機能・集計する機能は 2020 年 10 月時点では存在しないため、ゲーミフィケーションを取り入れて楽しむという意味では Karma のようなサードパーティー アプリも利用の価値があるかもしれません。
チャネル内の正しいスレッドに返信することから、素晴らしいプレゼンテーションを称えることまで、職場で働く人々が 「自分の存在が認められている」 と感じられる環境を作ることは、とても重要です。Karma を通してポジティブなフィードバックを受け取ることは、Microsoft Teams の利用率を全体的に高めることにもつながります。
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おすすめアプリ その 4: プロジェクト管理アプリ (Planner、Trello、Wrike、Asana)
4 つ目のおすすめアプリ カテゴリーとしては、プロジェクト管理アプリ が挙げられます。この中では Microsoft Planner アプリが最もシンプルでしょう (現在、このアプリは Microsoft To Do も組み込まれ、近日中に 『タスク (Tasks)』 に名称変更予定です)。
操作性が近い Trello にも独自のアプリがあり、他にも Wrike や Asana といったプロジェクト管理者にとって大変便利な Microsoft Teams アプリが登場しています。
上記のような、よく使用されているプロジェクト管理アプリはすべて、Teams の画面上に直接組み込んで利用することができます。YouTube の例と同じように、これらのプロジェクト管理ツールを Teams のインターフェースから離れることなく、より簡単にアクセス・利用できるということがポイントです。
おすすめアプリ その 5: Wiki
最後に紹介したいアプリは、チャネルを作成した時に自動で作成されるデフォルトのアプリ、Wiki です。このアプリはいまいち Teams では影が薄いようですが、Teams を活用していくにつれて便利さがわかってくるツールでもあります。
例えば、「ドキュメンテーションの表記ルールを、プロジェクト関連メンバーに周知する」「特定のチームの利用ルールを定めておき、必要に応じて追加していく」 といったように、共通のルールやナレッジを、チーム全員が簡単にアクセスできる場所にまとめておき、必要に応じて編集を加えて最新の状態に保っておくことに適しています。
番外編
中村太一 (AvePoint Japan 社員/Microsoft MVP) おすすめ Microsoft Teams アプリ : コミュニティ
コミュニティ アプリとは、Microsoft 365 に含まれる企業向けソーシャル ネットワーク サービスである Yammer のアプリです。
チーム内のコミュニケーション・コラボレーションとして Microsoft Teams 、そして組織を越えたコミュニケーションに Yammer を利用されている企業も増えてきたと思います。もちろん弊社もグローバル全体で Microsoft Teams も Yammer も利活用が進んで成熟期に入っております。そんな両方をガンガン利用しているユーザーにおススメなアプリがこれです。
コミュニティ アプリでは、Yammer をブラウザーで開くことなく、Microsoft Teams 内で利用することができます。それだけでも便利ですが、Microsoft Teams をダーク モードで利用している場合は、コミュニティ アプリ内で表示される Yammer もダーク モードで表示されるという、小さいながらも嬉しい機能があります。
ブラウザーから利用する Yammer にはダーク モードの設定はないので、コミュニティ アプリの方がその点では優れているともいえますね。ダークモード愛用者にとってはうれしい機能です。
また、近いうちにコミュニティ アプリを追加すると、Yammer の通知も Microsoft Teams の最新情報のフィードに表示される機能が追加される予定とのことです。是非、お試しください。
