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2020 年 8 月の Microsoft Teams & Microsoft 365 注目新機能 + #ShiftHappens APAC を振り返る

【オンライン イベント#ShiftHappens APAC 無事閉幕】
AvePoint が主催し、先月 8 月 25 日から開催された 3 DAY オンライン イベント #ShiftHappens APAC は、関係各所の皆様のサポートをいただいて、無事に閉幕となりました。ご参加いただいた皆様、セッションはお楽しみいただけたでしょうか? 先月の記事では 「見どころ聴きどころ」を紹介させていただきましたが、今回の記事では裏方スタッフの一員としての感想を書いてみたいと思います。

・オンライン イベントのメリット・デメリット
今年のはじめから、イベントがほとんど完全オンラインへと変わりました。今回の #ShiftHappens も、本来は 6 月に米国でオフライン イベントとして開催する予定だったものが、完全オンラインとなったという経緯があります。

オンライン イベントの最大のメリットは、ネット接続があれば、場所を選ばずにどこからでも参加できるという点にあるかと思います。しかしこれは、「会場の雰囲気」「参加者同士がワイワイやっている臨場感」 が、オンラインイベントではどうしても欠落しがちであるというデメリットにもつながります。

・「孤独との戦い」と「登壇者との距離」
これは参加者だけではなく、運営側にも当てはまります。オフラインのイベントでは、会場にいるだけでイベント自体の盛り上がりを感じることができました。しかしオンライン イベントの場合、「参加人数」「参加時間」 などのデータはある程度視認できるものの、工夫を凝らさなければ 「盛り上がり」 を体感することができず、「孤独との戦い」 めいた雰囲気になったりしがちな部分はどうしてもあります。

しかし、今回は米国在住の Jared Spataro 氏など、アジア太平洋地域のイベントにはなかなか参加が難しい豪華な登壇者をお迎えすることができ、ある意味では登壇者と参加者の「距離」が近くなったのかもしれない、とも感じました。また、オフライン会場ではなかなか難しい「登壇者への質問」も、オンラインであればあまり恥ずかしがらずに投げかけることができるというメリットも存在します。

・オンライン イベントの 「内幕」 
さて、僕は今回は登壇はせず、イベントの裏方スタッフとして技術的サポートを提供しました。オンライン イベントにとって、事前の機材セッティングやマイク・イヤホンのチェック、ウェビナー ツールの操作サポートなどは、トラブルのない円滑な進行の上で非常に重要な役割です。

今回は、日本航空株式会社の本田親大様をオフィスにお迎えして収録を行ったということもあり、本番で万が一機材トラブルがあった場合のサポート役として、ソーシャル ディスタンスを保った状態でスタンバイしていました (ウェビナー ツールの操作時に、画面内に僕の眩しい坊主頭が入り込まない方法には、実はテクニックがあったりします)。

オンライン イベントでは、カメラ・マイクから PC、果てはサポート スタッフの PC に至るまで、オフラインのイベント以上に機材トラブルが起きやすく、また、小さなひとつのミスがイベントの進行に致命的なダメージを与える危険性もある、というところに、オフライン イベントとはまた違った緊張を強いられる理由があります。


例えば、オフライン イベントでマイクが故障してしまったとしても、別のマイクを急いで用意してもらったり、場合によっては肉声でもなんと切り抜けられます。しかし、オンライン イベントの場合、マイクが不調・故障という事態になれば、いくら PC の前で声を張り上げたところで、皆様の耳には届きません。また、トラブルの原因の切り分けも難しいため、復旧が難航したり、場合によってはイベント自体を中断せざるを得なくなる可能性さえありえます。

一見 「お手軽」 「カジュアル」 に進行しているように見えるオンライン イベントやウェビナーですが、 実はその裏側では複数名のスタッフが緊張の中、様々な役割でサポートを行っています。今回も、数週間前から様々なチェックを行い、僕も含めた日本とアジア太平洋地域のスタッフが円滑な進行のために頑張った甲斐もあって、大きなトラブルもなく、無事にイベントを終えることができました。

・スタッフとして見た日本航空セッション
このように最後の 1 秒まで気を緩められない状況下でしたが、実はサポートさせていただいた本田様のセッションがとても興味深く、また面白く、運営スタッフという立場をつい忘れそうになるほど、ガッツリと聞き入ってしまいました!

AvePoint が支援させていただいた日本航空の脱ファイル サーバー・クラウド移行プロジェクトについては、去年暮れに事例を出させていただいたこともあり、内容はもちろん把握していました。しかし、やはり当事者からお話を直接お伺いするのは、一味も二味も違います。

「全国に分散していた 40 TB ものファイル サーバーのデータを、たった 10カ月で SharePoint Online に移行させた」 というだけでも十分に興味深いのですが、今回はセッション最後に行った、本田様と弊社 CIO の三浦さんとの Q&A セッションが非常に盛り上がり、ついつい聞き入ってしまいました。

参加者様からリアルタイムで寄せられた質問を、三浦さんが本田様に投げかけてトークを繰り広げるのですが、どれも興味深い質問に対し、本田様がそれぞれの質問に的確に回答していく様子は、心地良いといえるほど興味深く、エキサイティングでした。「デジタル トランスフォーメーションの現場からの声」 がテーマであった、今回のイベントにふさわしかったのではないかと思います。

また、日本マイクロソフト株式会社からデジタル登壇いただいた佐藤久様のセッションも大変ご好評でした。僕は会場準備の都合で、残念ながらリアルタイム参加できなかったのですが、「ニューノーマル時代」 に直面する企業・組織に対して Microsoft が展開しているソリューションを中心に、Power Apps を利用したライブ デモなども実施していただき、「分かりやすかった」「何から手を付ければいいかのヒントになった」との嬉しいご感想もいただきました。

 

イベント自体は終了してしまいましたが、実施したセッションの内容は、お申込みいただくことで視聴が可能です。これもオンライン イベントの強みですね。残念ながら時間が合わなかった、つい見逃してしまったという方は、是非今からでも視聴申し込みを! 

Microsoft Lists 展開・Spotlight 機能登場・Microsoft Teams の 「通知設定」】
さて、ここからは Microsoft 365 のお話を。先月の記事では、Microsoft Teams の 「新しい会議エクスペリエンス」や 「 Together モード」など、話題盛りだくさんでした。機能が展開された読者の方々は便利に活用されていますでしょうか?

ここ 1 カ月は、Microsoft 365 の新機能などは若干落ち着き気味のようです。英語ではありますが、以下の Microsoft 社発信のページに新着情報が記載されています。What’s New in Microsoft Teams | August 2020

・Microsoft Lists 展開
今月の記事で最も注目なのが、Microsoft Lists です。皆様のテナントにはもう展開されましたでしょうか? 僕の利用できるテナントでは、本記事を書いている真っ最中という素晴らしいタイミングで展開されました。展開されると Microsoft Office ホームのすべてのアプリ一覧内にアイコンが表示されるので、まだの方は毎日 1 回はチェックしてみることをお勧めします。


・Spotlight 機能登場
興味深いのは「 Spotlight 」という機能です。これは、Microsoft Teams のオンライン会議において開催者と発表者が 「スポットライトを当てる」、つまり特定ユーザーを全画面表示でロックさせる機能のようです。現在も 「ピン留め」 の機能がありますが、こちらはあくまでも参加者個人が特定のユーザーを固定表示させる機能です。これに対し、Spotlight は会議参加者全員の表示を固定させることができる機能のようです。これは楽しみですね。

Microsoft Teams の 「通知設定」
また、間もなく展開される予定の Microsoft Teams  「通知設定」 の刷新にも注目です。現時点ではやや複雑な通知設定が、よりわかりやすい形式に変更される予定だとか。作業に集中する 「フォーカス」 時間の設定は今でもできますが、通知があまりに多い場合は集中力を落としてしまう危険性もあります。自分に合った通知設定が利用できるようになれば作業効率も上がるはず。どのように使えるか、更新後は早速チェックしてみることをお勧めします。

【おわりに】
ここ 1 カ月のまとめはいかがでしたでしょうか? Microsoft Teams では、このコロナ禍による在宅勤務ニーズの急増により、特に会議の機能の改善や新機能の追加に力点が置かれているようです。是非情報をキャッチアップし、ご自身やチームメイトの仕事がより生産的で楽になるよう、十分に活用してください。

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