Teams は、会議機能を使って気軽に打ち合わせなどができる便利なオンラインツールです。近年はテレワークを導入する企業も増えているため、 Teams の導入を考えている方も多いでしょう。そこで今回は、 Teams がもつ会議機能の概要や使い方をご紹介します。
Teams が提供する会議機能とは
1 対 1 、もしくは複数人のメンバーで音声会話やビデオ通話ができるのが、 Teams の会議機能です。近年は、働き方改革の影響によって従業員の働き方が多様化しており、在宅ワークやリモートワークなどを積極的に導入する企業も少なくありません。
会議機能を使えば場所を問わずに参加できるため、離れた場所にいる従業員とも会議や打ち合わせを気軽に行えます。また Teams の会議機能はパソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットにも対応しているのが特徴です。外出先でもスマートフォンやタブレットがあれば、気軽に会議に参加できます。
Teams 会議を使用する方法
Teams の会議機能を使うには、ホストとして会議を始める方法と、設定された会議に参加する方法があります。たとえば、チャットのメッセージで意思疎通ができない場合、 Web 会議を開いて直接話したほうが早いことも多いです。このようなときは、自分がホストとなって会議を開催することができます。
一方、相手から会議への参加依頼があった場合には、予約された会議に自分が参加する必要があります。ビジネスではよくある状況なため、両方の使い方を覚えておけばスムーズな対応が可能です。ここでは、 Teams の会議機能を使用する方法を確認していきましょう。
Teams で会議を始める 2 つの方法
Teams では、予定表もしくはチャネルから会議を開催できます。以下でそれぞれの開催方法を詳しく説明します。
1.予定表から始める場合
Teams では、予定表から会議を開催できます。 予定表にスケジュールを追加すると、 Outlook にも自動的にそれらが反映されます。ただし、無料版の Teams を利用している場合には、この予定表が表示されないことがあるかもしれません。予定表を確実に利用したい場合は、有料版へのアップグレードを検討しましょう。
予定表からすぐに会議を始める場合は「予定表」を開き、「今すぐ会議」を選択します。
会議を行う準備が整ったならば「会議を開始」を選び、参加者を会議に招待すれば完了です。
2.チャネルから始める場合
Teams では、チャネルからでも会議を開催できます。チャネルとは、実際に会話を交わす場所のことです。このチャネルは部署や案件ごとに作成でき、ビデオ会議はもちろんのこと、所属するユーザー同士でメッセージのやり取りやファイル共有を行えます。
話したい相手が部署や案件のチャネルに所属するユーザーであれば、チャネルから会議を始めるほうが便利かもしれません。チャネルからすぐに会議を開始するには、「 Teams 」を選択してチャネルリストから会議したい相手を選びます。「会議」＞「今すぐ会議」を選択すれば完了です。 
相手と話す準備が整ったならば、「今すぐ参加」を選択すると会議が始まります。
Teams の会議に参加する 5 つの方法
ホストが設定した会議に参加するには、次のような方法があります。
- 予定表から参加する
- チャネルから参加する
- リンクから参加する
- チャットから参加する
- コールインで参加する
Teams のアプリを利用できない状態にある場合は、電話番号を使用したコールインといった方法で会議への参加が可能です。状況に応じて会議の参加方法を選びましょう。
1.予定表から参加する場合
Teams の予定表から会議に参加するときは「予定表」を開き、参加したい会議を探します。会議を設定するときはタイトルが付けられるため、そのタイトルを探すのもおすすめです。目的の会議が見つかったならば、「参加」を選択しましょう。
カメラやマイク、スピーカーの設定を行い、会議に参加する準備が整ったならば「今すぐ参加」をクリックします。もしくは、ホストが会議を開始すると参加者に通知が届くため、そこから会議に参加することも可能です。
2.チャネルから参加する場合
チャネルから会議に参加したい場合には、まずチャネルに所属しなければいけません。自分が所属するチャネルで会議が設定されると、投稿に表示されます。
そこから目的の会議を選び、画面の上部にある「参加」を選択することで会議への参加が可能です。
また、会議の時間にパソコンを起動して待機していれば、自動的に会議開始のメッセージが表示されるため、あとは「参加」を選択するだけで簡単に会議に参加できます。ただし、チャネルに所属していないと、会議開始のメッセージが表示されないため注意しましょう。
3.リンクから参加する場合
ホストから会議に参加するためのリンクが送信されてきた場合、招待された側はそのリンクから会議に参加できます。リンクを選択して「会議出席招待に参加する」をクリックしましょう。アプリをすでに持っている場合、自動的に会議画面に移行します。 Teams アカウントがあり、ホストの許可を得ている場合は名前の入力も可能です。
リンクには有効期限があり、その期限を過ぎると会議に参加できないため注意しなければいけません。たとえば会議を緊急で開催した場合、有効期限は開始時刻から 8 時間までです。終了時刻の記載がない会議の場合には、開始時刻から 60 日までリンクを使用できます。
4.チャットから参加する場合
Teams のチャットとは、リンクやファイルなどを含んだテキストメッセージのやり取りができる機能のことです。やり取りの内容は、チャットに参加しているユーザーだけが閲覧できます。個人間でメッセージのやり取りができるのはもちろんのこと、複数人のグループで利用することも可能です。
チャットで会議が始まっている場合は、チャットリストにそれが表示されます。参加したいときは参加したい会議を選択し、画面の上部にある「参加」ボタンを押すだけです。チャットに所属するユーザーで会議を開催する場合は、チャットで会議のリンクを共有する方法もあります。会議のリンクにテキストメッセージをつけて会議の案内をしましょう。
5.コールインで参加する場合
Teams の会議に参加するには、アプリのインストールが必要です。しかし、アプリがない状態でも電話番号を使用して会議に参加できます。これがコールインと呼ばれる方法です。出先で急に会議に参加しなければいけなくなったときなど、緊急時にも役立ちます。
コールインで会議に参加する場合は、まず会議の通知をタップして「詳細の表示」を選択しましょう。コールインに必要な電話番号が表示されるため、指定の電話番号を使用してダイヤルインするだけで会議に参加できます。
Teams 会議の予約方法は 2 種類ある
Teams で会議を開催するときには、事前予約が可能です。会議の参加者に指定されたユーザーだけにメッセージで知らせてくれます。 Teams の会議の事前予約は、 Outlook またはチャネル予定表から行えるため、好みや状況に応じて自由に選べます。ここでは、 Outlook またはチャネル予定表から事前予約する方法を紹介しましょう。事前予約が必要な際の参考にしてください。
1.Outlook から会議を予約する
Teams には Outlook のアドインが含まれているため、 Teams の会議を事前予約したい場合は Outlook でそれをスケジューリングできます。まずは Outlook を開き、予定表ビューに切り替えましょう。
画面の上部にある「新しい Teams 会議」を選択します。招待したいユーザーをフィールドに追加し、会議名や開始時刻、終了時刻などを記載しましょう。事前予約した会議は参加者に通知されるため、参加者に宛てたメッセージを作成して「送信」を選択すると完了です。
ただし、 Outlook 上に Teams 会議のアイコンが表示されない場合、 Outlook 用の Teams アドインがインストールされていない可能性があります。アイコンが表示されない場合は、アドインを再度インストールし直す必要があるかもしれません。
2.チャネル予定表から予約する
チャネル予定表から事前予約を行う場合には、予定表にある「新しいイベントの追加」を選択しましょう。アプリの「今すぐ会議」のメニューを開き、「会議のスケジュール」をクリックするとスケジュールフォームが開かれます。ここで参加者を追加すれば設定完了です。
予定表のイベントを選ぶと、「オンラインで参加」や「参加者とチャットする」といったオプションが表示されるため、会議内容に応じてオプションを選択しましょう。会議当日は、開始時刻 5 分前に参加ボタンが画面に表示されます。チャネル予定表にあるイベントの色が変わるのは、参加者の誰かが会議に参加している証拠を示しています。
カメラやマイクの設定を行い、「参加」を選択して会議に参加しましょう。
Teams 会議で画面共有する方法
Teams の会議には、自分が見ている画面を参加者に共有できる機能があります。たとえば、会議で説明するときに言葉だけではうまく伝わらないこともあるでしょう。共有機能を利用することで、パワーポイントなどで作成した資料やデスクトップの画面などを参加者に見せながら、資料に書かれていない内容などを補足説明するといった使い方ができます。会議中に画面を共有する方法は、チャットによる画面共有と Web 会議による画面共有の 2 パターンです。
チャットで画面を共有したい場合には、画面右上にある「画面共有」のアイコンを選択してください。そこで共有したいデスクトップ、またはウィンドウを選ぶと画面が共有されます。画面共有を終了するには、「発表を停止」をクリックしましょう。
Web 会議で画面を共有する場合にも、画面右上の「画面共有」アイコンを選択します。その後共有したい画面を選んで完了です。共有を停止したい場合は「発表を停止」をクリックしましょう。
Web 会議で画面共有できるコンテンツには、ウィンドウやデスクトップ、パワーポイント、参照があります。一方、チャットでできる画面共有は、ウィンドウとデスクトップの 2 つだけです。
なお、通常の画面共有では音声の共有ができません。音声を共有したい場合には、システムオーディオ機能を共有するようにしましょう。
Teams 会議で録画機能を使う方法
会議内容を社内で共有したいと考え、会議そのものを録音したいと考える人もいるでしょう。 Teams の会議には、会議の振り返りを可能にするための録画機能が備わっています。ただし、この録画機能には有効期限があり、期限が切れると自動的に削除されてしまうことには注意しなければいけません。ここからは、 Teams 会議で録画機能を使う方法を確認していきましょう。
録画を開始または停止する場合
会議の録画を開始するときは、会議コントロールに移動して「レコーディングの開始」、「•••」の順に選択し、「記録を開始する」をクリックしてください。記録を止めるときの操作は、「•••」から「記録の停止」をクリックするだけです。録画の開始と停止をうまく使いこなすことによって、社内で共有したい部分だけを記録することもできます。
録画の有効期限を管理する場合
録画の有効期限は、ホスト側の設定によって自由に決められることを覚えておきましょう。記録動画に有効期限がある場合は、会議終了後に会議チャットに表示されたことを知らせるメッセージが出てきます。有効期限を変更したい場合には、記録をブラウザで開いたあとに詳細ウィンドウを開きましょう。ここで現在設定されている有効期限が表示されるため、変更したい期日を入力します。
Teams を活用してオンライン会議を行おう！
Teams には、打ち合わせや会議ができる会議機能が備わっています。パソコンだけに限らず、スマートフォンやタブレットにも対応しているため、働き方が多様化する今の時代に適したツールといえるでしょう。また、会議中に画面共有できたり録画できたりといった機能が備わっているのも Teams の魅力です。 Teams をうまく活用してオンライン会議を行いましょう。
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