火曜日, 1月 26, 2021
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2020 年 10 月の Microsoft Teams 注目新機能 + Teams 新機能を追いかける方法

2020 年 10 月の Microsoft Teams 注目新機能 & 日々進化する Microsoft Teams の新機能を追いかけるには?

2020 年 10 月の Microsoft Teams 注目新機能 をお届けします
こんにちは、AvePoint の中村太一です。前回の記事でご紹介しました Microsoft Teams のタスク アプリ、そしてわかりやすく UI が変更された通知設定、皆様はもう便利に活用されておられるでしょうか?

どんどん便利になっていく Microsoft Teams ですが、一方で 「増え続ける新機能をチェックしきれない!」とお悩みの方も多いかと思います。AvePoint のブログでは、なかなか新機能チェックの時間が確保できない皆様のお役に立ちたい! 皆様に使ってもらえる情報を発信したい! と、スタッフ一同頑張ってお役立ち情報をアップロードしておりますので、是非ご活用いただければと思います。

また、意外と知られていないのですが、 Microsoft Teams の画面左下にある [ヘルプ] から [新着情報] というメニューを開くと、Microsoft Teams の新機能 という画面が表示されます。

ここではデスクトップ アプリの新機能のみならず、iOS や Android などのアップデート情報もチェックできます。ここに掲載されている情報量だけでも、かなりなものです。

そして、ここに掲載されている情報は、いろいろな形で活用できます。チャンピオン プログラムを導入されている企業であれば、チャンピオンとなっているメンバーがアップデート内容をこまめに確認しあって情報交換をする、制度がない会社であれば、チーム内で週 1 回程度チェックしてみたりするなどのアクションだけで、主要な新機能を追うことはできると思います。是非ご活用ください。

1) 注目 Teams 新機能: チーム テンプレート

チーム テンプレート機能です。これはチーム作成時に今までは「新規作成」もしくは「既存のチーム・グループから作成」の 2 パターンがありました。これに加えて、Microsoft Teams 管理センターで定義されたテンプレートを利用してユーザーが素早く目的のチームを作成することができるようになります。

定義の内容は主に「チャネル」「アプリ」です。Microsoft 側で用意されている 13 種類のテンプレートの他にも、オリジナル テンプレートを定義することもできます。

従来からあった 「既存のチーム・グループから作成」 機能では、自分が所有者でないチームをテンプレートにすることはできませんでしたが、この機能を使えば、チームを作成できるユーザーであれば、テンプレートを利用することができます。

チーム テンプレート機能で、更にユーザーがチームを手軽に作成・構築しやすくなりました。しかし、ここで考えたいのが、「作ってそのまま」 のチームをどうするかという問題です。

Microsoft Teams の利活用が促進されるほど、自分が所有者/メンバーであるチームが増える→数が多すぎて目が行き届かなくなる→終了したプロジェクトや、メンバーでなくなった会議のチームについて忘れる→使われなくなったチームがずっと利用されないまま残ってしまう、といった悪循環になりかねません。

これは、エンド ユーザーの利便性・業務効率の低下ばかりでなく、テナント全体からみても無駄なデータが増え、オンプレミス環境で問題化しがちだった「ファイル サーバーのファイル・ゴミ山問題」が Microsoft 365 環境でも発生してしまうことにもつながります。

言い換えれば、使われなくなったチームの「片付け」、つまり チームの ライフサイクル管理 がうまくいかなくなると、エンド ユーザーにも IT 部門にも良くない結果が生まれる、ということです。

この「ライフサイクル管理」に関しては、弊社 AvePoint の製品 Cloud Governance (クラウド ガバナンス) が非常に有効な解決策となります。他にも、Microsoft Teams の利活用定着の先に発生しがちな問題をスムーズに解決できる機能が揃っています。

Cloud Governance は、日本ビジネスシステムズ株式会社様のような Microsoft Teams 先進利用企業でも、多くご採用いただいています。Teams 導入の際に突き当たった壁と、その解決策については、今年 4 月に開催したウェブセミナー でもお話させていただいていますので、Teams を導入しはじめの IT 部門の方は是非ご覧ください。

Cloud Governance は無償で 30 日間お試しいただくことができます。是非こちらからお申し込みください。

2) 注目 Teams 新機能: 会議で出席者のミュート解除を許可しない設定

ミュート解除を、出席者サイドから実行することを不可にする機能です。これは、会議の形態によってはかなり重宝する機能なのではと思います。

これまでは、参加者全員がマイクを自由にミュート解除できました。結果として、生活音や雑音が会議中に流れてしまい、司会者が「マイクをオフにしてください」と促したり、オフにしてしまった人を探し当ててマイクをオフにしたりするなど、トラブル対応に無駄な時間や注意、労力が必要になっていました。

この [ミュート解除を許可しない] 設定をすることで、発表者以外の出席者がマイクをオンにする事ができなくなります。この設定は会議開催前に会議のオプションからも設定ができるようになっているので、事前に設定しておくと会議開催前後に開催者がバタバタしなくても済みそうですね。

2020 年 10 月の Microsoft Teams 注目新機能ただし、この機能を使いこなすには、いくつか条件があります。

まず、会議開催者が「開催者・発表者・出席者」という役割があることを理解しておく必要があります。その上で、プレゼンを担当するユーザーを発表者に設定し、それ以外のユーザーを出席者に設定するという操作が必要です。

また、出席者の中から質問がある場合は、そのタイミングだけマイクをオンにさせられる仕組みもあります。しかし、これは挙手機能との組み合わせで実行できるため、出席者にもある程度 Microsoft Teams の機能の理解が必要になることには注意が必要です。

おわりに

Teams には、これ以外にも便利な技が色々あります。特にコロナ禍で状況が大きく変化していることもあり、Microsoft Teams の中でも、ビデオ通話・オンライン会議の機能は目まぐるしく変化・追加されていきます。オンライン会議をスムーズに開催するためにも、このような機能を使いこなせると良いですね。

2020 年 10 月の Microsoft Teams 注目新機能弊社が過去に開催したウェブ セミナーでも、様々な情報や TIPs を紹介しています。録画は申し込み登録をすれば無料で視聴できるので、是非興味のあるテーマをご視聴いただき、皆様の Teams 利活用のご参考にしていただければと思います。

また、最新の TIPs・便利技に関しても、今年のうちにウェブセミナーを開催する準備を現在進めております。こちらのブログや、各種 SNS で告知いたしますので、フォローしていただければお手元にすぐ情報が届きます。是非こちらもチェックしてください!

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