木曜日, 10月 22, 2020
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モデレート・マルチポスト・そしてフォーカス タイム! Microsoft Teams・2019 年 8 月・9 月の新機能 3 件を解説

2019 年 8  月・9 月の Microsoft Teams 新機能

こんにちは、AvePoint の中村太一です。いよいよ 10 月、Microsoft Office 365 注目の新機能が数多く発表されるはずの Microsoft Ignite @ 米国まで 1 ヵ月となりましたね。AvePoint もセッション・ブース等でお客様をお迎えする他、Japan のブログからも速報をお届けする予定ですので、どうぞお楽しみに! そして、その前哨戦というわけでもないのでしょうが、モデレート・マルチポスト・そしてフォーカスタイムなど、注目の新機能が続々と追加されています。今回の記事では、私たちが注目する 2019 年 8  月・9 月の Microsoft Teams 新機能 と見どころポイントについてまとめてみました。

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マルチポスト (近日展開予定!)

マルチポストは、「1 回の投稿で複数チャネルに対し、同内容を同時に投稿できる」 機能です。こちらは 「今後展開予定」 なので、出てきたら是非使ってみてください。

「マーケティング チームと営業チームに展示会の内容を伝える」「複数拠点のチームに対してアナウンスメントを出す」 など、「複数のチームに同内容のアナウンスをしたい」 場合には有効な機能となるかと思われます。

展開されてみないと不明ではありますが、マルチ ポストで投稿した後、その投稿はどのチームのチャネルに投稿したのかわかるのか? メンションをしてマルチ ポストをした場合の挙動はどうなるのか? なども気になるところです。

マルチ ポストは書き方・使い方次第ではスパムのような印象にもなってしまいかねないので、「誰が書くか」「どのようなタイミングで利用するか」 などについては、機能や挙動を把握した上で、自社に添ったルール作りが必要かもしれませんね。

【関連記事】
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フォーカス タイム

2019 年 8  月・9 月の Microsoft Teams 新機能Microsoft Teams を使う上で、通知 は欠かせない機能のひとつです。しかし、プレゼン作りや企画書の執筆など、集中して作業をしたい場合は通知を受け取りたくない場合もありますよね。

そのような場合には 「応答不可」 を利用する手もありますが、「設定したまま忘れてしまいがち」「他のメンバーにも、いつからいつまで作業時間なのかを事前に伝えておきたい」 というご意見もあったようです。

このようなフィードバックを受けてか、Microsoft Teams でも一定の時間プレゼンスを 「応答不可」 にして通知を保留にし、作業に集中できる 「フォーカス タイム」 が追加されました。

現在のところ Microsoft Teams からの設定はできず、Outlook の Insights から予約を実行する操作なので、あまり周知されにくい機能かもしれませんね。

モデレート機能

Microsoft Teams のチームにおいて、チャネルの 「モデレーション」 を有効にすることにより、新しい会話の開始・返信が制御できる ようになりました。

投稿をチーム所有者に制限するなどの機能は、以前から 「一般」 チャネルに限って存在していましたが、「モデレート機能」 の追加で、一般以外のチャネルに関しては更に細かく設定することが可能です。Microsoft Teams・2019 年 8 月・9 月の新機能 3 件

「マネージャーだけが新しい会話を開始できるようにする」 など、各チャネルの使い方をニーズに応じて使い分けることが可能になるという点では画期的な機能と言えるかと思います。

また、スレッド形式のチャットに慣れない初心者メンバーは、「既存スレッドに返信したつもりが、間違えて新規会話を (しかもいくつも) 開始してしまう!」 という操作ミスをしがちです。この機能を活用して、「初心者メンバーは新しい会話を開始できないようにする」 制限をかけ、スレッド形式に慣れるまでの矯正として利用するという使い方もできそうです。


ただしこのモデレート機能、深堀りすると記事が 5 本ほど書けてしまうほど設定項目と挙動が複雑な側面があります。

例えば、チーム メンバーがモデレーターになると、他のメンバーをモデレーターとして追加できてしまう のですが、これは実質 チーム所有者がモデレーターを管理できない とも言えます。

このため、「各ロールでは何ができて何ができないのか」 をチーム所有者はもちろん、モデレーターとなるメンバーもしっかり把握しておかないと完全なカオス状態にもなりかねないので、取り扱いには注意が必要な機能ともいえるでしょう。

おわりに

Microsoft Teams の新機能はいかがでしたでしょうか? これ以外にも数多くの機能が追加されてきていますが、総じて言えることは 「使いこなせるかどうかは、自社に合った使い方次第」 だと思います。

どの機能も便利で利活用促進にもつながりそうですが、もし使い方を間違えれば、ユーザーの Microsoft Teams 離れにもつながりかねません。

その意味でも、IT 部門など Microsoft Teams の利活用促進を担う部門から、ポジティブな内容で 「Microsoft Teams 利用ガイド」 をユーザーに提供し、新機能が出てきたら随時検討して盛り込むことをお勧めします。そのためには IT 部門など利活用促進を担う部門全体が、新機能などの情報キャッチアップを怠りなく行っていく必要があります。

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