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この記事は、2018 年 6 月 20 日に米国 AvePoint のブログに掲載された “Guide: How to Get Started with Microsoft Teams Templates” の内容をもとに編集・構成したものです。
【AvePoint と Microsoft Teams の深い関係】
AvePoint で最近最も人気の高いサービスとして、Office 365 のコミュニケーション ツールのひとつである Microsoft Teams 利用に関するコンサルティングや SaaS ソリューションがあります。
また、大好評をいただいている無料 eBook 『はじめてみよう! Microsoft Teams & Office 365 Groups』 をはじめとする関連資料を多数提供しています。ダウンロードは こちら から。
2001 年に米国・ニュージャージー州で創業して以来、Microsoft のコラボレーション ツールに対する製品・ソリューションを中心にビジネスを展開してきたという経歴から、「新時代のコラボレーション ツール」 として市場の熱い注目を集めている Microsoft Teams の利活用にも、AvePoint の知見を活かしていただいています。
【アジャイルなコミュニケーションに欠かせない Microsoft Teams は、AvePoint 社内でも大活躍】
また、社外向けサービスにとどまらず、社内でも Microsoft Teams を活用したコミュニケーションが盛んに行われています。
AvePoint では、米国本社はもちろんのこと、日本やシンガポール・中国、ドイツにフランスにスウェーデンと、全世界にオフィスが所在し、毎日誰かしらが拠点から離れて業務にあたっています。また、複数の拠点間や部署間で協力して業務にあたることも頻繁にあります。
時間や地理的な制約を超えてメンバー間の簡単なコラボレーションが可能になる Microsoft Teams は、そのようなワークスタイルにまさに必須アプリのひとつとなっています。担当している業務や所属部署によっては、ほぼ Teams 上のやり取りのみでコミュニケーションが成立していることもあるほどです。
日本オフィスも例外ではなく、毎日のようにあちこちで 「じゃあ、Teams 作ろうか」「資料は Teams に上げておきます」 という会話が聞こえてきます。
【Teams の構造ごとコピーして使いたい!】
一部の大所帯の部署では、内部整合性を保ち、初めてプロジェクトに参加するメンバー・途中から加入したメンバーにも使いやすいチームの状態を保つため、タブやチャネルの構成、ミーティング ノートの格納場所などについて細かく設定しています。
しかし、ルールが細かくなればそれだけ設定も細かく実行する必要があるため、チームの立ち上げがとかく煩雑になりがちです。また、手入力によるミスやエラーの可能性も排除できません。
このようなユーザーの声が Teams チームに届いたものか、2018 年 Q4 に 「Teams のテンプレート」 が利用できる予定というロードマップが発表されました。
ロードマップでは 2018 年 Q4 となっていますが、AvePoint で使用している Teams には、既に [既存のチームをテンプレートして使用してチームを作成します] という選択肢が表示されています。
プレビュー版である可能性もありますが、何にせよ新機能が試せるのは嬉しいことです。早速使ってみることにしましょう。 [既存のチームをテンプレートとして使用してチームを作成します] をクリックすると、画面が切り替わり、以下のウィンドウが表示されます。
コピー元として設定するチーム名横のラジオボタンを選択し、 [チームを選択] ボタンをクリックします。
ここで選択できるチームは、ログインしているユーザーが現在所属しているものから選ぶことができるようで、所有者である必要はない模様です。
エンド ユーザーに最適のチームを選択してもらい、円滑にコミュニケーションを行うという Teams の趣旨からすると、これは理にかなった構成であるといえます。
[チームを選択] ボタンをクリックすると、以下の画面に切り替わります。元のチームに格納されているファイルや会話はコピーされませんが、チャネル・タブ・チームの設定・アプリ・メンバー を新チームにコピーすることができます。新チーム名は既定では (コピー元のチーム名) + [コピー] となる模様です。
チームの設定 は少しわかりにくいかもしれませんが、例えば 「チャネルとタブの追加・削除はチームの所有者のみに許可する」 などの設定が該当します。コンプライアンス対策やガバナンスを効かせたコラボレーション環境づくりには欠かせない機能ですので、是非活用したいところです。
[プライバシー] ドロップダウンでは、同じ組織に所属していれば誰でも参加できる パブリック と、所有者だけがメンバー管理できる プライベート から属性を選択します。
【注意! すべてがコピーされるわけではありません】
ここで注意したいのが、タブやチャネル、アプリを新規作成するチームに含めることはできても、内容は一切コピーされないため、詳細な設定は手動で行う必要があるということです。
上記のスクリーンショットは、コピー後のチームから取得したものです。OneNote や Planner などのアプリ、タブの名前などが正確にコピーされていることがわかります。
しかし、各タブの中身を確認してみると、すべて空になっています。
【注意その2! 配布リストの扱いには注意しましょう】
次の画面では、コピー先となるチームにメンバーを追加します。このセクションは飛ばすこともできます。
ここでメンバーを追加することも勿論できるのですが、コンプライアンスやガバナンス上の懸念がある場合は、ここでは追加せず、設定・構成などがすべて完了してからメンバーを加えることをお勧めします。
ここで注意したいのが、「配布リスト」「メール対応セキュリティ グループ」 の扱い方です。これらを選択しても、各リスト・グループに参加しているメンバーが個人として追加されるのみで、同期等は一切されません。これは、Microsoft Teams は Office 365 Groups に基づいて構成されるツールであり、Office 365 Groups は個人ユーザーにのみ対応していることに起因します。
これで設定は完了、コピーしたチームを使用開始することができます。
【おわりに】
以上が、Microsoft Teams を既存のチームをテンプレートとして作成するための手順となります。
アプリの設定やチャネルの構成などは手動で行う必要があるものの、例えば使用感の統一などには非常に強力なツールとなってくれる可能性大です。Q4 に予定されている正式リリースではどのような機能になっているのか、期待が高まります。
