※この記事は、2017 年 8 月 30 日に 米国 AvePoint のブログに掲載された “More Microsoft Teams Features Than You Can Shake a Stick at!” の編訳となります。
2017 年 3 月に公式リリースとなって間もない Microsoft Teams ですが、リリース以降数多くの新機能が続々と追加されています。今回の記事では、リリース後に追加された新機能をご紹介させていただきます。
外部ユーザーのゲスト アクセス対応
これまでで一番大きな新機能は、9 月 11 日に発表があったばかりの 「社外ユーザーのゲスト追加」 ではないでしょうか。
この機能追加により、Azure Active Directory (Azure AD) アカウント保持者をゲスト ユーザーとしてチームに参加させることが可能になりました。追加された外部ユーザーは、プライベート チャットやチャネル上での会話、会議への参加、ファイルの共有など、スムーズなコラボレーションに必要な各種アクションを実行することが可能になります。
外部ユーザーを参加させる際、最大の懸念となるのが 「コンプライアンス・セキュリティ」 ではないでしょうか。Microsoft Teams では Azure AD B2B Collaboration を利用することにより、コラボレーションを行う外部ユーザーに付与するアプリケーションやドキュメントへのアクセスをコントロールしています。
もちろん、外部ユーザーにも監査・コンプライアンスが適用されるほか、サインイン・アクセス等、監査に活用できるレポートの出力も可能です。
ゲストと内部ユーザーが実行できるアクションの違いについては、以下の表をご参照ください。
出典: Microsoft, Guest access in Microsoft Teams
なお、外部ユーザー追加機能については、さらに詳細な分析を本ブログにも掲載する予定ですので、どうぞご期待ください。
外部アプリへのサポート拡大
Teams には数多くの機能が備わっていますが、チーム・組織によっては既にコラボレーションに使用・活用しているアプリが存在するかもしれません。今後新機能が追加されていき、既に使用しているアプリでできることをカバーするようになっても、これまで使ってきたアプリを放棄したくないと考えるチームがあることも想定されます。
3 月の一般提供開始の時点でもサード パーティー アプリケーション サービスを使用することは可能でしたが、ドキュメントに関しては、チームのコアとなっている Office 365 Groups のドキュメント ライブラリに格納する必要がありました。
しかし 6 月後半から、クラウド ファイル ストレージのビッグネームであるBox・Citrix ShareFile・Dropbox・Google Drive などをチームに接続して使用することが可能になりました。
これは、既にサード パーティー ストレージ／共有プラットフォームに投資を行っており、Microsoft Teams のためだけにドキュメントを SharePoint Online に移行したくない企業・組織にとってはうれしいアップデートといえます。
モバイル アプリの使いやすさがアップ
2016 年 11 月に Microsoft Teams のプレビュー版が公開となった時点では、Web、デスクトップ、そして各種モバイル プラットフォーム (Windows 10 モバイル含) がすべてカバーされていました。モバイル版のユーザー エクスペリエンスには改良の余地があったものの、その後の iOS・Android 両方に対してアップデートがかかり、使用感が大幅に改善しました。
Skype for Business の機能を援用してパワーアップした Microsoft Teams では、モバイル ユーザーに対し、プライベート チャット、チャネルでのやりとりに基づいた会議、 1 対 1 での音声チャット・ビデオ会議などの各種機能が提供されています。
そして追加更新により、モバイル アプリでのタブの使用が可能になったほか、Office ファイルを閲覧・編集できる機能も追加されました。いわば、不当に低かったモバイル ユーザーの立場が、デスクトップ アプリ ユーザーのそれと変わらない状態になったともいえます。
Microsoft Teams では、Outlook や Skype for Business といった 「伝統的」 なアプリを使用する際よりもテンポよく業務を進めることが可能になります。この業務スピード・テンポの良さは、主にチーム間チャット機能の改善と、チーム間チャットの展開によってはボタンひとつでビデオ会議を始めることのできる機動性の高さに基づいています。
移動中や在宅勤務中など、オフィス以外の場所にいるメンバーも 「平等」 にコミュニケーションをすることができるようになったため、会話・コミュニケーションにさらに多くのステークホルダーを巻き込み、より質の高いコラボレーションが可能になったといえます。
会議をさらに柔軟に開催・管理
Outlook ユーザーの方であれば、Skype for Business と連動して会議を作成・実行する機能は既におなじみかと思います。しかし、Microsoft Teams と Outlook を両方使用している場合は何が起こるのでしょうか? 「脱メール」 が叫ばれつつも、長年使用してきたコミュニケーション形態を完全に捨て去ることは困難である状況下では、このようなシナリオが頻繁に発生することが予想されます。
7 月に実施されたアップデートでは、モバイル アプリから Teams 会議に参加することが可能になったほか、Outlook のカレンダーからでも会議参加が可能になりました。また、会議に関する最新情報をモバイル デバイスの 会議 タブから参照する機能が追加されました。
ここで注意したいのは、Teams 会議を Outlook でスケジューリングする場合は、参加者同士が個別に一つの会議に参加する形となり、会議はチャネルに紐づけられないということです。
会議内容や会議で共有するファイルなどをチャネルに紐づけたい場合は、Teams アプリから会議を作成する必要があります。
サード パーティー アプリのブロック
Microsoft Teams は外部アプリケーションとの統合を実装しているため、既に実施した IT 投資 (ストレージ等) を無駄にすることなく活用できるという利点については既に述べました。
しかし、別の視点から見てみると、この利点はリスクに転じてしまう危険性をはらんでいます。IT 管理者にとって、「エンド ユーザーがアプリを自由にタブに追加できる」 ことは、IT 管理者が把握できない状態でエンド ユーザーが好き勝手にアプリを追加してしまうという事態が発生するという状況を意味します。「シャドー IT」 という用語は、クラウド化が進んだ 2017 年の労働環境では、一段と深刻に受け止められています。
このような懸念に対応するべく、IT 管理者がすべての、もしくは一部のサード パーティー アプリをブロックすることができる機能が追加されました。このブロック機能により、エンド ユーザーにある程度の自由を与えながらも、コントロールが効かせられなくなるほどの無秩序な拡大を防ぐことが可能になります。
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