「Microsoft MVP の祭典 2021」無事最高に楽しく開催しました!そして、いただいたご質問への回答

Microsoft MVP demo

良い Microsoft 365 ライフをお過ごしですか?中村 太一です。

7月13日に開催された「Microsoft MVP の祭典 2021 – Microsoft 365 + Power Platform利活用デモ祭!!」 にご参加いただきました皆さん、ありがとうございました。楽しんでいただけましたでしょうか?

まだ申し込まれていない方も、録画された動画をいつでも視聴できるオンデマンド配信を用意しておりますので、是非申し込みしましょう。

本記事はその振り返りと、お祭り中に寄せられた質問に各スピーカーが回答してくれたので、それを紹介します。 

 

■”IT技術コミュニティ”色の強いイベントにしました 

MicrosoftMVP

今回は AvePoint が主催というよりスポンサーという立ち位置で開催を計画しました。

というのも、企業主催のイベントとなるとまだまだ堅苦しいイメージがありますよね。そして、参加する皆さんもあまりリラックスできないと思います。

 

でも僕は IT 技術を学ぶには 「楽しむ」 という要素も非常に大事だと信じています。

それを僕自身が体感したのが 「IT 技術コミュニティ」の存在です。

仕事に関わる勉強会を平日夜や休日に開催する事が多いコミュニティ イベント。普通は参加したくないですよね。オフ時は仕事の事なんか忘れたい! 

でも参加してみるとわかるんです。「あれ? なんか楽しいぞ!」 と。

そこからコミュニティ活動の沼にハマると、業界や立場や競合他社など関係なく、類似した目的を持った仲間たちと楽しく時には真剣に有意義な時間を過ごすことができ、なおかつ勉強ができて業務に役立つ。もはや趣味になってくるんです。

そして、コミュニティ沼にハマる人の多くが、類似した体験をしています。 

 

しかし、少し古い情報ではありますが、IT エンジニアのコミュニティ活動の参加率は 10%未満とも言われています。IT エンジニアであっても、ですよ。 

Microsoft 365 や Power Platform は IT エンジニア以外のユーザーも利用するサービスなので、その分母は更に大きくなると、参加率のパーセンテージも更に低くなるものと思います。そしてその多くは 「IT 技術コミュニティ」 なる存在すら知らないという人達が多いという事です。

参加してみてハマらなかったなら仕方ないにせよ、存在すら知らないという状態は非常にもったいない! と思い、今回は AvePoint にスポンサーについてもらい、IT 技術コミュニティだけではリーチがなかなかできない層にも宣伝ができました。

結果、イベント アンケートを見ると、IT 技術コミュニティの存在を知らなかった参加者が 2/3 もいて、更にその中から今後参加したいと思った参加者が 3/4 もいました。

これだけでも今回のお祭りは大成功だと思っています。 

 

Microsoft MVP 達に 「必ずデモをして!」 という縛りを 

MicrosoftMVP

僕も登壇者のうちの一人ですが、今回は登壇者に 「セッションのうちに最低 1 回はデモをするように!」 という条件を突きつけました。

座学で投影されたスライドに記載されている文言をただ読み上げる…というスタイルは非常に退屈です。デモが 1 つでもあると見るのが楽しいしイメージしやすいです。

クラウド サービスを利用したデモを行う時の 「あるある」 ですが、本番に限ってちゃんと動かない…というリスクがあります。

これ企業主催のイベントだと胃に穴が開きそうになりますが、コミュニティ イベントだと 「デモあるある~!」 とむしろ盛り上がる事もあるんですよね。というのも動かなかったらその場で修正を試みてみたり、他の登壇者や参加者のアドバイスで解決したり、ライブ感がハンパなく楽しいんです。そういうのもコミュニティ イベント未経験者の方々に楽しんでいただこうと、こういう縛りを設けました。

実際、僕のセッションではその場で Power Automate でフローを作成していくデモをしていた時に、うっかりミスでフローが動作せず、その場で原因を探って直した…なんて事もありました。

各スピーカーのデモを通じ、参加者の皆さんも 「自分でもやってみよう!」 とか 「自分の業務ならこういう使い方もできそうだ!」 というヒントやモチベーションを得られたのではと思います。 

 

ご質問への回答 

MicrosoftMVP

今回、イベント中にいただいた質問に関して、各スピーカーから回答をいただいたので以下に紹介いたします。 

 

【Q】 
メタデータで文書管理する、検索性を上げる方法について詳しく知りたいです。 

【A】回答者:平野 愛 さん
ぜひ、弊社オフィスアイの研修にご参加ください。トータル 2 日間で、いろいろと学べると思います。お勧めの研修は下記の通りです。なお、2021 年 10 月以降の定期研修の日程は近日公開いたします。

「Microsoft 365 ユーザーのための検索基礎」
http://www.office-i-corp.jp/courses/oh-o365-206.htm 

「Microsoft 365 を活用したファイル管理手法を学ぶワークショップ」
http://www.office-i-corp.jp/courses/oh-o365-202.htm 

 

【Q】 
sharePoint…使用するのに、どこから取り掛かればいいのか、困っています。365 勿体ないカンジになっています。共有のファイルサーバーに使用しようかとも、考えていますが…なかなか、難しいですが、いろいろ、触っていきたいと思います。 

【A】回答者:平野 愛 さん
一度、弊社の研修にご参加いただけると、体系立てて SharePoint のことを学習できるのでお勧めです。もちろん講師は私で、デモたっぷりの 2 日間で、あれこれじっくりご説明します。お勧めのコースは

「Microsoft 365 – SharePoint サイト管理基礎」
http://www.office-i-corp.jp/courses/oh-O365-201.htm

なお、2021 年 10 月以降の定期研修の日程は近日公開いたします。 

 

【Q】 
スポットライトみたいにしているツールってなっていう製品でしょうか? 

【A】回答者:中村 太一
Logicool 社の Spotlight Presentation Remote という製品を購入すると利用できる Logicool Presentation というソフトの機能です。 

 

【Q】
イレギュラー対応無しでも OK とのことでしたが、できるだけ抜け漏れはなくしたいと考えています。「問い合わせ内容 シタロウ」さんから、「個人情報の取扱」についての取り合わせだったりした場合にもうまく処理させるにはどのような工夫があれば良いでしょうか?

【A】回答者:山田 晃央 さん
Power Automate などシステムは人間のような判断が難しいので、今回紹介したテクニックは 「定型化されている」 ことが重要です。具体的な内容がこちらでイメージできてないので詳細まで回答できず申し訳ないのですが、処理したい対象の情報をいくつか並べてルールを見極めてください。 

ご参考までにイレギュラー ケース対策に関する当方チームの対応ですが 「イレギュラーは諦めて、手作業で修正する」 という運用にしています。手作業が残ってしまいますが、イレギュラー パターンの発生率が低ければ運用回ると思います。 

 

【Q】 
RPAの常ではありますが、属人化は避けられないところがあるかと思います。うちのチームではできるだけ勉強会を実施してハンズオンのトレーニングをするように心がけてますが、なかなか学習意欲のあるひとばかりでもなく、教育の難しさを痛感してます。やまさんのとこでは属人化を回避する工夫って何かしていたりしますか? 

【A】回答者:山田 晃央 さん
属人化、難しい永遠のテーマですよね。社内勉強会を実施しているのは素晴らしいです!属人化の文脈ですと引継ぎ等に関連するので太一さんのセッションでも話題ありますので是非ご覧ください。 

当方の試みとしては 「情報やテクニックを残す(個人のブログ発信等も含めて)」、「学びの機会を増やす(コミュニティ勉強会なども積極的に告知)」 などを実施しています。所属企業が IT 系なので 「がんばって引き継いでね。」 という部分は確かにあります・・・ので、当方も 「属人化」 は日々悩んでおります。 

 

【Q】 
Excelは改変されてしまうので、PDF出力まで自動化できますか? 

【A】回答者:中村 亮太 さん
OneDrive コネクタのファイル変換アクションを使うことで、Excel ファイルを PDF に変換することができます。 

もしくは、Adobe のサブスクリプションをご契約中で、Power Automate の有償ライセンスをお持ちの方は、Adobe PDF Services コネクタの Convert Excel to PDF を使うことで変換することも可能です。 

 

イベントのセッションはオンデマンド配信されています 

MicrosoftMVP

Q&A を見てよくわからなかった方は、イベントのオンデマンド配信をしておりますので、ぜひ登録してセッションを視聴してみてください。また、参加された方も、復習を兼ねてセッション動画を見返してみても良いと思います。 

 ご視聴登録はこちらからどうぞ!

Microsoft MVP の祭典 2021】 Microsoft 365 + Power Platform 利活用デモ祭!! 

■今後について 

MicrosoftMVP

アンケートでも非常に高評価で、応援メッセージも多数いただけました。ありがとうございます。鼻血が出るほどうれしかったです。

僕もこのイベントを企画して凄く良かったと思うし、今後もまた開催したいと思っています。このお祭りを通して、何か少しでも皆さんのお役に立てられれば幸いです。

また、少しでも多くの方が 「IT技術コミュニティ」 の存在に気付き、楽しそうだな! と思っていただければと思います。そして、今回参加して IT 技術コミュニティに関心を寄せられた方は、是非コミュニティのイベントに参加してみてはいかがでしょうか。